公文写作(公文格式).ppt

公文格式 公文（包括电报），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范格式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。组成公文的要素分为: (一) 眉首 置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首; (二) 主体 置于红色反线至主题词之间的各要素统称主体; (三) 版记 置于主题词以下的各要素统称版记。 （一）眉首 1. 秘密等级和保密期限。 2.紧急程度。 3.公文机关标识。 4.发文字号。 5.签发人。 1.秘密等级和保密期限 公文如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字; 如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。 3.紧急程度 公文如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行; 如需同时标识秘密等级、保密期限与紧急程度时，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开标识在版心右上角第1行，紧急程度标识在版心右上角第2行。 以上所介绍的公文份数序号、秘密等级、紧急程度的标识方法不适用信函式的公文。 4.公文机关标识 公文机关标识就是人们通常所说的“红头”。一般由发文机关全称或规范化简称后加上“文件”，如“惠州市发展和改革局文件”。对于“文件”形式的发文机关标识，有三种情况要注意： 第一，上行文与下行文、平行文的标识位置不同。凡是上报的公文，为了方便上级机关领导批示，规定发文机关标识距上页边距离为117mm; 而用于平行文或下行文的公文，其发文机关标识距上页边距离为62 mm 。 如右图: 4.公文机关标识 第二，联合行文时，主办机关排列在前，“文件”两字居于发文机关名称右侧上下居中。 第三，不管联合行文的机关多少，第一页必须留出发文字号、标题、主送机关以及最少一行正文的位置。 5.发文字号 发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。机关代字一般由两个层次组成：第一个层次是发文机关代字;第二个层次是发文机关主办文件的部门的代字，如“市府办”是由“市政府”和“办公室”两部分的代字联合组成。发文字号尽量以简化为好。年份要用全称，不能简化，如“〔2010〕”不能写成“〔10〕”。 6. 签发人 上报的公文需标识签发人，平行排列于发文字号右侧。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第一行，其他签发人姓名从第二行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行上。 （二）主体 1. 标题 2. 主送机关 3. 正文 4. 附件说明 5. 成文日期 6. 印章 7. 附注 1.标题 公文的标题应概括地说明公文的内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号; 公文标题要做到排列对称美观，并且在回行时不能把完整的词拆开等。 2.主送机关 主送机关是指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。主送机关一般标在标题下空1行的左侧顶格处，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下，抄送之上，标识方法同抄送。这种情况我们很少遇到，但也应该掌握，预防万一。 3.正文 正文位于主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。一般每面排22行，每行排28个字。（ 页面设置：上下为默认的2.54，左右为2.5-2.7）正文提出要符合国家法律、法规及其他有关规定; 文字表述准确; 人名、地名、数字、引文准确; 结构层次序数规范; 使用法定计量单位; 简称规范; 正确使用阿拉伯数字等。 4.附件说明 公文的附件是正文内容的组成部分，与公文下方一样具有同等效力。公文如有附件，应当注明附件顺序（阿拉伯数字）和名称。具体方法是在正文下空1行左空2字标识“附件”，后标全角冒号和名称，附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”字样，有序号时标识序号，如“附件1”、“附件2”、“附件3”等，附件的序号和名称前后标识应一致。 5.成文日期 成文日期