邮件沟通礼仪及使用技巧.doc

邮件礼仪及使用技巧 一、关于主题 1、一定不要空白标题,这是最失礼的。 2、标题要简短,不宜冗长。 3、最好写上来自**公司的邮件,以便对方一目了然又便于留存。 4、标题要能真反映文章的内容和重要性,切忌使用含义不清的标题。 5、一封信尽可能只针对一个主题,不要谈及多件事情,便于日后整理。 6、回复对方邮件时,应当根据回复内容需要更改标题。 二、关于称呼与问候 1、恰当地称呼收件者,拿捏尺度。 2、邮件的开头要称呼收件人,此邮件是面向他的,要求其给出必要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。如果对方有职务,应 按职务尊称对方,如“x经理”;如果不清楚职务,则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼。 3.Email开头结尾最好要有问候语 最简单的开头写一个“HI”,中文的写个”你好”、“您好”,开头问候语是称呼换行空两格写。 4.结尾常见的写个Best Regards或“祝您顺利”,若是尊长应使用“此致敬礼”。 三、关于正文 1、Email正文要简明扼要,行文通顺 2、Email正文应简明扼要的说清楚事情; 3、注意Email的论述语气 4、Email正文多用1234之类的列表,以清晰明确。 四、关于语言的选择和汉字编码 1、尊重对方的习惯,不主动发起英文邮件 2.、选择便于阅度的字号和字体 中文用宋体或新宋体,英文用Verdana 或Arial 字型,字号五号或10号 五、关于结尾签名 1. 签名信息不宜过多 签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息,但信息不宜行数过多,一般不超过4行。只需放一些必要信息,对方如需要更详细的信息,自然会与你联系。 2. 不要只用一个签名档。对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来,签名档简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在OUTLOOK 中设置多个签名档,灵活调用。 3. 签名档文字应选择与正文文字匹配,简体、繁体或英文,以免出现乱码。字号一般小于正文字。 六、关于回复 1、不要就同一问题多次回复讨论,盖高楼 如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次,这只能说明交流不畅,说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断 2、要区分Reply和Reply All(区分单独回复和回复全体 如果你对发件人的提出的问题不清楚,或有不同的意见,应该与发件人单独沟通,不要当着所有人的面,不停的RE来RE去,与发件人讨论。 你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件 七、关于发送、抄送、密送 1.To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的,理应对邮件予以回复响应。 2.而CC的人则只是需要知道这回事,CC的人无须响应,CC的人有建议可回Email。 3.而BCC是秘送,即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。用在非常规场合。 4.TO,CC中各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列;按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象。 Office2007系列~Outlook使用技巧 一、自动存档 由于个人邮箱分配容量有限,我们只要设置自动存档就无需经常手动删除邮件了 二、使用颜色标记 每个邮件的后面都会有一个圆角正方形“类别”的标记,点击它就能够快速为邮件设置不同的颜色,用以标记邮件的类别。用好这个功能能够让我们效率大增。 比如红色代表“重要事项”,绿色代表“个人事件”,黄色代表“电话会议”,蓝色代表“出差”…这样,在收到一封邮件后,就可以根据内容进行类别的标记了,并且类别标记可以设置多个,只需多次点击类别图标即可。另外,邮件设置好了类别后也会方便进行检索, 三、重要人物特别待遇 每天收到大量的邮件,容易错过查看重要邮件,怎样才能够让重要人物的邮件在众多邮件中与众不同? 可以选择【工具】菜单下的【组织】,在【组织】设置界面中选择【使用颜色】,设置“发件人为...”的时候使用“红色”,之后点击【应用颜色】。、这样,以后上司发来的邮件,会在收件箱中用红色显示,就再也不会错过重要任务了。 四、给同事上个闹钟 每天繁杂的工作,难免会有遗忘。这时需要一个助手随时提醒自己,或者是提醒自己的下属,不仅可以通过邮件告知对方工作的内容,还能够通过撰写新邮件界面中【邮件】选项卡里【后续标志】的功能来给自己或对方上个“闹钟”,以实时提醒重要的事件。在【后续标志】的下拉菜单中,选择【添加提醒】,可以在弹出的对话框中选择为自己添加提醒还是为收件人添加提醒, 并且可以设定提醒的具体时间,这样就不怕遗忘重要任务啦! 五、信件跟踪 对于重要的邮件,发送后,想要确认是否有收到及时查看,做以下设置就可以解决对方是否成功收了:工具-选项-跟踪选项