关于规范拟制下发公文的管理办法.doc

关于规范拟制下发公文的管理办法 兴事发门行字〔2016〕8 号 为加强公司内部协调，规范办事流程，着力提高各级职能部门的工作效率，确保公司的文件精神、工作安排、通知要求等能够及时地、快捷地传达并贯彻到各级领导及全体员工中去。根据公司当年公司机构设置和《四川兴事发集团公文处理办法》的相关规定，特制定本办法。 一、行文权限 根据公司当年公司机构设置，只有公司级的部门和要求全公司严格执行的内容才能以红头文件（红头文件包括会议纪要）下发执行。生产各厂及部门不单独行红头文件，销售各部及驻外机构、技术系统统一行文字号。有权行红头文件的部门有：行政人事部、设备安全管理部、物料管理部。技术系统各部由技术管理部负责以技字行文、营销系统各部由营销管理部以销字行文。其它各部门不得以公司名义下发红头文，可以工作安排、临时会议纪要或专题会议纪要等形式下文本部或本厂执行。 二、行文编号 所有行红头文件（包括会议纪要）前必须到行政人事部统一进行编号，凡未在行政人事部进行统一编号的不得下发红头文件或红头会议纪要。 （一）行政人事部：是公司文件制度的归口管理部门，负责公司级的文件编号，OA发文管理、文件汇编、文件制度执行检查、考核、人事、劳资、保险、绩效等内容的文件撰写、发文等工作。兴事发门行字〔20××〕×号； （二）生产技质部门以公司名义下发的在全公司执行的文件，如生产组织管理办法、产品质量、材料质量鉴定等方面的文件制度均以行字文件下发。兴事发门行字〔20××〕×号；行文部门可署名具体撰写部门。 （三）物料管理部：负责制定公司生产用材料、物料管理等方面的文件制度并检查执行情况。兴事发门物字〔20××〕×号； （四）设备安全管理部：负责制定公司设备管理等内容的文件制度的制定并检查执行情况。兴事发门设字〔20××〕×号； （五）技术系统：负责公司工艺技术等文件制度的制定并检查执行情况。兴事发门技字〔20××〕×号；行文部门可署名具体撰写部门。 （六）营销系统：负责公司营销系统经营性文件制度的制定并检查执行情况。所有营销各部及驻外机构统一编“销”字文件，明确具体行文部门。 所有《四川兴事发门窗有限责任公司文件》（红头文件）按行文权限由行政人事部分字号统一编号；所有红头《会议纪要》统一由行政人事部以年份统一编纪字文号。 三、文件拟制 由各撰写部门负责人按照集行字【2014】32号《公文处理规范》的规定拟制。 （一）文件格式及要求。由各撰写部门领导负责按《公文处理规范》中规定的格式和排版要求进行撰写。下发excel文档前必须进行格式调整，页面上下左右白边均为：28mm±1mm，版心尺寸为：154mm×241mm（不含页码），情况特殊时表格右侧不得超出A4纸打印范围。 （二）文件签批流程及要求。 1、红头文件的拟制。拟制部门文件起草后，经相关部门讨论后，从OA上传相关领导签批，文件报请集团董事长批准后再传集团行管理中心印章管理员加盖电子章后由公司行政人事部转各单位执行并存档，签批流程由各部门拟制人员负责在OA系统上设置流程节点，由拟文部门负责人负责复核行文的格式套红，确保红头文件的标准统一，内容规范，严谨正规。 2、奖惩通知的流程： （1）各单位一般奖惩通知必须走OA制式格式及流程。 （2）拟制奖惩通报时必须修改OA标题，格式为“关于对XXX人XX事奖励或处罚的通报”，以便归档后的查找； （3）奖惩人员名字必须核实清楚并附上人员编码； （4）奖惩依据必须明确某某文件第几条，并且引用相关内容； （5）奖惩通报由企划部制定的格式和流程的，拟制提交到权限领导签批完成后，会由公文管理员下发到相关单位，任何人员不得再次转发到行政人事部及公文管理员处，这样会导致行政管理员重复收发文，统计不准确，造成重复扣款或奖励； （6）制式的OA奖惩通报签批完成下发后，任何人不得终止或回退。如有异意的，可写情况说明，找相关领导签批后传行政人事考核员处理。 （7）其他涉及奖惩的文件，经公司总经理级以上领导审批后必须传行政人事部，审批权限领导在审核时要审核其流程终端是否传行政人事部阅读，如未传行政人事部应退回，重新规范流程再发起。 三、文件归档共享。公司所有文件由行政人事部OA文档管理员按文件拟制年度、部门及编号统一进行归档，供公司全体员工查阅。 四、考核要求。 （一）如果出现签批的奖惩文件未传行政人事部的，处罚拟制人员和审核部门领导、审批副总各50元/次。 （二）凡发现红头文件乱编号、未存档于行政人事部的，按照集团公文处理办法处罚部门负责人50-100元/次。