档 案的收集与整理.pptVIP

第八章  档案的收集与整理 P222-228 一、收集工作的内容和意义 （一）档案收集工作的内容 222 1、对本单位需要归档文件的接收工作。 2、对未及时归档的档案的补充收集。 3、对现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作。 4、对历史档案的接收和征集工作。 （二）档案收集工作的意义 档案收集工作是整个档案工作中极为重要的一个环节，与档案工作中其他各项工作比较起来，它处于一种特殊的地位，做好档案收集工作对整个档案工作都具有重要意义。 《让档案告诉我们》 ——安徽1937～1945 收集是归档文件整理的首要环节(起点) 是决定档案工作存在和发展的重要条件； 收集是实现档案统一规划、分级管理原则的重要内容和措施； 收集是党和国家积累历史文化财富的手段； 收集是衡量归档质量和档案室工作质量的重要标尺； 收集是归档文件整理中其他环节的重要基础； 收集是维护机关历史面貌的重要手段。 二、收集工作的要求 参考P223 齐全完整是收集工作总的要求。凡是本机关形成的（包括上级下发的、同级和不相隶属机关送来的、下级机关报送的），具有保存价值的文件材料均应收集齐全完整。 （一）丰富和优化库藏 （二）加强馆（室）外调查和指导 （三）推行入馆档案质量的标准化（严格的归档制度和归档范围） （四）保持全宗和全宗群的不可分散性 丰富馆藏的方法 A、扩大收集范围，档案馆不仅要接收一级单位的档案，同时还应接收二级单位的档案，如县档案馆就应注意接收乡级档案，还应接收一些有代表性的生产村、生产组的档案。 B、注意接收机关的全部档案，既要接收文书档案，又要接收科技的、专门的档案，既要接收有关党组的档案，又要接收人事、保卫、财会和其他一些专门档案。馆藏结构要全面、齐全。 C、加强个人档案的收集 对于学者、名人的档案则没有意识地接收。应重视个人档案的接收，如民间的验方，本单位著名人物的书信、手稿等。 D 、要注意接收和档案有关的资料，包括丛刊、旧著、文物、其他一些实物（主要指印章、锦旗、锦标、证件、样品、标本等）。 三、档案馆档案的来源和收集的范围 （一）档案馆档案的来源 1.接收现行组织单位的档案。 2.接收撤销组织单位的档案 3.征集历史档案。 4.档案馆之间交接档案，也是档案馆档案的来源之一。 （二）档案馆档案收集的范围 一个立档单位，凡是围绕职能活动中形成的，具有保存价值的文件材料，均应收集齐全完整。因此，每个立档单位，均应制定文件材料归档与不归档范围，按照归档范围收集文件材料，避免收集工作的盲目性。根据分层负责、集中统一保管档案的原则，以及《档案馆工作通则》、党和国家有关的专门规定，各级各类档案馆收集档案的范围有所不同。 美国：NARA与联邦政府各部门一起来决定哪些档案文件值得收集进馆，最终进入到档案馆保存的档案文件只占联邦政府各部门形成文件总量的2%-3%。 （三）现行组织单位档案和撤销组织单位档案的接收 1.现行组织单位档案的接收 （1）档案馆接收现行组织单位档案的期限。 根据国家规定：省级以上（含省级）档案馆接收保管期限为永久的档案，省级以下（不含省级）档案馆接收保管期限为永久和30年以上（含30年）的档案。 P226 （2）接收方法 逐年接收：就是将现行机关已经保存了30年的档案，每年向档案馆移交一次。 缺点：这种方法要每年接收一次，档案期限一满就得移交。这种做法工作量很大，一个档案馆要接收少则百个，多则上千个单位的档案，每年同时接收这么多单位的档案是很困难的，因此这种接收方法不普遍使用。 定期接收 就是将现行机关保存了10年或30年的档案，继续存放数年（如3、5年等），然后将所有已到期档案集中一次移交档案馆，再隔3、5年后，再移交一次，以此类推。 优点：能使档案馆有充分的时间做好接收前的准备工作，能对所有接收单位的档案做出统筹安排，同时也使档案馆用更多的时间从事馆内其他业务建设。 目前，档案馆接收现行机关的档案，多以这一方法为主，有时也与前一种方法结合使用。 （3）档案馆接收要求 （1）进馆档案应保持全宗的完整性，一个单位的全部档案应该作为一个整体，统一归入一个档案馆，不能随意分散。 （2）规定移交的档案，应该由有关单位收集齐全，按照规定整理好。 （3）与档案有关资料、立档单位的组织沿革、全宗介绍、立档单位和全宗历史考证、案卷目录（一般是一式三份，其中