物业公司行政部的管理制度.docx

物业公司行政部的管理 一、着装与佩戴工作牌规定 1、 公司各部门人员及管理处管理员以上人员，上班不准穿牛仔裤、短裤、背心、超短裙及无领T恤。 2、 全体员工上班时必须在左胸前佩戴好有效上岗证，不得将工作牌放在口袋内或随意改变3佩戴部位。 3、 工作牌丢失、污损应及时报失，更换补发。凡不缴交工作押金的员工一律缴交工作牌押金50元。 4、 管理人员、水电工进公司满三个月后，领取工作服；保安、清洁工进入公司后，必须领取工作服（夏装二套、冬装二套），每套服装使用期为2年。 5、 管理人员及太平洋管理处保安员，冬、夏服装使用期限为3年。 6、 管理处员工辞退时必须办理好工具的交接、服装管理手续后执行有效证明方能到公司人事部办理辞工手续。 二、印章管理制度 印章是公司或部门权力的象征，应当严格管理： 1、??所有印章要由专人保管。 2、??加盖公司印章，须经过总经理同意。 3、??加盖部门及管理处印章，须经过部门及管理处主要负责人同意。 4、??加盖公司财务专用章或管理处财务专用章须经公司财务总监签字同意。 5、??印章的刻制、更换一律由公司办公室统计一办理，报有关部门批准后方可刻制。 6、??废弃的印章由办公室统一收回保存。 7、??由申报单位对外签订合同及用文加盖公司印章，需登记好内容。 三、归档、文件管理制度 1、??凡是反映公司企业开发、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。 2、??凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。 3、??归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或下属企业须保留的，保存人必须到办公室登记，办公室保存复印件。 4、??凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。 5、??业务活动中的有关请示报告及公司领导批复，属付款性质的由财务部保存原件；属人事问题的，由人事部保存原件；其他重要报告，在企业资料归档范围或工程资料归档范围内的，连同有关资料由经办人整理后移交档案室。归档范围外的请示报告由各部门自行保管。 6、??由公司对外签订的经济合同，均保留两份原件，办公室、财务部各存一份。特殊情况只有一份原件时，财务部保存原件，办公室保存复印件并注明原件存放处。 7、??公司的收文、发文等文书资料在办公室归档。 8、??凡上级和外单位发来的文件、信函、电报、内刊等由公司办公室签收、拆封、盖上日戳、分类编号、登记收文薄、填写公文处理单，送办公室主任审阅后，再送公司领导批阅。 9、??经公司领导批阅的文件，办公室要及时收回，按批示迅速准确地送阅和传递。 10、 各部门、管理处接文件后，要当日阅办，并根据领导批示及文件要求，主动办理。属于各部门、管理处联合承办的，主办部门要主动做好协同工作，协办部门、管理处要积极配合。 11、 办公室对发送的文件、信函、电报都要随时查询催办，防止办文拖期。 12、 各部门、管理处在文件承办后，要将办理结果写在文件处理栏内，签署承办结果、承办人姓名、时间或字号，将文件退交公司办公室，立卷、归档。 13、 上级下达的业务性文件，承办单位办完后，需要留存的，公司办公室主任签批后可以复印留用。 14、 各部门、管理处收到上级主管部门直接下达的文件或外出参加有关会议收到会议文件，均需交公司办公室统一登记，并按文件处理程序阅办。 四、档案保管、档案借阅制度 1、??公司办公室应有存放档案的专门库房，各下属企业应根据保存档案数量，设置存放档案的库房、箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。 2、??归档资料要进行登记，编制全行目录。 3、??科学地编制分类法， 根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具以便提供利用。 4、??档案要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学合理。 5、??库存档案必须图物相符，帐物相符。 6、??档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。 7、??根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。 8、??经鉴定需销毁的档案，由档案室编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。 9、??严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。 10、 凡公司工作人员调离岗位前必须做出好资料移交工作，方可办理调动手续。 11、 档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。 12、 借阅部门保管的档案、材料，须经档案所属部门负责人批准。借阅档案材料，属借阅部门经办的，由部门负责人批准；借阅非本部门经办的档案、材料须经办公室主任批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的须经办公室主任