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壹、目的:使各分店能够正确灵活使用订单系统,以达"准确订货"之目的。
贰、适用范围:各分店。
叁、订单系统(HOPESM系统)与使用时机:
一、总公司订单(代号 H):
总公司使用之订单,主要用于新品第一次订货、印花商品及一次性切货商品之订
货。
二、电脑订单(代号 O):
分店使用之主要订单,由电脑系统自动产生建议订货量与建议到货日期,主要使
用于新品第二次以后订货与正常商品订货。
三、日配订单(代号 P):
分店使用之订单,主要用于生鲜面销商品及杂货日配商品,保质期短且每日配送
正常商品之订货。
四、紧急订单(代号 E):
分店使用之订单,主要用于大宗、团购、瞬间大量需求商品或非电脑订单行程中
发生可能缺货商品之追加补单。
五、特殊订单(代号 S):
分店使用之订单,主要用于服饰、书籍、音像制品、鞋、香烟、特殊季节、节庆
商品(如年节饰品)等不适合以电脑及日配订单方式订货的正常商
品。
六、促销订单(代号M):
主要用于快报商品(促销商品)之订货。
七、其它订单:
区内转货订单:分店使用之订单,主要使用于同一区内分店之间转货(如华东区
各分店之间的转货)。
区间转货订单:分店使用之订单,主要使用于不同区分店之间的转货(如华东区
闸北店与华北区历下店两店间的转货)。
肆、订货作业流程:
订货作业分为订单制作、订单确认与催单和到货确认三阶段。
伍、订单制作流程:
一、总公司订单(H):
(一)使用时机:新品与印花商品之订货由采购人员下总公司订单,分店课长可从
S106 总公司下单明细报表了解采购为分店下单的情况。
(二)课长必须确认下单数量与到货日期符合分店之需求。
(三)若分店认为采购下单量或到货时间异常,应立即联系采购,了解情况,及
时修正。未得采购同意,分店不得擅自修改总公司订单之订货量与到货日
期,更不得自行删单。
二、电脑订单(O):
(一)使用时机:分店使用主要订单,由电脑系统自动产生建议订货量与建议到
货时间,主要使用于新品第二次以后订货与正常商品之订货
(生鲜面销商品与少数特殊商品除外)。
(二)课长阅读 S151 订货参考报表,确认电脑建议订购量与到货日期(原则上不
做修改);若有修改需在报表上注明修改原因,然后按规定签注姓名、日
期与时间后交经理检查签字,再交给物流管理部(课长必须在下午 14 时前
将S151 报表交物流管理部)。物流管理部课长检查各课的 S151 报表,审核
1
课长下单量与到货日期是否合理。若合理,签字后由组员下电脑订单。若
修改数量与到货日不合理,则与课长、经理沟通修改的原因并探讨最合理
之处理方法,确认后签字交组员下电脑订单。
(三)电脑下单流程:
订单→电脑订单→厂编→Home→预定到货日期→PageDown→修改数量(如
需增加品项按 Insert→增加数量→Ctrl+F6 两下)。
(四)下单注意事项:
1、查看商品是否有待收订单,根据需要删除或修改待收订单。
2、日均销量是否准确,有无季节、类似商品促销等影响因素。
3、注意备注栏的商品促销档期。
4、控制前七后八的订货量。
5、供应商的最低送货量(MOC)。
三、日配订单(P):
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