总经理办公会议操作手册.docx

WORD格式 专业资料整理 总经理办公会议操作手册 一、会前准备 1、确定具体参会人员、列席人员名单、人数，提前做好会议通知（至 少确认3次，电话、微信分别确认，会前半个小时未到会场的人员要 再电话确认一次）。 2、做好会议签到表，标注好请假、出差等未能出席会议人员名单， 同会议督办事项表一同呈放在会场董事局主席桌前。 3、会前2-3个小时，提前试用调试好视频、音频设备，杜绝会场意 外，并对照此次会议检查座椅数是否足够使用，确保会场整洁。 4、会前1个小时，会务人员要提前打开会场的灯具，并准备好会场 暖水瓶的热水供应。 5、准备好董事局主席座位上的抽纸（纸盒装） 、烟灰缸（放左上角） 以及抽屉里的白板笔（是否可用）。 6、确认会议是否需要使用投影仪，若不需要使用，则将幕布收起， 检查写字墙是否擦干净。 7、会前半个小时，根据实际情况看是否需要提前打开使用空调，核 对到场人员，对未到会场人员再次进行电话告知并确认。 8、确认会议时间后，及时通知食堂准备参会人员晚餐。 二、会议中间 1、做好会议记录、会议录音。 2、及时给董事局主席添加茶水。 3、会议进行时，要拍照、编辑文字发至福中家园群。 4、会务人员要眼观会场八方，协助与会领导工作。 三、会后工作 1、散会后，及时整理会场座椅，并检查是否有参会人员遗落的物品， 及时归还。 2、清扫会场废纸等杂物，关闭好视频、音频、空调、灯具等设备， 锁好门窗（可以打开一扇窗通风换气）。 3、会议结束后由总裁办负责进行会议纪要整理、发文（原则上会议 第二天，会议纪要要求发文）工作，以及会议中决定事项的督办、和 追踪，根据规定的时间节点逐项跟进， 并在下一次会议前将各部门完 成情况报公司领导。