1和昌地产（集团）档案管理制度.pdf

和昌地产 （集团）档案管理制度 目 录 第一章 总 则3 第一条 目的 3 第二条 适用范围 3 第三条 档案定义 3 第四条 档案的类别 3 第二章 档案管理模式及主要职责 7 第四条 档案管理模式 7 第五条 主要职责 7 第三章 档案的归档程序及立卷要求9 第六条 归档程序 9 第七条 立卷要求 9 第四章 档案的管理及借阅 11 第八条 档案借阅审批流程 11 第九条 档案借阅事项规定 11 第十条 档案的密级管理 12 第十一条 档案的保管期限 13 第五章 档案的保管、鉴定、销毁 14 第十二条 档案的保管 14 1 第十三条 档案的鉴定 14 第十四条 档案的销毁 15 第六章 法律责任 16 第七章 附 则 16 2 第一章 总 则 第一条 目的 为了加强公司档案管理，确保档案保管和使用的安全，有效地为 公司经营管理和各项工作提供服务，根据《中华人民共和国档案法》、 《中华人民共和国档案法实施办法》、《城市房地产权属档案管理办 法》等有关法律、法规，结合公司发展要求的实际，特制定本制度。 第二条 适用范围 本制度适用于和昌集团下属所有地产公司，集团总部、各城市公 司遵照执行，合作项目公司依据合作模式及实际情况参照执行。 第三条 档案定义 本制度下的档案是指公司在生产经营和管理活动中形成的对国 家、社会、公司有保存价值的公文、图纸、合同、技术资料、报告、 凭证、音像资料、光盘、荣誉实物等各种形式的历史记录。 第四条 档案的类别 包括但不限于行政档案、人事档案、运营档案、财务档案、营销 档案、成本档案、设计档案、招标采购档案、工程档案、投资发展档 案、客户档案、开发配套档案、法务档案、商业管理档案等。 （一）行政档案 行政档案是指公司在行政管理事务活动中产生的各类文件资料。 主要包括各类合同、公司证照、政府收发文、车辆证照、红头文件、 对外函件等。 3 （二）人事档案 人事档案是指人力资源部在招用、调配、培训、考核、奖惩和任 用等工作中形成的有关职工个人经历、业务技术水平、工作表现及工 作变动等情况的文件资料。主要包括员工档案、劳动合同等。 （三）运营档案 运营档案是指运营管理部在日常工作中产生的各类文件资料。主 要包括跟投协议、跟投承诺书、借款协议、基金份额代持协议、基金 合同等跟投项目资料。 （四）财务档案 财务档案是指财务管理部在日常工作中产生的各类与公司经济 相关的文件资料。主要包括财务融资贷款类合同、会计凭证、会计账 簿、税金明细、审计报告 （含尽调报告）、财务报告等。 （五）营销档案 营销档案是指营销管理部在项目推广策划和销售管理的日常工 作中产生的各类文件资料。主要包括销售报告、定价报告、销售变更 审批文件、销售优惠审批文件、销售现场物料、广告资料、商品房买 卖合同及签约资料、外部收发文等。 （六）成本档案 成本档案是指成本管理部在项目投拓阶段至项目竣工结算完成 整个周期内产生的各类相关资料。主要包括前期测算资料、分析策划 资料、过程签证变更资料、结算资料等。 （七）设计档案 4 设计档案是指设计管理部在日常工作中产生的各类文件资料。主 要包括审批文件 （规划审批和相关部门审批）、图纸、报告资料等。 （八）招标采购档案 招标采购档案是指公司在招标过程中产生的各类文件资料。主要 包括招标过程资料 （含简易采购过程资料）、供货资料、询价认价资 料等。 （九）工程档案 工程档案是指项目竣工时拟移交城建档案馆的工程资料。主要包 括前期开工文件、主体质量合格文件、综合验收合格文件、竣工图、 保修书等。 （十）投资发展档案 投资发展档案是指投资发展部在前期项目跟进、拿地过程中产生 的各类文件资料。