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高校办公室人员的角色定位与素质提升的对策 　　摘要：高校办公室作为高校管理的基本单位， 能够发挥其基本的机能，协调整个高校的行政管理系 统，帮助各个职能部门与教学单位进行沟通。同时， 随着我国高校在发展的过程中教学和管理体制发生着 一些变化与改革，办公室的工作也不断的进行丰富， 因此，高校办公室管理人员一定要适应新形势的变化， 切实把握自己工作的角色变化，满足工作的性质与特 点要求。 　　关键词：办公室；角色定位；职能 　　中图分类号：G647?文献标识码：A?文章编号： 1006-3315（2015）08-137-001 　　高校办公室秘书作为一个集多种角色于一体的职 位，它主要是以领导工作的方式对高校的政务工作进 行管理的，那么，高校办公室秘书如何将角色理论正 确地运用到日常工作中，让各个角色得以协调发展， 如何促进高校办公室秘书工作能力的稳步提升，成为 了当前工作的难题。 　　一、高校办公室人员的工作职能定位 　　（一）行政管理职能 　　民办高校院系办公室是院系党政管理的重要职能 部门，在整个学院运作中处于举足轻重的位置，肩负 着承上启下、协调左右、联系内外的职能，同时又起 着传递信息、辅助决策的重要作用，是民办高校院系 改革和发展中的重要环节。具体的工作包括辅助院系 领导编制和落实学年工作计划、院系教师的档案和科 研学术等资料的收集管理、人事考勤的管理、文件的 收发、材料和档案的管理、部门日常办公室工作、上 级各个行政管理部门和院系领导布置的其他工作。 　　（二）教务管理职能 　　教学工作是学校的中心工作，一切的其他工作都 是围绕教学工作展开的，因此，院系的教务管理工作 是举足轻重的。具体的工作包括教学任务的安排、课 表的编排与调停课、教科研工作量核算、考务管理、 学生学籍与学籍异动管理、学生评教与教师评学、教 材管理与教学资料的发放、上级教务部门和院系领导 布置的其他工作。 　　（三）资产与安全管理职能 　　院系办公室负责院系的资产管理和后勤保障，是 院系的“管家”。具体工作包括院系资产、办公和教学 设备的管理与维护、办公用品的发放和防火防盗设施 的检查维护等。 　　（四）学生管理与思想教育职能 　　院系的辅导员队伍是学生管理工作和思想教育工 作的主力军。一个政治思想坚定、工作能力强、作风 正派、多才多艺的辅导员，能成为学生的榜样和楷模， 带领班级争优创优。具体的工作包括学生思想与安全 的教育、心理辅导、日常管理、就业跟踪等。 　　二、创新服务方法。提升服务质量 　　（一）提升业务素质，优化队伍结构 　　管理者自身的业务能力直接影响管理的效率和服 务的质量，管理者除了服务态度好、服务意识强以外， 还必须拥有丰富的管理理论知识，掌握现代化管理技 术，运用先进的管理手段，才能提供优质而高效的服 务。然而，高校二级学院办公室人员基本上是以年轻 人为主，因此，在自身努力积累工作经验的基础上， 高校应该重视现有办公室工作人员的专业化培训，打 好“走出去”“请进来”两张牌，多方面学习交流，提 升业务素质，提高服务效能。 　　（二）科学制订计划，统筹安排时间 　　办公室工作千头万绪，必须有科学的计划性，把 握各项工作的时间节点，做到忙而不乱。年初根据学 校和部门确定的年度工作计划，建立详细的工作行事 历，做到每月工作有重点，每项工作有专人负责。针 对实际情况，月初应对工作计划进行适当调整，统筹 安排好工作时间，提高工作效率。 　　（三）完善管理制度，加强宣传力度 　　科学化、制度化管理是构建“服务型”高校二级 学院办公室工作的有力保障。首先，加强制度建设， 积极推进规范化管理，完善绩效考核、财务报销、教 学规范、接待、考勤、公文处理、档案管理等一系列 制度的修订，加强宣传力度，组织教职工深入解读相 关制度，提高制度的执行力。其次，规范岗位责任制， 将部门工作任务细化到人头，做到事事有人干、事事 有人管，有效避免因职责不清出现相互推诿扯皮现象。 最后，加大制度执行力，增强每个人员按规章制度办 事的自觉性，强化制度的约束力和透明度，避免办公 室工作人员反复催促、重复劳动，工作人员只需按制 度化程序为师生提供好服务，诚恳接受广大师生的监 督。 　　（四）加强信息化平台建设，提升服务效能 　　随着信息技术的快速发展，数字化校园正悄然走 进我们的身边，各高校已经着手全面推进数字化校园 建设，学院与学校各职能部门基本实现了快捷的网上 办公模式。但由于软硬件设备、人力资源等因素，各 二级学院内部信息化办公水平并不高。那么，在现有 条件下如何搭建二级学院信息化平台，提升服务效能 呢？首先，办公室工作人员要加强自身学习，提升现 代信息技术和计算机应用技术能力，熟练掌握学校数 字化平台的使用，加强与学校各职能部门和其他二级 学院的信息沟通。其次，加强