公司管理系统文件资料管理系统规定.pdf

实用文案 公司文件管理规定 1. 目的和作用 公司的文件资料是公司的重要财富， 加强对文件的管理， 使文件在经营管理中充分 发挥信息导向作用， 保障和促进宫缩各项经营活动的顺利进行， 是公司管理层的重要工 作。为实现文件管理的程序化、规范化，使文件的管理既高效又安全，特制定本规定。 2. 管理职责 公司的文件管理统一由总经办归口负责。应加强队本部门秘书工作人员的业务培 训，抓好文件的立卷归档、 存放保管以及文件使用各环节的管理程序。 并对各职能部门 的文件管理工作进行指导和工作检查。 3. 文件立卷归档管理 秘书部门对公司文件的立卷归档，应按照以下程序做好工作： 3.1 收集立卷文书材料。 应坚持平时随时收集文件进行归档， 以保证文件材料的完整， 对于办理完毕 的文件材料应及时收回，对于会议文件要及时整理，对于本企业的对外发文要保 留好底稿和正本。 3.2 做好立卷类目的分类。 按照不同文件的性质分成若干类别， 如党政文书类、 人事管理类、 生产管理 类、经济财务类、对外业务类等，以便于文件的管理和保管。 3.3 拟定卷内文件保存价值。 按照统一的原则标准， 将卷内所有文件分为永久、 长期、 短期三种不同的保 管期限。 3.4 科学、合理地排列卷内文件。 应按照一定的规律排卷内文件，使文件保持条理性，一般要求是： 3.4.1 重要文件在前，次要文件在后。 3.4.2 政策性文件在前，业务性文件在后。 3.4.3 综合性文件在前，专题性文件在后。 文案大全 实用文案 3.4.4 正文在前，附件在后。 3.4.5 结论性文件在前，调研性文件在后。 3.5 文件装订成案卷。 定卷时， 在完成对卷内文件系统排列后， 应编号， 填写卷内目录和卷本备考表， 然后填好案卷的封皮及案卷的目录，最后按规定的方式进行装订。 3.6 文件移交归档。 文件完成立卷工作， 就可在规定的时间移交档案室， 一般都在年终时进行。 移 交档案时要有移交目录，双方清点后，应签字确认。 4 ．文件的存放管理 文件的存放指日常文件的保管，主要由文秘人员负责，应做好以下方面工作： 4.1 加强文件安全性的管理。 4.1.1 文件应当有一个安全的存放之处，如专门的文件室与文件柜。 4.1.2 文件应当有专人负责保管，文件存取及文件室、文件柜的锁匙保管均只得由 专管人员掌握。 4.1.3 应对专管人员提出责任要求，主要应做好防盗、防火、防潮、防虫、防尘、 防损等方面的工作。 4.1.4 主管人员应经常对专管员进行文件安全督察。 4.2 做好存放文件的分类工作。 4.2.1 按文件的办理情况，可分为待办件、 办结件分别存放；不需办理的， 作为阅知 性文件存放。也可按现行文件、存档文件、余存文件、待销文件进行分类。 4.2.2 对分好类的文件按收文顺序排列， 并应在保存文件的盒或袋内放入文件目录， 以利查 找。 4.2.3 本单位发文的存档件和余存文件应分别存放， 文件发出后， 要将文件底稿同正 式文件放入待存档文件盒内，余存件放入余存文件袋，并在封面标上文号、余 存份数，袋内还应附有余存文件登记表，使用余存文件时需在登记表上登记， 收回时在表上注销。 4.3