企业档案管理课件.pptx

企业档案管理 2010.4.10档案管理目录目 录一、企业档案的含义二、档案整理几个概念三、民营企业档案的分类及原则四、企业管理类档案五、企业管理类档案流程图六、档案资料查(借)阅制度 企业档案定义一、企业档案的含义? 企业档案是指企业在日常工作中从事 企业管理、生产、经营、销售、经济 核算及科学研究等活动中直接形成有 保存价值的真实记录。主要包括文字、 图表、音像等。 档案整理几个概念- 是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等,组成有序体系的过程。- 遵循文件材料的 形成规律和特点,保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。-凡是本企业工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。档案整理定义档案整理的基本要求档案整理的文件范围档案整理的方法档案整理文件整理规则归档文件整理规则?是以“简化整理，深化检索”为宗旨，对原有的归档文件整理方法—“立卷”进行了改革，推进文件级管理，就是直接以单份文件为单位进行归档整理 ，目的：最大限度地保持文件的历史原貌，便于计算机的管理和应用，逐步与办公自动化相适应（即随办随归档），最终过渡到文档一体化。“件”的含义 归档文件整理单位“件”的含义 单份文件，每份文件为一件； 各种报表、名册、图册、书刊、会议记 录等，一册（本）为一件；正本与定稿为一件；正件与附件为一件；正文与文件处理单为一件；原件与复制件为一件；转发件与被转发件为一件；来文与复文、去文与复文（具体包括请示与批复等）可作为组合件，或各为一件。档案分类三、民营企业档案的分类序号内 容代号1党群工作类档案02行政管理类档案13经营管理类档案24生产技术管理档案35产品类档案46科研档案57基建档案68设备仪器档案79会计档案810员工档案9 其中党群工作类、行政管理类、经营管理类、 生产技术管理类统称管理类档案；产品类、 科 研类、基本建设类、设备仪器类统称为科技档 案；会计档案、职工档案类统称为专门档案； 声像档案、实物档案统称为特种载体档案； 一 般不单独设置类目，可视其内容特征同纸质档 案对应分类编号。考虑其载体形式和保管要求 不同，应分库保管，其他则不作统一规定。” 另外，企业根据需要还可以建立客户销售 类档案（客户资信档案）和企业信用档案等。档案内容企业档案分类原则保持档案材料的内部有机联系以全部档案为对象依据企业管理职能结合档案内容和形成特点协调统一、不随便改动档案分类原则 实现档案分类、整理、排列、保管、检索、编目的 标准化和规范化，便于档案的科学管理与开发利用。四、企业管理类档案 档案与文件的区别 ? 尚未办理完毕的文件不是档案，凡处 在文书处理过程中的文件，都不能归档。 ? 对日后没有查考价值的文件不是档案 。入库装箱柜文件登记打印目录文件装盒填备考表五、企业管理档案流程图文件分类区分年度划分期限文件装订文件排列文件编号收集文件管理性档案流程图文件著录使用人借阅文件内容利用目的归还日期借阅人签字档案清退档案签收领导批准1、收集文件? 把反映本单位主要活动的，应该归档的文件材料 收集齐全、完整。? 对不需归档的文件要进行剔除。? 要注意“帐外”文件的收集，特别是各种上报图表、花名册、本单位出版的书刊和外出开会带回的会 议文件等。2、文件登记归档文件划分、范围3、文件归档 归档文件的划分、范围企业应建立文件材料归档制度，明确企业文件材料归档范围、时间、要求，保证归档文件材料齐全、完整、准确、系统。划分民营企业文件材料的归档范围，就是确定一个企业内的哪些材料应该归档，哪些材料不需要归档。凡是企业在生产、经营、管理和科研等活动中形成的，办理完毕的，对今后工作具有查考和利用价值的文件材料，都应列入归档范围。主要有以下几个方面的内容：归档文件内容 一、党群工作：党务工作、工会、共青团、 妇女等群团工作形成的文件材料； 二、行政管理：劳动人事、行政后勤、外 事工作等形成的文件材料； 三、经营管理：企业登记清册、营业执照、 商标等文件材料； 四、生产技术管理：生产管理、劳动定额、 调和管理、原材料管理、计量、环保 工作形成的文件材料； 五、产品仪器：产品设计、制造、工艺、 工装，检测等形成的文件材料；产 品质量管理、认证等文件材料。 归档文件的内容归档文件内容　六、科学研究：科研课题立项、可行性研究、试验记　录、成果鉴定、推广应用、专利、技术转让、技术引　进、改造等形成的文件材料。　七、基本建设：项目可行性研究、计划立项、