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XXXXX 有限公司
运营项目部
费用及报销管理制度
批 准:
审 核:
编 写:
2016 年09 月01 日颁布实施
一、 编制目的
为规范运营项目部的资金管理、费用管理、报销管理,确保资金
安全,控制费用合理支出,理顺费用报销流程;根据XXXXX 有限公司
有关规定结合项目部实际情况,特制定本制度。
二、 适用范围
本制度适用于XXXXX有限公司运营项目部的资金管理、费用管理、
报销管理。
三、资金管理制度
3.1项目部使用资金采用备用金制度。
3.2 运营项目部备用金按月度申请,月度备用金额度原则上不超过5 万
元,具体各项目月度备用金额度由公司计划经营部根据项目实际确定,
遇特殊情况可单独申请。
3.3.运营项目部备用金由项目部填报《备用金申请单》,报公司计划经营
部审核,经分管副总经理审核总经理批准后由财务付款;《备用金申请单》
作为财务留存项目借款依据。
3.4 运营项目备用金欠款由项目部月度报销费用冲抵,项目部对已发生的
费用应及时汇总报销;对月度报销不能冲抵的部分作为项目欠款累计,
累计欠款达15万元时公司将停止向项目提供备用金。
3.5 运营项目部的资金管理由项目副经理负责,项目副经理开设专用项目
资金账户。项目的备用金由公司财务打入项目部专用资金账户。
3.6项目部计划员兼任项目出纳,必须建立《现金日记帐》,每笔收支款
必须及时登记,必须核对现金帐面余额及库存余额,保证帐款相符。
四、借款管理制度
4.1 项目部应严格控制借支现金,因公事务需借款的应先填写《借款单》,
经项目经理批准后方可支付。
4.2 项目借支现金,单笔上限额度不得超过1万元。个人累计未还欠款总
额不得超过3万元。
4.3 项目部现金借款的偿还,可采用现金还账方式,亦可采用报销冲抵方
式,对报销不能冲抵的应采用现金方式补齐。
4.4 单笔借款单的冲抵或还款日期最长不得超过3个月,超过3 个月仍不
能偿还的在薪资中扣还。
4.5原则上不允许私人借支现金,特殊情况,必须制定还款计划,严格按
还款计划还款,经项目经理批准后方可借款,逾期还款的每月从薪金中
扣款。
4.6 项目应做好借款的记账工作,每月由计划员统计汇总项目部借款及欠
账情况,及时清欠。
五、付款管理制度
5.1 运营项目部的付款分现场付款和申请公司付款两种方式。
5.2 申请公司付款:
5.2.1 申请公司付款的需填报《付款申请单》,每月25 日前集中邮寄至公
司,经分管副总经理审核,总经理批准后由财务直接付款至指定账户。
5.2.2 申请公司付款的费用项目如下:
原材料付款
房租付款
通过签订合同采购的或能单独开具增值税发票的备品备件的付款
钢球、润滑油、油漆等通过签订合同采购的或能够单独开具增值税发
票的消耗性材料的付款
外委工程的付款
固定采购地点且能够集中统一开具增值税发票的其他物品的付款。
5.2.3原材料申请公司付款按月度申请,同时随单提供发票、月度进料清
单(按天统计),月度进料清单需项目经理签字。
5.2.4 其他申请公司付款的应随单提供发票、合同或复印件、入库单等。
带合同的付款应注明付款比例。预付款、未开发票的在发票栏应注明“待
开”。
5.3项目部现场付款:
5.3.1项目部现场采购的不具备申请公司付款的货款由项目部采购员负责
付款。
5.3.2项目部招待费的付款一般由经办人先行垫付,然后报销;较大数额
的招待费也可先行办理借款然后结付报销。
5.3.3项目部临时用工的工人工资由项目部现场支付。
5.3.4 其他项目部零星付款由经办人先行垫付,然后报销。
5.4项目部车辆的油费由公司总部统一充卡付款。
六、报销管理制度
6.1 基本要求:
6.1.1 项目部的费用报销采取月度报销制,每月25 日前项目部将当月应
报费用的发票粘贴清楚邮寄至公司报销。
6.1.2项目部费用报销应填写公司《费用报销单》,费用报销单应按照《报
销费用分类标准》分类填写并分类贴报发票。开在同一张发票的几类费
用可按较高额度费用类别贴报,但统计必须按分类标准分开统计。
6.1.3项目部费用的发票粘贴由项目计划员负责,费用报销单需项目经理
审核签字后方可邮寄回公司报销。
6.1.4 费用报销时间:以发票开具日期为依据,报销时不得超过发票开具
日期60 日。
6.1.5项目部个人报销不需粘贴发票。个人费用的报销需
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