库存对账管理办法.docx

- 受 控 文 件 - - 注 意 保 密 - 库存对账管理办法 1.0 目的 规范网点内部对帐以及与客户对账的要求和流程，确保网点内部帐、实、单证三者间的钩 稽关系清晰可查，促使网点及时和客户确认帐务并及时拿到客户的签字确认凭据，降低公 司仓储管理风险；同时在与客户对帐前安得内部对存在的差异能及时掌握、处理，并规避 相应风险，摆脱依照客户帐作为对帐基准的操作模式。 2.0 适用范围 2.1 仓储对账主要包括库存产品（含赠品）、配件、客户资产（地台板、工具、扫码机）的对 账； 2 所有具有仓储业务的物流中心和服务平台，华南公司一并执行。 0 定义 - 1 - 发 布 - 受 控 文 件 - - 注 意 保 密 - 3.1 实物帐：指体现仓库内的所有物品状态、数量、类别的结存数据； 3.2 单证帐：指一段时间的收发原始凭证单证数据的收发汇总数据，分安得单证帐与客户单证 帐； 3.3 系统帐：指安得系统和客户系统中对一段时间内实物收发形成的过程与结存数据；分安得 系统帐和客户系统帐 3.4 内对帐：指安得系统帐、单证帐、实物帐之间进行相互核对的过程； 5 外对帐：指安得系统帐、安得单证帐、客户系统帐、客户单证帐之间相互核对的过程； 4.0 职责 1 仓储核算员负责具体对帐工作及核对、装订出入库原始单据； 4.2 财务经理（主管）负责内/外对帐的组织与核对工作，并对帐务的及时性、准确性负责， 同时对对帐工作进行指导、检查与监督；就对账差异进行分析报告，跟进调帐处理； 4.3 物流中心总经理/平台责任人负责对各岗位对帐工作职责履行情况进行指导、检查与监督 并对对帐的结果负责； 4.4 运营部库存管理岗位负责对各平台对帐过程及结果进行指导、检查与监控，定期输出通报， 并对未履行职责的相关责任人进行处理和处罚； 4.5 财务部负责对财务经理/财务主管的对帐管理工作进行指导、培训、检查； 4.6 QR 部负责对各部门与岗位人员职责履行情况进行检查与监控，对于违反制度与要求的人 员根据公司相关制度进行处理处罚及责任追究； 7 华南公司业务，由华南公司仓配业务中心和财务核算中心分别履行运营部、财务部的指责； 0 内对帐管理要求 5.1  对帐管理分为内对账和外对账两种；内对账管理包括单证对账、实物对账和内部总账对 账 三个部分； 5.2 对帐中如果发现需要进行系统帐的调整，根据《库存帐务管理办法》要求进行调帐； 5.3 单证对账管理 5.3.1 单证对帐主要核对安得《出/入库通知单》、客户订单及安得系统三个数据是否一致； 5.3.2 根据《仓储单证管理办法》需要对仓储单证进行及时装订与整理，整理好后的单证应该 是安得单证与客户单证对应装订的； - 2 - 发 布 订单装订填写异常数据点击核销 订单装订 填写异常数据 点击核销 核算员整理好前一天的 相关单证 打开系统单证对帐模块 核对客户订单/安得出/ 入库通知单系统与实际 数量三者一致性 输入客户订单号/安得 出/入库通知单号 在异常报告中进行详细 原因录入并反馈 异常处理 对帐前准备 对自动生成的装订清单 进行调整后保存 单证装订 5.3.3 5.3.4 5.3.5 5.3.6 5.3.7 - 受 控 文 件 - - 注 意 保 密 - 仓储核算员定期针对已经整理好的单证在系统单证对帐模块进行处理，认真核对客户订 单信息（订单号、型号、数量、状态、订单时间）和对应的安得指令（出、入库通知单） 在系统和纸质上的分别执行情况，如果发现异常，立即在系统中做好标记与记录；（A3 系统提供此功能模块） 单证对账要求“次日清”，核算员每天 17:00 之前必须完成前一天系统中的单证对账操作， 出现停电或网络故障等问题，要求在系统恢复后 8 小时内完成对账操作。 在单证对帐过程中可能会出现安得系统漏单和错单的情况，对于漏单，要求各服务平 台集中进行补录，并在系统中进行备注说明；对于错单的情况，需要提交报告给运营 部及信息技术与管理部审批同时通过系统调整； 单证对帐是确保库存帐务准确性的基础，要求严格执行与检查，单证对帐工作必须做 在平时，不可在月底集中处理； 单证对账管理流程图 对帐 异常判断 否 - 3 - 发 布 - 受 控 文 件 - - 注 意 保 密 - 5.4 实物对账管理 5.4.1 各服务平台根据《库存盘点管理办法》要求执行盘点，核对实物与安得系统帐的一致性， 对于盘点的差异，认真查找并分析原因，详细填写《盘点差异登记与分析表》（A3） 5.4.2 盘点结果录入系统后，系统会自动根据盘点表的时间进行收发明细数据的汇总和统计， 生成《盘点差异登记与分析表》，各服务平台必须在此表生成的 3 日内，对于差异部分 进行原因说明和备注（A3 系统进一步完善此功能） 5.5 内部总账对账管理