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文印管理规定 一、打印管理 第一条 文稿设计应合理，严格按照《关于统一集团公司文件规范的有关规定》的文件格式打印。 对各种打印但未成文且具有保密性质的消息、决策制度、人事任免等绝不外泄。 对各部门需要统一编号下发的文件、通知必须凭发文批件方可打印，出稿后对 文字进行校对，统一格式，并在发文批件上签署姓名。 文字校对、格式审查人员必须细致认真，逐字逐句审阅，不得出现漏检现象。 打印资料应及时、准确地完成，不影响公司及各部门的工作。 二、复印管理 第六条 各部门复印资料，必须有分管领导审批，由办公室领导审核登记后方可交文档室复印。 复印时必须注意印刷质量，对原稿有倾斜、模糊现象应给予、纠正。 为节省纸张，降低复印机的各项费用，延长复印机的使用寿命，每次复印量不得超过30份，可以双面复印的必须双面印刷。 注意区别用纸，没有特别说明纸张一律用70克纸，带商标纸张一般用于标书复印。 加强对复印机的保养清洁工作，出现故障应及时通知专业维修人员维护。 三、收发传真管理 第十一条 各部门因工作需要发送传真，必须有分管领导审批，在文印室登记后，方可交文印室发送。 第十二条 对传真过来的各种资料应登记清楚，收到传真立即通知收件部门或收件人领取并由收件人签字确认。 第十三条 对重要的传真件应做好存档工作，并对每天收到传真进行登记。 第十四条 发出传真后，电话确认对方是否收到，并且在发出传真登记上注明收件人。 四、印鉴管理 第十五条 公司印鉴由办公室统一负责管理。 第十六条 部门刻章需由部门经理报批至总经理；审批后的刻章申请交办公室登记备案；由办公室主任指定人员刻章；新章取回后，施印备案，并由办公室通知申请部门办理领章登记，同时收回旧章并由办公室下发启用新章的通知。 第十七条 各部门须指定专人保管印章。盖章前须填写盖章申请单，由部门领导审批。 印章保管员见盖章审批单后方可施印。盖章后，申盖人须填写盖章记录，涉及货款等方面的材料须复印备案。 第十八条 所盖印章要与文件落款一致，原则上是“骑年压月、上大下小”，用力均匀，印章清晰、完整不可倾斜、颠倒。 第十九条 公章、部门印章及各类专用章一律不得在空白便签、各类报表、各种证件及介绍信上加盖。 第二十条 公章原则上不得借出使用，如因特殊需要借出使用时用印部门或个人须出具借章单，并由相应管理权限领导签字，办公室登记备案后，方可借出。 第二十一条 所有印章不得用于与本职工作无关的文书材料中。印章借出，印 章管理人员应及时催还，并作好记录。 第二十二条 各部门因工作需要对内行文，发放通知，可加盖部门公章；以公司名义发 出的各类文件（通知、报告、报表、公函、传真件及协议等）加盖相应的 公章；涉及采购、销售业务的各类合同、协议，加盖合同专用章；涉及对 帐往来、资金状况说明等情况的，加盖财务专用章。 五、介绍信管理 第二十三条 由被介绍人填写申请单，经部门领导审批后交办公室。办公室人员根据工作需要，开出介绍信并做登记记录，写明代码。未使用的介绍信要及时交回办公室。 第二十四条 公司一般不允许开具空白介绍信，证明如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经主管副总经理签字批条方可开出，持空白介绍信外出回来， 必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。 第二十五条 公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询，存档。 第二十六条 盖章后出现的意外情况由批准人负责。 六、特别说明 第二十七条 打印、复印及收发传真时应节约使用纸张。尽量双面使用打印纸 第二十八条 非正式发文所需尽量使用二手纸。 第二十九条 任何人不得打印、复印和传真与工作无关的材料。 第三十条 对于违反以上规定的人员，公司将根据情节轻重予以50—200元的罚款，并通报批评，记入考核。如后果严重将追究经济或法律责任。 第三十一条 本规范的解释权归由办公室。 第三十二条 本规范由办公室负责修订。 第三十三条 本规定自颁布日期起生效。