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文件编号
设备组文员工作规范与指导
页 码 第 1 页 共 8 页
发行日期
一、目的：
文员的重点工作在于文件管理， 为了提高文员的工作效率， 养成良好的工作习惯，
特将具体的工作细化并以指导文件形式制定本工作规范。
二、工作职责
1、部门文件的接收、发放、整理与归档；
2、办理离职及新入职人员的行政手续和行政办公用品的申领， 以及记录部门人员的
考勤；
3、协助部门程序组工作，通知新产品程序的制作；
4、申购、管理设备配件；
5、管理与盘点部门固定、列管资产；
6、工厂 SMT车间新购设备台账的输入；
7、完成上级交付的其他任务。
三、作业程序：
3.1 部门文件的接收、发放、整理与归档：
3.1.1 接收受控文件时检查文件是否有漏页、漏项、字迹不清晰；
3.1.2 及时检查当天所发文件是否有正在生产中的机型， 若有需及时通知程序技术员
或设备技术员更改；
3.1.3 将《生产任务单》、《计划通知单》根据不同的事业部分类归档；
3.1.4 每月初更换设备的保养记录，并检查是否有未做、漏做的现象，整理后归档；
3.2 办理离职及新入职人员的行政手续以及行政办公用品的申领、 部门日薪人员的考
勤记录：
3.2.1 对新入职人员的个人信息进行登记；
3.2.2 为离职人员做离职交接清单并跟进其交接情况（如部门资产、办公用品、相关
文件等）；
文件编号
设备组文员工作规范与指导
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发行日期
3.2.3 每月 20 号之前申请部门办公用品，；
3.2.4 每日记录部门人员前一天的考勤状况， 每月 2 号之前将部门人员上个月的考勤
记录，交行政人事部核对。
3.3 协助部门程序组工作，通知新产品程序的制作：
3.3.1 将计划通知单中的信息输入在电脑电子档中，并确认该计划是否有程序
（若有则在计划通知单电子档中“程序”项输入“ OK“；若没有程序，则填写
《程序制作通知单》，以书面的形式通知程序技术员提前制作程序，并在计划
通知单电子档中“程序”项输入“已通知”）；
3.4 申购、管理设备配件：
3.4.1 统计并申请 SMT设备的维修配件、工具；
3.4.2 配件申领单经厂领导审批后， 不定期跟催采购部门， 避免出现因没有设备配件，
而耽误生产进度；
3.4.3 制作配件管理清单，确保配件出入数量准确、无误，根据以旧换新的原则更换
设备配件。
3.5 管理与盘点部门固定、列管资产：
3.5.1 新设备购入后，及时将仓库提供的固定、列管资产编号保存在电脑电子档中，
并将正确的固定、列管资产编号贴于设备上；
3.5.2 不定时检查设备上的资产标签，看是否有破损、丢失的资产标签，若有，需及
时补贴新的资产标签。
3.6 工厂 SMT车间新购设备台账的输入：
3.6.1 工厂 SMT车间新购设备经部门验收后，统计设备基本信息（如设备型号、购入
时间、编号）后，输入《设备管理清单》电子档中）；
3.6.2 不定期对《设备管理清单》进行更新。
四、异常处理：
文件编号
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