公文及公文办理(续).ppt

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二、 公文的格式 (一)文头部分 2.发文机关标识 发文机关标识 :“发文机关”+文件 例: 中共中央文件 中山大学文件 发文字号:由发文机关代字、年份、 序号三部分组成。 例: 中发〔2004〕1号 粤府发〔2004〕1号 一个机关的发文代字应该固定;几个机关联合行文,只标明主办机关发文字号 公文发文字号的标注位置在“发文机关标识”之下,横隔线之上,如果是上行文,则标注在左边,下行文或平行文则居中 2.发文机关标识 签发人 上行文应注明签发人、会签人姓名;签发人标注于发文机关下方、横隔线上方右边位置;签发人只标注姓名,不标注职务 横隔线 在公文文头部分与主体部分之间,有一条红色横线。在行政机关公文中,不能在横线中加“红五星”,只有党的机关公文才加“红五星”。 指隔开公文的版头部分与行文部分的横线。横隔线分为两种:公文版头带“文件”二字的,横隔线由居中红色五角星加两侧红色横线组成;公文版头不带“文件”二字的,横隔线为一红色横线。横隔线位于发文字号下方。 文件格式(图示1 ) (二)主体 1.公文标题 发文机关名称+事由+文种 例:国务院关于……的通知 标题中除法规、规章的名称等加书名号外,一般不用标点符号 发文机关、发文事由和文种三要素齐全 发文事由和文种:关于加强**工作的报告 发文机关和文种:最高人民法院公告 只标明文种:“公告”“通告” (二)主体 2.题注:凡法规性文件或经会议讨论通过的文件,应该在标题下方居中在圆括号内标明文件获得通过或批准的程序、时间或开始生效的日期。 如:(××××年××月××日××××会议通过) 或(××××年××月××日××××会议批准) (二)主体 3.主送机关:公文的主要受理机关 标注在公文标题之下,顶格 应当使用全称或规范化简称、统称 选择主送机关 上行文应只主送一个上级主管机关;如受双重领导,发文时根据公文内容需要确定一个主送机关,同时抄送另一个上级机关 平行文和下行文分专发文和普发文。专发文专门发送给一个机关,只有一个主送机关;普发是向多个机关发送公文 周知性公文,如公告和通告,一般不标注主送机关 (二)主体 4.公文正文 段首空两格,写作方法,要视每篇公文的具体内容来定 5.无正文说明 如果出现生效标识和正文不在同一页纸上,为维护公文的权威性和内容的完整性,要加以说明,在公文尾页左上角顶格加括号标明“此页无正文”。 公文排版印刷应尽量避免生效标志和正文相分离的情况 6. 附件说明 对正文起补充说明左右。注明附件的顺序和名称,在公文的正文之下,空两格,标明“附件”字样 例: 附件:××××××××× 附件:1. ××××××××× 2. ××××××××× 7. 公文生效标识 发文机关印章:除会议纪要,公文都必须加盖印章。联合上报的公文,由主办机关加盖印章;联合下发的公文,发文机关都应加盖印章;印章要端正盖在成文日期上方,上不压正文,下压成文日期4-7个字,“骑年盖月” 签署:签发公文的机关领导人在文件正本上签字或盖章。签署位置为规定的发文机关位置 成文日期:公文的成文日期就是发文日期。要完整标明年、月、日,数字用中文数字格式表述,不能用中文汉字表述,也不能用阿拉伯数字表述 如:2005年11月13日 二OO五年十一月十三日 二零零五年十一月十三日 哪一个是正确表述? 8.附注:公文的发送范围、发送方式、公文联系人与联系方式,对公文中有关名词术语的解释,公文中有关引文的出处等。 标注于公文生效之下,主题词之上,加括号标注 例:(此件发至县、团级,传达至全体党员) 文件格式(图示2 ) (三)文尾部分 1.主题词:标示公文的内容特征和归属类别的关键性词语 每个主题词之间空一格,不加标点 公文主题词由各有关部门统一规定,如国务院所发文件有国务院所发文件的统一主题词表; 标注主题词应讲究层次,按类别词、类属词、文种词的顺序,根据主题词本身的含义,由大到小,从内容到形式进行排列 一份公文的主题词一般为3-5个,最多不超过7个 例:.《邓小平同志在省、市、自治区党委书记座谈会上的讲话》 (1981年7月2日) 主 题 词:干部选拔 中青年干部座谈会 1981年 邓小平 讲话 (三)文尾部分 2.抄送机关:指除主送机关外需要知晓公文内容或协助贯彻执行的其他机关 公文送交同级或下级的有关机关称为抄送 呈送上级机关称为抄报

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