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扬州市扬子江投资发展集团有限责任公司文件
扬投发〔2015〕3号
关于下发《扬子江集团会议记录、会议纪要、会议决议工作规范》的通知
集团各部室:
为进一步加强公司会议管理,增强各类会议的规范性,使会议内容有案可查,会议决定有效贯彻执行,特制定《扬子江集团会议记录、会议纪要、会议决议工作规范》,现印发给你们,请严格按照规定执行。
扬子江投资发展集团
2015年1月6日
扬子江集团会议记录、会议纪要、会议决议工作规范
一、目的
为进一步加强公司会议管理,增强各类会议的规范性,使会议内容有案可查,会议决定有效贯彻执行,特制定本规范。
二、适用范围
1、董事会专题会;
2、党委会专题会;
3、领导班子专题会。
三、记录要求
1、以专用活页记录本(由办公室统一编号、发放)做好会议的原始记录,专人负责,并根据需要整理会议纪要、会议决议;
2、会议记录应尽量采用实录风格,确保记录的原始性;
3、对会议已议决事项,应在原始记录中括号注明“议决”字样;
4、会议记录由各部门常设会议记录员负责日常归档、保管,年终交办公室签收归档备查;
5、会议记录为公司的机要档案,保管人员不得擅自外泄,其调阅应严格按照公司文档管理制度和保密制度的有关规定执行。
会议结束后,要另起一行写“散会”或“结束”字样。重要的会议记录,要有主持人和记录人在正文结尾右下方签字;
6、会议的记录在方法上有详细记录和摘要记录两种,采用哪一种方式,视会议性质和内容确定。
详细记录通常用于特别重要的会议,要求把所有与会者的发言原原本本记下来,配合录音设备,会议结束后进行整理。
摘要记录只记与会人员的发言要点,会议结论、决议和决定,可对发言内容进行归纳择其要点、实质性意见记录,必要时须交发言人本人审阅签字。
四、记录内容
(一)会议组织情况
应写明:
1、会议的名称(届次);
2、议题 (议题多的可在会议内容中列明);
3、开会的时间;
4、开会的地点;
5、出席和列席人员;
6、缺席人员及缘由;
7、主持人的姓名;
8、记录人的姓名;
9、备注:会议议程,有些会议还要写清楚会议的起止时间(年、月、日)。
(二)会议内容
1、发言人的姓名、内容(包括讨论的内容、提出的建议),通过的决议等;必要时还要记下表决情况(如全体通过或多少人同意,多少人异议,多少人弃权);
2、会议有关动态,如发言中的插话、临时中断以及会场重要情况等等。
五、会议成果
按以上会议类别、内容,结合董事会、党委会、领导班子专题会议事规则,应形成会议记录或会议纪要、会议决议。
1、会议记录:所有会议,均按照上述要求形成清晰、完整的记录;
2、会议纪要:涉及到资本性投入、资金调拨、融资、企业设立与整合、重要制度拟定等重要事项的,按主持人要求,根据会议记录形成会议纪要;
情况紧急、召集困难、例行常规事项,可通过公文流转的方式,由相关部室,相关负责人,董、监事会成员等签署意见,如无实质性分歧则视同会议纪要;
会议纪要由相关部室及时起草,送会议主持人审阅修改后交办公室,报送相关领导征求意见,最终由主要负责同志签发,并由办公室统一分类、编号、分发、归档;
3、会议决议:董事会、党委会、领导班子专题会需要形成决议的,则编发决议;情况紧急、召集困难、例行常规事项,可通过公文流转的方式,由相关部室,相关负责人,董、监事会成员等签署意见,如无实质性分歧则视同会议决议。
六、分类管理
1、董事会
会议内容
责任部室
会议记录
会议纪要
会议决议
会议简讯
审定公司的经营计划和投资方案
办公室
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审定公司的年度财务预算、决算方案
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审定公司的利润分配方案和弥补亏损方案
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√
制定公司增加或者减少注册资本的方案以及发行公司债券的方案
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√
审议公司改制、兼并、重组、破产或者变更、投资参股、国有产权转让等重大资本运营管理的方案
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√
√
审定公司内部管理机构的设置和职能调整
√
√
制定公司章程修改方案
√
√
听取总经理上一年度的工作总结、下一年度的工作打算及重点工作安排,检查总经理室的工作
√
√
√
研究决策限额以上的资金拆借、集团超预算的资金调度、使用和捐赠、赞助事项等
√
√
向控股和参股公司委派股东代表、推荐董事会、监事会成员和经理、财务负责人,指导其董事会建设
√
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研究决策集团年度投资计划和融资、担保项目及所属企业的融资事项;限额以上资本性投入项目、重要物资设备购置等项目
√
√
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研究审批公司的重大管理制度
√
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制订公司章程修改方案
√
√
2、党委会管理要求
会议内容
责任部室
会议记录
会议纪要
会议简讯
传达、贯彻上级党委的指示、决定和重要会议精神,通报重要情况
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