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3分钟; 随着外界的竞争越来越激烈,企业内部的沟通、协调、会议、报告多得不可胜数,可是呈现出来的效果,往往是讲者滔滔不绝,大有一发不可收拾之态,而听者不是左顾右盼,就是目瞪口呆而不知所云,时间分秒过去,结论仍是杳无黄鹤,究其原因,可以发现是下列三个主要原因所致:; 一、讲者长篇大论费时过久:
在紧张繁忙的工作中,冗长的表达意见,容易惹人厌烦,加上人的思想速度又比说话的速度快,因此更不易引人注意。须知,表达意见的目的,乃在引起别人的注意,进而加速达成共识或解决问题。; 二、事先做好表达准备
为了清楚表达意见,从主要目的是什么、有什么资料或数据可以支持我的论点、当别人误会而有偏离主题的倾向时应如何及时坚持立场,到该如何深刻震撼人心,都应事先深思熟虑,如何起,如何承,如何合,都应当在掌握之中。; 三、动作死板面无表情
表情的活泼与肢体语言的配合,往往增加了表达意见的信心,适切的表达热心与诚心,更可收先声夺人的气势,增加强有力的说服力,而声音的抑扬顿挫,更使人带有丰富的情感,要满足听者的兴趣,提高其接受度,应当不是一件困难的事。; 在现今忙碌的社会中,无论是生活、工作以及各种社交场合,如何在短时间内清楚表达你的意见,绝对是一门必修的课程。通过练习成为一个众人所喜爱的谈话对象,又能随时散发无限魅力,让人留下良好的印象,成为随时随地受欢迎的人。; 1、一场令听众以及说者都满意的简报,应当如同一场正式且公开的演出。; 准备一份成功的简报,可分为七个步骤:
第一步:确立目标
第二步:分析听众
第三步:规划简报
第四部:收集资料
第五部:完成提纲
第六部:制作视辅
第七部:持续练习
; 简报的英文presentation,原来就有演出、呈现、赠送的意思。一场成功的简报就像一场表演艺术,从编写剧本、设计舞台到准备道具,各个环节都必须达到完美的境界;除此之外,演员的演出能否照顾到所有观众,并将内容及情感作最佳的诠释,也都会影响简报的成功与否。; 2、订立简报的目标,有效整合与主题相关的所有资讯。; 设立目标时,先问自己以下的问题:
我为什么要进行这次的简报?
他们为什么要我做简报?
我希望透过这次简报达成什么目的?
听众了解这个主题到什么程度?;如何确立简报的目标?
简报者可以依下列四个步骤确立简报目标:
一、分析听众;
二、澄清沟通目的;
三、实施调查;
四、根据简报策略。
透过这四个步骤让听众的目标与简报者的目标相结合。;3、分析简报的对象:
他们的特质是什么?
他们关心什么?;你的听众可能是:
你的上司、你的员工、其他部门的管理阶层、职位相当地同事、顾客或潜在顾客、供应商等。; 由听众的知识水准、态度、好恶等,来决定简报的内容与方式,最好获得以下的资料:年龄、性别、职业、工作性质、职务、需求、兴趣、价值观、信念等。; 4、规划简报的结构,决定开场白、主体、结论三部分基本大纲。; 简报的架构分为开场白、主体、结论三部分:
开场白——好的开场白能抓住听众的注意力,可以是一段有趣的故事、一个有震撼力的问题、具挑战性的一句话。功能:描述简报的轮廓,提供流程与架构,激发听众关心主题。
主体——以事实辅助简报的目的,可包括研究、证言、统计数据、例子等。要注意主体架构的相关性、次序性与重点性。
结论——整个简报的最高潮。好的结论应能促成听众起而行动,让简报产生真正的效果。
; 5、语言是传递讯息的重要媒介,透过有魅力的语言,做有效的表达。; 简报中要让听众抓得到你的重点,选择措辞是很重要的:
慎用技术上的专业用语;
避免使用长句子,尽量把它分为短句;
用准确的词句,而非含糊不清、冗长罗嗦的话; 个人表达包括外貌形象、声音、语言、身体语言等。必须避免的事项:
语调平淡没有抑扬顿挫,显得没有重点
赘字以及口头禅太多,听起来不顺畅,也会引起反感
讲得太慢,声音太小或太柔和
讲话速度太快,令人无法喘息,压迫感太重
手势太多,不但会转移注意力,也可能会降低信任度;姿势僵硬,显得紧张又呆板。
缺乏眼神的接触,使听众觉得不被重视
讲关键字发错音,说了错别字,令人怀疑内容的正确性
按照讲稿逐字念,照本宣科
难掩紧张神情,表情动作怪异;6、正面的身体语言协助简报者呈现整体风格。
;身体语言会影响简报的效果:
;你的外表也会决定你的简报是否会被接受。
作正式的简报时,最好也穿着正式的服装,但应注意以下的情况:
每一件衣服应整齐清洁
以舒适为第一优先,不要穿太紧的衣服
色彩不宜艳丽浓重
不要抹味道重的香水;7、使用视觉辅助工具,强化简报内容,提高听众的接受度。; 利用简报软件作简报,可使简报更生动,增加吸引力。简报软件内有许多多媒体效果,如背景音乐、多元视觉特效等。目前简报软件使用率最高的,当属微软(Microsoft)的Powerpoin
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