公关活动策划和活动执行范例手册_图文.docVIP

第 1 页 共 29 页 第 2 页 共 29 页 公关活动策划与执行培训 说在前面的话 前期准备－目的 前期准备－确立目标的程序 前期准备－预算 前期准备－构思 ?摒弃头脑中所有杂念，全心全意地想象活动的全过程，这个想象应至少重复三次，并将你想象的全过程详细地说给你的团队，以便获 得补充： –每个环节可能出现问题的地方 –每个环节所需用到的物料 –每个环节是否可以再优化 –每个环节是否给人惊喜 ?在构思完成后，再次检查你的目的是否达到？ ?在构思完成后，再次检查你的预算是否足够？ 团队构成和时间表－团队 团队构成和时间表－项目推进表 ?项目推进表（为可控因素预留必要时间：比正常时间多1/3 ） –项目执行：为每个成员制定每日工作协调内容 –物料清单：列举已有物料及需要准备的物料 –人员分工：列出每个子项目负责人 ? 第 3 页 共 29 页 ?必须首先确定不可控因素：障碍来自哪里？ –场地：如果不及时确定可能租不到合适的场地 –重要来宾：他们的时间、行程是不确定的 –其他不可控因素 ?预定的检查时间通报: –向所有成员报告每日工作的完成情况, 分享你的完成快乐, 也分享别人的完成快乐 –使其他成员知道应该沿着你完成的项目去做什么? –应付意外情况、赢得补救机会 项目推进表的分解－－－正确制定并运用子目标 团队构成和时间表－工作说明书 ?活动基本要素（时间、地点、参与人、主题、流程等） ?活动物料汇总 ?部门工作（接待）流程和要求 ?活动现场具体分工（人员位置和要求） ?文案准备 –新闻稿 –主持人台本 –领导讲话稿 –重要领导的现场文件夹内容资料 ?通讯录 工作说明书的主要目的－－－确定活动基本要素/相互关系及检查点 场地选择－列出要求 ?需要类型：考虑活动类别、主题、品味要求 ?来宾人数：测算最小面积要求 第 4 页 共 29 页 ?活动内容：是否有特殊物品摆放，是否需特殊设施？是否有顶高要求？是否有破坏可能？ ?周边环境：交通、噪音、光线、用餐及住宿 ?气候条件：防雨、防寒、防暑、日落时间 ?费用限制：能够用于场地租赁的最高限额 场地选择－询问 ?是否有档期？ ?是否有足够的布展时间？ ?场地需要清空吗？场地清空需要付费吗？ ?场地清扫需要特别安排吗？ ?场地可容纳多少人？ ?使用该场地是否需要办理特别手续？ ?是否有噪音及安全、清洁方面的要求？ ?场地能够提供什么设施？它们是否收费？ ?现场视觉效果如何？是否有遮挡视线的装饰？ ?场地有多少卫生间？条件怎样？需要装饰吗？ ?是否有供贵宾和工作人员休息的地方？ ?场地自身工作人员的素质如何？是否有类似活动的服务经验？ ?场地是否有存放杂物或资料的地方？ 车辆安排－停车场 ?停车场在哪里？从停车场到活动场地步行需要多长时间？通过哪些线路？ ?停车场的开放和关闭时间？ ?停车场需要什么凭证？ 第 5 页 共 29 页 ?是否可以专辟停车场？ ?是否有VIP 专用停车场？ ?是否有“停车已满”标志牌？ ?停车场是否有保安管理？ ?工作用车停在哪里？是否需付费？ 车辆安排－活动班车 ?来宾来自哪里？何时启程？正常何时抵达？ ?以每半小时为单位，列出航班抵达时间表，并据此确定每班班车的间隔时间、发车辆数 ?班车品牌？新旧程度？ ?司机素质如何？会否迷路？联系方式？ ?班车途经路线是否有拥堵可能？ ?预留至少一辆机动车辆 车辆安排－特殊来宾接待 ?特殊来宾有多少人（正确职务）？他们启程和抵达的精确时间表？是否有陪同人员？入住酒店？入住时间和离开时间？ ?特殊来宾的级别是否有差别？他们是否要求乘坐不同档次的车辆？ 第 6 页 共 29 页 ?特殊来宾的行程安排（活动当天），征求本人或随从的意见；活动前是否观看场地并参加彩排？ ?由谁接待？期间是否有其他安排？（会议？用餐？） ?特殊来宾的活动文件夹准备：简易流程、讲话稿、行程提醒 来宾接待 ?当来宾准备赶赴机场时，接待工作已经开始： –来宾是否拿到了正确的机票？ –来宾是否方便抵达机场？ –当来宾抵达机场时是否安排工作人员办理手续？ –来宾是否知道下飞机后应该如何做？ ?突发情况处理： –航班延误 –个别来宾迟到 来宾接待 ?当来宾走下飞机后： –确保第一时间知道接站人位置 第 7 页 共 29 页 –在班车等候时间不能超过30分钟 –在班车行程中为来宾播放轻松音乐 ?突发情况处理： –班车损坏 –部分来宾延误 –班车迷路 来宾接待 ?当来宾抵达接待区时： –确保第一时间看到接待人员和接待指示牌 –预估每批来宾人数，保障足够的接待人力 –如果是入住酒店，最好提前拿到所有来宾入住房间，以节省来宾登记时间，并在登记完成后交酒店总台 –在接待区预备休息区 –如果是直接进入会场，应准备存衣处、行李寄存处，并有专人管理，预备存衣牌 ?突发情况