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高级秘书文秘岗位培训手册 课程背景： 随着企业管理水平的要求不断提升，对行政管理人员的专业素质要求越来越高。 经常听到一些企业高 层抱怨手下的行政管理者还只是一个“高级勤杂工”的角色，经常埋头处理一些琐碎的事务，但从没有系统 地全方位处理行政管理工作； 同时也有不少的行政管理人士感慨，自己整体忙得天昏地暗，却不但得不到 老板、同事的肯定及认同，还常常因夹在管理层及基层而被投诉、抱怨，不知道该如何有效率地处理行政事 务，而且感觉也没有专门的培训来增加自己相应的专业技能。 为了使行政管理人员有机会快速地全方位提升专业水平，特地开发了这个工作坊，相信各位在职行政管 理工作的人士有一个全方位的认知，并从多个角度提升自己的专业水平。 学习收益： ★提高基行政工作能力，逐步成为合格的企业管理层 ★掌握行政管理中的各种技巧，提升行政风险管理技能 ★运用专业的测评工具，了解自己的行为风格并掌握针对性的改善方法 ★学会快速判断其它人行为风格并与之有效沟通的技巧，提升办事效率 课程内容: 单元一、?秘书/助理的角色认知 1.??秘书/助理职能 2.??初级秘书/助理：事务性文员 3.??中级秘书/助理：事务性文员＋辅助管理 4.??高级秘书/助理：独立管理＋事务处理 5.??怎样清晰自己的岗位职责――学会编写岗位说明书 6.??优秀秘书与一般秘书的能力差异 7.??秘书助理的职业形象——合宜的装扮及姿态举止 8.??秘书/助理的职业生涯规划 9.??关键的三个观念转变——销售意识、产品化、细节 单元二、?提升秘书/助理的沟通技巧 1.??老板/同事心目中坐标系――什么是五星级秘书/助理/行政人员 2.??沟通的本质和过程是什么 3.??为什么总是有沟通障碍——沟通的乔哈里视窗和沟通漏斗 4.??认识你的沟通对象——PDP?技术和?NLP?技术 5.??学会管理你的上司——四项限和?5W1H?工具的使用 6.??小游戏：听懂经理的话了吗？ 7.??跟上级沟通的原则 8.??如何在特殊情况下对上及对下沟通——冲突、小报告、越级指挥、谈判等 单元三、?办公室的?5S?管理 1.??5S?的涵义 2.??怎样做好办公室的整理工作 AAAAAA 3.??怎样做好办公室的整顿工作 4.??怎样做好办公室的清洁工作 5.??怎样做好办公室的清扫工作 6.??推动变革的注意事项和操作方法 单元四、会议管理 1.??成功会议的?5?个特点 2.??会议管理的两个“三三三”法则 3.??会议时间安排的技巧 4.??会前准备——会议议题的收集和安排 5.??会中协助——如何主持会议：开场白、会中异常情况的灵活应对 6.??会后整理——如何做会议纪要及会议决议的跟进工作 7.??练习：如何组织一场讨论会议 单元五、时间管理和计划管理 1.??时间管理的五个原则和三个工具 2.??PDCA?工具在制定计划时的灵活使用 3.??确定?SMAC?的目标，制定工作计划 4.??怎样做年度/月度/周度工作计划，提供样表 5.??出差日程的安排——案例分享：国内出差及国外出差的日程安排 单元六、事物性项目性工作的组织管理 1.??事务工作有哪些 2.??学会列事务清单 3.??沙盘演练：怎样组织一场周年庆典大会 4.??用项目手册管理工作 5.??事务性项目工作组织的?12?字口诀 6.??制作项目手册的方法 7.??案例分享 8.??哪些现代化的办公软件你要熟练使用 单元七、文档管理 1.??文档管理标准规范 2.??文档分类的工作规范 3.??文档存储的工作规范 4.??文档查阅的工作规范 5.??文档分装的工作规范 6.??文档销毁的工作规范 7.??文档保密的工作规范 单元八、商务公文写作 1.??商务公文写作的概念及公文的要素 2.??公文写作的步骤 ? 确定目标 ? 确定文章的正式程度 ? 决定文章的风格 ? 选择文章的层次结构 ? 列大纲——案例分享及练习：通知/报告/总结三种具体文体的大纲如何写 ? 撰写初稿 3.??常用公文写作及公文格式要素范例 ? 通知 ? 报告 ? 请示 AAAAAA ? 批复 ? 会议纪要 ? 邀请信 ? 总结 单元九、企业秘书与助理礼仪常识 1.??接待礼仪 2.??办公室仪礼 3.??电话礼仪与应对技巧 讲师介绍:?童兴骢 曾担任台湾赫司特股份有限公司(Hoechst?Taiwan?Co.,?Ltd)?董事长特助、执行秘书，台湾科莱恩(股) 公司总经理特助等职务，台北市专业秘书协会第四届会长，台湾专业秘书协会创会会长，台湾专业秘书协会 监事长，台湾专业秘书协会第八届与第十届会长，童女士为大家解惑答疑。童女士从事秘书职业近三十年， 期间调任人事经理，但对秘书工作的热爱，使她两年后忍不住申请调回秘书岗位。尽管从业时间这么长，她 仍然对这份