公司跨部门之间沟通协调能力.docx

跨部门之间沟通协调能力 1. 「表達」：主要是將自己無形的想法，具體、實體化的展現出來；「溝通」：著重在人與人之間的相互了解，所用的方法就是表達；「協調」：將原先各自不同的意見，整合產生一致的共識，最有效的方法是溝通 2. 一群人合作共事經常會出現以下兩種狀況： ● 遇到問題 → 進行協調 → 協調不成 → 開始溝通 → 溝通不良 → 各自表達 → 考慮利害關係而各說各話 ● 先各自表達意見 → 整理各方意見 → 進行溝通 → 產生一致共識 → 進行工作協調 → 確認工作內容 → 開始工作 大家都知道路線二比路線一好的多，可惜實際工作中最後走的大多是路線一，主要原因總脫不了根源的問題就是「表達能力缺乏」；東方人生性含蓄羞澀，現今教育體制還沒有套很有效的訓練，導致多數人不知該如何做出正確的表達，不是做出不成熟的表達，就是瞻前顧後，畏首畏尾不敢表達，一次次錯過最佳溝通機會，造成明明大家是從路線二的方式出發，在遇到問題之後，又走回路線一摩擦紛爭不斷的模式 表達能力經過各方專家一致認定，確實是可以經由訓練而培養出來的，從 「我敢表達」、「勇於表達」、「練習表達」、「正確表達」的步驟中，學到成熟而優異的表達技巧，進而學習與人溝通協調的進階能力；當然，任何的學習還是脫離不了經驗的累積，大家仍然必須持續在自己生活中多加以練習，以訓練出屬於自己風格的表達溝通與協調技巧 3. 「練習造就完美」，沒有經過反覆練習，絕對無法成為一名表達高手，加上表達內容經常會看對象、視情況而有所變化，當然很難在一朝一夕熟練，「持之以恆的多方學習與經驗累積」，也是學習表達與溝通的不二法門 4. 表達 ● 任何的表達方式，在態度自然、心平氣和的情況下，最能夠充分表現出來，「觀眾或聽眾是不會注意表達者是否緊張」，因為大家要知道的是內容，就像和外國人一般對話時，對方只想聽懂我們在說什麼，而根本不管我們是否緊張的要死，或是句子說的多漂亮 ● 「要學表達，先練膽子」 ● 克服緊張的十大要訣 ◎ 故作鎮靜 - 保持微笑 ◎ 做深呼吸 - 慢而穩定 ◎ 輕握物品 - 筆、書、桌等 ◎ 專注於表達內容 - 仔細將心思放在要表達的內容上 ◎ 喝水 - 避免口乾舌燥 ◎ 凝望支持者 - 多看著有反應的人，來增加自信心 ◎ 熟悉環境 - 先到討論場所模擬發言 ◎ 和大家打成一片 - 和大家靠近一些，放鬆心情 ◎ 雙手換物件 - 左右互換間，類似催眠方式放鬆 ◎ 多加準備及練習 - 不但是克服緊張的最好方式，更是增加表達能力的最好方法 ● 常用的表達方式 ◎ 說話方式：死背、讀稿、提綱、即席 ◎ 書面方式：一般書信、正式報告、圖解、符號 ◎ 動作方式：表情、肢體動作 ◎ 其他：唱歌 ● 動動你的嘴 說話時要注意的事項： ◎ 聲音或聲調高低 ◎ 說話速度快慢 ◎ 音量大小 ◎ 變化的運用 ◎ 發音咬字 ◎ 方言的利用 ● 好的開場及收尾的方式 一個好的開場白，往往可以先收到如同磁鐵的效果，吸引大家的注意力，當然也能為我們後續要表達的內容做一有力的引言，諸如此類的開場勢，我們簡單分成十類： ◎ 講古法：先說個預言或老故事，再切入主題，這算是最正統的開題方式 ◎ 幽默法：以週遭環境為題，帶以幽默的方式開場，西方人的最愛，可以讓表達氣氛放鬆，但表達者必須具有相當之功力 (引用幽默法易犯的缺失：預告、離題、歧視、過量) ◎ 驚人法：以事實、統計數字等，創造一個令人吃驚的開始，又名 「鎚頭法」，此法非常容易收到吸引大家注意的效果，讓大家想再聽下去 ◎ 近事法：也稱為「新聞法」，以最近熱門新聞時事為題，引申出整個要發表的內容 ◎ 引語法：俗稱「偉人法」，就是一般作文中最常見，言必稱「古人曰、孔子曰、將公國父說」或是對岸毛主席等，搬個偉人當靠山 ◎ 好奇法：也有人稱「反向法」，先說一個和題目相反的開場，引起大家的好奇心，然後再轉回要表達的內容，這類的用法必須有完善而強力的準備，以免轉不回來 ◎ 發問法：這種方式也稱為「互動法」，讓聽眾很有參與感，依方法分為兩類 § 自問自答型：不是答案很難，出人意料之外，就是有點腦筋急轉彎，目的不在於大家回答問題，而是要大家注意自己的答案 § 白癡問題型：答案顯而易見，只是為了要爭取絕大多數支持，好導入自己想要表達的內容，目前這一項被濫用的最厲害 ◎ 關係法：這是所謂的「人情法」，東方人的最愛，先拉一段關係，不管是同事、同鄉、同國甚至是地球人，能拉就拉，增進大家的親切感 ◎ 就地取材法：以眼前的人事物，就地取材加以發揮，以快速導入正題 ◎ 沉默法：希特勒的最愛，上台後環視周圍，悶不吭聲，會讓聽眾出現期待感 一個好的收尾，可以幫助大家複習，並「回頭想」之前表達的重點，等於是在大家離開之前，煽動大家不要聽過就忘了，要能付諸行動來支持我們所表達的內容，因此配合一些方法，可以讓