某房地产企业档案管理办法.pdfVIP

档 案 管 理 办 法 第一条 管理部门： 集团人力及公共事务中心或各城市公司均设立档案室，由专人 / 档案管理员负责档案工作。 第二条 归档范围：包括但不限于下列具有保存价值的各种载体形式的文件材料 （简 称文件）： 1、管理文件：集团各单位在经营活动中具有重要依据的各类文件，包括各类公文。 2、立项文件：包括可行性报告、 合作合同、章程等文件及政府部门关于项目立项的 各种批复文件等。 3、证照文件：经营活动中产生的各类证、照文件等。 4 、资信文件：验资、审计、评估、权属等报告文件等。 5、合同文件：经营活动中产生的各类合同文件等。 6、征地建设文件 7、规划报建文件 8、竣工验收文件 9、声像信息类：集团具有重要价值的照片、录音、录像、电子文件等。 第三条 收集归档： 1、坚持平时归档与年终归档相结合的原则。 2、凡属归档范围的文件， 经办人员应在办理完毕一个工作日内将原件及时归档， 不 得私自留存。 3、工程项目文件在各阶段形成过程中， 有关人员应及时对有关文字材料和图样进行 系统收集整理，不遗漏，不丢失，保证全套资料能够真实、完整齐全地向档案管理部门移 交归档。 4 、一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的重要的有价值的文件资料， 由主办部门收集存档，会议文件由会议主办部门收集存档。 5、归档的文件材料必须完整，层次分明， 符合其自然形成规律，保持文件之间的联 系，科学分类、立卷和编目，便于查找和利用。 在一个卷内要按问题或文件形成的时间系统排列，一般批复在前，请示在后； 正本在前，副本在后；如有大型图表或大于十六开的张页时，要进行技术折叠 成 A4 大小。 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，应在复文年 立卷，没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷； 跨年度总结放在最后一年立卷；跨年度规划放在第一年立卷；案件文件放在结 案年立卷。 拟定案卷标题要简明、扼要，结构完整，准确反映出案卷的主要内容，一般由 责任者、问题、名称三部分组成。 整理好的案卷要确定案卷的保管期限，原则上分为永久、长期（ 15 年-50 年）、 短期（ 15 年以下）三种。确定档案保管的基本原则是：对公司有长远利用价值 的档案应永久保存；对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期 保存，介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。 6、密级的确定：绝密、机密、秘密 集团经营发展中，直接影响集团权益的重要决策文件资料为绝密级； 集团的规划、集团经营情况、重要会议记录为机密级； 集团人事档案、财务报表、统计资料、合同、协议、职员工资性收入、场或尚 未公开的各类信息及其它为秘密级。 7、组卷： 组具：封皮、封底、卷内目录、备考表、档案盒。 封面填写：案卷题名、编制单位。 页号打印：一般在右下角，反面标在左下角，照片档案背面编号。 卷内目录（附件一）的填写：一般应按时间顺序排列、编号应按文件实际编号 填写。 备考表的填写：注意使用碳素笔填写。 第四条 档案分类编号： 1、档案管理部门应根据归档范围对归档文件进行分类整理， 编目归档， 保证档案利 用工作的顺利进行，分类原则如下： 按项目分类 按专业性质分类 按组织机构分类 按时间