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党政机关公文格式要素解析
——党政机关工作实务辅导之一?
《党政机关公文处理工作条例》(以下简称《条例》)规定“公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成”,从?18?个方面规范了党政机关公文格式各要素。“公务员考试之路”新浪博客 /liuyuannos博主、公选辅导名师上海刘源老师,特选择梳理了对应的18个项目,一一分析其规范方面的要点如下:
1.份号
份号即公文印制的顺序号,涉密公文标注份号有利于加强公文的管理,便于掌握公文的去向。按照《条例》规定,公文份号在公文首页左上角用阿拉伯数字标注。涉密文件可标虚位,一般标四至六位,如果是两位数的文件共?20?号,则从0001?号开始编码,一直编排到0020?号?;如果是四位数的文件共2012号,则从000001?号开始编码,一直编排到002012号。
2.?密级和保密期限
高标密级或低标密级都会给文件的使用和管理带来不便,因此要本着实事求是、利于保密的原则,合理把握和确定密级和保密期限。密级和保密期限都要标注在公文首页的左上角,用阿拉伯数字标注。例如?:秘密?1?年、机密3年、绝密长期。
涉密公文依据保密法的规定按涉密程度明确标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。标注了密级未标注保密期限的公文,按照《国家秘密保密期限规定》执行:凡未标注保密期限的国家秘密事项,其保密期限按照绝密级事项30年、机密级事项20年、秘密级事项10年认定。或按“公文密级的变更和解除由原确定密级的机关或者其上级机关决定”的规定执行。
3.?紧急程度
这是公文送达和办理的时限要求。公文的紧急程度要在公文首页左上角标注。公文紧急程度标注上存在的问题主要有:
一是不急的公文却标注了紧急程度;二是标注位置随意性大,有的在版头区域随意加盖“特急”或“加急”印章;三是公文中未标注紧急程度,发文机关却在公文处理的过程中按紧急公文催办;四是纸质公文标注的紧急程度错用电报格式公文的紧急程度,或将“加急”件标注为“紧急”、“急”等;五是标注有紧急程度的公文却未体现紧急的原因。
4.?发文机关标志
这是由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成,此类文件是机关或部门的大头文件,一般是指上报或下发的政策性文件;文件头也可以使用发文机关全称或者规范化简称,文号编在版头下方红线以下,一般用函类公文较多。要取消一些部门“发文机关名称加括号并标注文种”的文件标题格式,例如:××××厅(通知)、××××局(批复)等,统一采用发文机关全称加“文件”二字或者发文机关规范化简称形式,再根据文件内容确定使用的文种。
民族自治地方的公文,其发文机关标志可并用少数民族的文字和汉字印刷,少数民族的文字排在汉字的上方。
5.发文字号
发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合发文时,使用主办机关发文字号。现在一些部门发文时常出现以下问题:有的是发文机关代字概括不准确,要么机关代字太长,要么提炼概括不够准确;有的是发文字号标注不规范,要么年份标注不正确,如,将2013年标注为〔13〕,要么应用六角括号标注的却使用方括号、圆括号、方头括号等,要么发文顺序号编虚位,如将“×××〔2013〕9号”误写成“×××〔2013〕009?号”,要年份前面加“字”、后面加“第”等,如将“×××〔2013〕9?号”误写成“×××?字〔2013〕第9号”;有的是发文字号的标注位置错误,上行文的发文字号要么排在居中位置,要么在左侧顶格书写,等等,这些都是不规范的。
6.?签发人
上行文应当标注签发人姓名。不同层次的文件签发人不同。如果是以市委文件形式上报省委的公文,签发人就是市委书记;如果是以市政府或省直部门文件上报省政府的公文,签发人就是市长或部门的一把手。现在经常出现签发人不规范的现象:有的是上报公文不标注签发人;有的是联合上报公文时只标注主办部门的负责人而不标注其他协办部门负责人;有的是签发人标注不规范,排列不整齐,签发人姓名不用楷体而使用黑体或者仿宋体等。
7.?公文标题
公文标题由发文机关名称、事由和文种组成,不能缺项。公文标题要能概括公文的主要内容,使用正确文种,做到准确、精练,通过标题使受文者及时了解文件的主旨和要义。标题中要尽量少用标点符号,除书名号、引号、括号之外,其他标点符号不能在标题中随意乱用。标题不规范的情况主要有以下几类:
有的公文制发时不标明发文机关名称,如“关于××××××?的通知”,省略了发文机关;有的重复使用介词结构“关于”,如“××?市关于印发关于××××××?规定的通知”等;有的重复使用公文文种,如“×××?转?发?××部?转?发×××?部印发关于?××××××规定的通知的通知的
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