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XX 建筑工程有限公司材料采购管理制度 第一章 总 则 第一条 目的 为加强企业规范化管理　规范采购工作　保障生产经营活动的正常 持续进行　选择合格的供应商　厂家　并对采购过程进行严格的控制　 确保供货商提供的物料满足施工的规定要求　最大限度的降低成本　特 制定本制度。 第二条 适用范围 本办法适用于公司各项目工程施工材料物料采购时　计划审批的价 格之审核、订购、验收、付款结算等　除另有规定外　悉以制度处理。 第三条 职责划分 1、由材料公司全面负责对各工程材料物料的采购工作　 2 、由分公司对项目部计划单的数量、要求进行详细审核把关　 3、由工程部对各项目材料的质量　技术要求把关　 4 、由核算中心对该工程材料的数量、规格、价格控制把关。 第二章 采购　计划　审批 第一条 采购计划的制定 1、各项目部根据材料采购计划申报工作流程进行申报　 2 、由分公司根据材料采购计划申报工作流程完成审批工作。 第二条 选择供应商 材料公司根据审批后的采购计划　选择合格的供应商　进行询价、 议价与相关部门评选确定后　由部门领导审核。 1、供应商的选择需从批准的　合格供应商　名单中选取　若选择材 料物资供应按“材料招标评定程序”进行　 2 、长期报价采购　凡经常性使用　且使用量较大宗的材料　材料公 司应事先选定厂商　议定长期供应价格。 第三条 价格调查 1、已核定的物料　材料公司必须经常分析或收集资料　作为降低成 本之依据　 2 、总公司各部门　均有义务协助提供价格信息　以利材料公司比价 参考　 3、已核定之物料采购单价如需上涨或降低　应附上书面之原因说明　 4 、采购的数量或频率有明显增加时　应要求供应商　厂家　适当降 低单价　 5、材料公司随时掌握市场价的浮动数据　以利于更好的把握市场。 第四条 询价、比价和议价 1、根据采购物料的品种、规格、标准、数量和交付期的不同　采购 人员应选择至少三家符合采购条件的供货商作为询价对象　 2 、采购人员根据过去采购的情况、市场变化情况、以及公司成本预 算等情况　确定采购目标价格　 3、在得到供应商的报价信息后　采购人员对供应商的报价条件进行 品种、规格、数量、质量要求等方面进行核对　以保证供应商可以提供 的物料符合公司实际的采购要求　并对供应商所报的价格、交付期、售 后服务等方面进行分析比较　以便选择条件最优的供应商　 4 、供应商提供报价之物料规格与请购规格不同或属代用品时　采购 人员应送请购部门确认　 5、专用材料或用品　材料公司应会同使用部门共同询价与议价　 6、对厂商的报价资料整理后　经办人员应深入分析　以电话等联络 方式向厂商议价。在公司规定的权限范围内　采购人员应与供应商进行 磋商　以使双方最终在全部条款上达成一致　 7、对重大的物资采购　无论是技术、商务谈判　要保证参加人数不 少于两人。有关价格、选型及其他重要的技术、商务谈判　要求有两个 以上的部门派人参加。 第五条 购前核决及权限 采购经办人员与厂商初步沟通并完成询价后　在“订购汇签单”上 详细填列以下事项　呈报负责材料采购的各部门及公司经理核决　 1、询价或议价结果及拟定“订购厂商”“交货期限”与“报价有效 期限”　 2 、注明与厂商拟定的付款条件　 3、需与供应厂家签订长期合同者　采购经办人应以签呈及拟妥的长 期合同书　核决权限按照请购类别和对应的级别逐级呈各部门主管及公 司经理核决　 第六条 价格复核与市场行情资料提供 1、材料公司应调查主要材料的市场与行情　并建立厂商资料　作为 采购及价格审核的参考　 2 、材料公司应就企业内各公司项目部所提重要材料的项目　提供市 场行情资料　作为材料存量管理及核决价格的参考。 第七条 订购作业 采购人员接到经核决的“定购单”后　应与供应厂商进一步接触　 进行正式的质量、价格和后续服务谈判。金额较大或批量采购的应到对 方生产工厂进行实际考察　在充分了解对方的资信程度、供货能力和现 货品质后　向对方明确订货意向　并送样报验　未通过报验的材料不准 采购。 第八条 签订采购合同 1、在采购作业所需的全部条款与供应商达成一致后　采购人员需填 写正式的采购合同　合同需要列明至少下列条款　 　 1 　供应商资料　包括名称、地址、联系人、联系方式　 　2 　采购物料的详细描述　包括品名、型号、规格等　如有超出标 准的特殊要求需特别注明　 　3 　订单所采购的数量/重量　单位包装数量/重量　包装件数　 　4 　价格　单价　合计价　合同总额　定金或预付款　 　5 　交付期　分批交付时应明确每批的交付时间和交付数量