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Word使用技巧大全 Word 是学生上班族最常用的一款软件之一。但是大多数的人只懂得它最基础的功能。日常工作中，总能遇到很多看似简单做起来却一点也不容易的文档，这些文件往往本身并不复杂，但如果不知道必要的方法，却会消耗我们大量的时间。比如一旦遇到较复杂的排版情况，很多人可能被折磨得发狂。 今天就教给大家一些Word中的操作技巧，想要快人一步，就赶快看一看吧！ 1、调整纸张大小 大多数人都习惯用A4大小的纸张去编辑Word文档，碰上Word大小不合常规怎么办呢？其实，纸张大小变得大或小了，我们可以手动修改回来。 具体操作：点击【布局】，选择【纸张大小】，修改回你喜欢的纸张大小就好。 2、批量复制粘贴格式 怎样把标题一的格式复制给其他标题，大多数人都知道，可以用格式刷。 操作过程如下： ① 选中标题一 ② 单击格式刷 ③ 点击标题二 ④ 再次选中标题一 ⑤ 再次点击格式刷 ⑥ 点击标题三 …… 循环重复，直到全部刷完为止 其实，很多小伙伴还不知道，格式刷还可以连刷。 你只需要在选中标题以后，双击格式刷，就能省去重复点击格式刷的操作，直接把格式刷给其他标题。（PS：PPT中的动画刷也能双击后连刷） 3、巧用通配符 有时候Word文档中有许多多余的空行需要删除，这个时候我们可以完全可以用“查找替换”来轻松解决。 打开“编辑”菜单中的“替换”对话框，把光标定位在“查找内容”输入框中，单击“高级”按钮，选择“特殊字符”中的“段落标记”两次，在输入框中会显示“^p^p”，然后在“替换为”输入框中用上面的方法插入一个“段落标记”(一个“^p”)，再按下“全部替换”按钮。这样多余的空行就会被删除。 这个替换的意思就是，将所有空两行的地方，替换为空一行。类似地，你还可以多种通配符交叉使用，比如将所有的分行（^p）替换为制表符（^t），如此一来，所有段落将变成一行，并且能直接粘贴进Excel的一行内，自动分为不同的列。 其他的通配符还有很多，可以使用通配符来搜索多个单词。例如，使用星号 (*) 通配符来搜索字符串（例如，输入 s*d 会得出“sad”、“started”和“some other day”）。 4、自动生成目录 在插入菜单下，直接就有一个目录功能，点一下插入目录就能自动生成。 整齐划一，美观大方的目录就一键生成了，如有修改内容，右键点击可以一键更新，再也不用手工调整页码。但是这个功能有一个前提。只有套用了内置的标题样式，才会显示在目录中！所以，这几个功能是环环相扣的：自动多级编号 —— 样式 —— 目录 5、巧用“文档比较”，解放你的双手，速查修改痕迹 Word中的“审阅”功能大家可能都知道了。通过点击“修订”按钮，别人做的任何修改，都会留下痕迹。如果对修改的内容无异议，即可选择“接受所有修订”，一键搞定。 有一次审阅合同，对合同的很多处细节做了修改，修改的过程没有做任何标记，很多天后合同发给对方签署，对方要求将之前合同（word版）所有有过变动的地方都标记出来，以方便对方审核。 可是时间过去很久了，对方又要的急，所以就用到了“审阅”下的“比较”功能，很快的查找出了做过修改的各个细节，大大提升了工作效率。 Word中这个很贴心的功能，叫比较文档在审阅菜单下，打开比较窗口，选定修改前后的文档，点击确定，就能让修改痕迹无所遁形。 6、批量打印奖状、证书、邀请函 从事企业文化活动的小伙伴，会经常要做一件事情，每个月做、每半年要做，每个年底也要做。就是打印奖状、邀请函、席位卡，一打就是几十份，上百份。 这里教大家一招——合并邮件。 用这个功能，只要花10几分钟把模板做好，然后把获奖人员的信息表准备好，按下打印键，就坐等奖状打印出来就ok了。 合并邮件的基本原理就是： ① 所有相同的内容，做一份Word模板 ② 所有不同的内容，做一份Excel信息表 ③ 将Excel中的列标题，以域的形式插入到Word模板中 设置完，马上就可以预览到每一份奖状最终效果，一键发送到打印机，就可以一次性打印出成百上千份，有多少打印多少，只需一次操作。而且下一次要用，完全不用修改模板，直接修改Excel表里的人员信息就可以了。这一招还可以用来打印工资条、证书、胸卡、席位牌、信封、请柬 等等等……简直太爽了。 7、文本一键转成表格 文本要做成表格，你会怎么做？ 普通人可能就是，插入表格，然后开启鬼畜模式： 剪切-粘贴 剪切-粘贴 剪切-粘贴……实际上，高手只需要一次操作就够了！ ① 选中文本 ② 插入表格（文本转表格） ③ 选定划分行列的标记，也就是分隔符 ④ 确定，一键转成表格 PPT中同样适用，将PPT页面的内容复制粘贴到Word中，做好分隔，然后一键转成表格，再粘贴到PPT中，分分钟搞定。 8、万能快捷键 F4 Office中的“F4” - 重复上一步操作