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公司费用报销管理制度规定及报销流程(详解版).docx 15页

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公司费用报销管理制度规定及报销流程(详解版)
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公司费用报销管理制度及报销流程 ==本文档为word版,下载后可任意编辑== 第一章 总则 第一条:为了加强公司内部管理,完善财务制度,规范公司费用报销流程,合理控制费用支出,特制定本制度。 第二条:本制度适用公司各部门。 第二章 费用报销制度及流程 第三条:原始凭证有效性的规定 1、报销人应取得真实合法的原始凭证 (1)有效发票至少需要印有两个章:国家或地方税务局专用章+发票专用章(如图所示),如缺少其中一个章,发票无效。 (2)财政机关批准并统一监制的行政事业性收据。 (3)邮政、银行、铁路系统的各类带印戳的收据、支出证明单。 2、发票的真假辨别:发票章的单位名称需要和网上注册的名称一致,可以登录发票上提供的查询网址进行核实,但是在出差中也不太方便随时核对发票的信息,建议大家到正规的地 方消费索取发票,避免出现假票现象。 3、经办人员因特殊原因确实不能取得合法凭证时(例如:紧急事件、地区偏远等),允许以其他发票代替(以下称为:替代发票),可用来作为替代发票的发票种类有:各类公共交通车票、火车票、机票行程单、住宿正规机打发票、汽车加油发票。 注:当月有替代发票或者没有替代发票将分 2 种格式填列报销表。 4、替代发票必须是和真实报销内容相同类别的发票 比如:坐黑车无发票只能用其他汽车票、火车票替代,不可用除此以外其他任何发票替代 5、所有税务机打发票必须开具我公司抬头----帝费自动化工程技术(上海)有限公司,方为有效报销凭证。 增值税专用发票必须在票面完整填列公司名称、纳税人识别号、地址电话和开户行及账号方为合法有效的票据。 6、原始凭证粘贴规范见附件“报销单据粘贴要求”,请严格按照附件所述规范在 A4 纸上认真粘贴原始凭证,如粘贴不规范,财务部有权退回要求重做,并延发相关报销费用。 第四条:费用报销表填写及票据整理要求: 1、费用报销表(Reimbursement)填写应力求整洁美观,不得随意涂改(非电子档,需纸质版本,需要电脑填写完毕后打印)。 2、每位员工需报销的发票、收据等需按顺序编号,与报销单所列附件编号一一对应; 3、员工出差住宿费用均需取得增值税专用机打发票,严禁普通机打发票和手撕定额发票。 4、员工报销单及原始单据每月月底由地区/项目负责人负责按个人收集(不要混淆在一起), 经区域经理审批通过后,由地区/项目负责人收集完毕,在次月 10 号前,一并寄到上海办公室。 5、RM/PM 需在次月 5 号前同时将上月审批完毕的报销单(电子文档)发送至办公室。 第五条:当月无替代发票情况下报销单填列要求 1、当月无替代发票情况下,需填列附件“Reimbursement(正式表)”,填列样张见 SHEET2。 2、报销单椐各项目应填写完整,明细内容力求完整详细,报销单据不得涂改,填写完毕后请仔细核对金额,票据金额与填写金额不符,财务不予报销。 第六条:当月有替代发票情况下报销单填列要求 1、当月有替代发票的情况下,需要填列附件“Reimbursement(有替代正式表)”,以及附件 “Reimbursement(有替代明细表)”,填列样张见各表 SHEET2。 2、需先制作“Reimbursement(有替代明细表)”,再按照替代内容,制作“Reimbursement (有替代正式表)”。 3、“Reimbursement(有替代明细表)”,这张表上填的是每位员工每个月实际发生的费用明细,如遇到有替代发票的情况,在括号中说明用何种发票代替以及替代的原因,明细科目按实际报销内容归类(和公司原来的月度报销统计表性质相同)。 4、“Reimbursement(有替代正式表)”,这张表上需要按照后附的发票内容,按发票的实际内容填列费用明细表,内容必须和发票一一对应,明细科目按发票内容归类。 5、如有特殊报销项目,对明细科目归类有疑问的,可以归入“其他”科目或咨询公司财务部 。 6、报销单椐各项目应填写完整,明细内容力求完整详细,报销单据不得涂改,填写完毕后请仔细核对金额,票据金额与填写金额不符,财务不予报销(有替代发票情况下,替代发票金额需要大于等于报销金额)。 第七条:费用报销基本流程(图表): 第八条:报销时间的具体规定 1、为了提高费用报销工作效率,各地区各部门应在次月 3 号前主动将上月费用报销单及 相关凭证递交到地区/项目负责人处,地区/项目负责人有督促的责任,次月 10 号之前寄达上海办公室,逾期的当月不予受理。 2、如本地区当月员工报销费用较低,则可累计数月按流程一并报销。 第三章 报销明细科目详细说明 第九条:为了让各位员工更深刻地理解每一笔报销应该纳入的明细科目

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