档案数字化加工流程及规范V1.docx

精品文档 精品文档 PAGE PAGE #欢迎下载 档案数字化加工流程及规范 文档属性 文档名称 档案数字化加工流程及规范 文档用途 规范档案数字化工作，规范数字化部和技术部对接工作标准。 版本号 V1 文档号 JS121006001 制订日期 2012年10月8日 制订人 XXX XXX 修订日期 修订人 修订日期 修订人 修订章节简述 文档目录 TOC \o "1-5" \h \z \o "Current Document" 一、 操作流程 2 \o "Current Document" 二、 档案调卷 2 \o "Current Document" 三、 整理及著录 2 \o "Current Document" 四、 拆卷 3 \o "Current Document" 五、 档案扫描 4 \o "Current Document" 六、 影像处理 4 \o "Current Document" 七、 数据质检 5 \o "Current Document" 八、 档案装卷 5 \o "Current Document" 九、 完整归还 5 \o "Current Document" 十、数据备份 6 \o "Current Document" 八、数据挂接 6 一、 操作流程 档案数字化加工业务总体流程包括：档案调卷、整理及著录、拆卷、档案扫 描、影像处理、数据质检、档案装卷、完整归还、数据备份、数据挂接。 先后顺序为：调卷 > 著录 > 拆卷 > 扫描 > 处理 > 质检 > 装卷 > 归还> 备份 > 挂接。没有特殊要求的情况下，务必安此流程进行操作，以便从总体任务 中提高工作效率。 二、 档案调卷 这个过程我方要指定一个专门的负责人与客户（档案馆库房管理员）共同完 成，将待加工的档案从库房搬运到加工现场，对档案要逐份清点，并办理档案交 接登记，与客户做好交接记录，确定无误后方可进行拆卷环节的工作。要求： 我方指定专人负责。 2，填写《档案交接登记表》（附件一）。 在交接登记表上要有双方的签字。 三、 整理及著录 档案目录的整理是数字化加工工作的前提条件，如果没有正确的档案目录， 会给后序工作带来很大麻烦，所以在数字化加工之前必须有完整且正确的档案目 录。 对于待加工的档案，要制作电子目录。制作途径有两种 ： （一） ，使用数字化加工软件的数据录入功能，进行目录制作。 （二） ，使用Excel表格方式制作，目录模板使用《检察机关档案目录模板》 文档（文档号为JS121006002。 如果用户提供的有纸质目录或电子目录，我方要认真核对有无错漏现象，找 出错误并修正。并修改成与《检察机关档案目录模板》类似的字段标准。对于错 误或疏漏的修正，具体细则如下： 如果用户提供的目录和纸质档案不对照的 ，应该以纸质档案原文内容为标 准进行录入，并删除错误信息。 著录项相关内容录入要完整，如有不明确或不完整的著录项需记录并及时 反应给组长，如果目录中要增加或减少相关著录字段，要与客户协商，并及时向 公司技术部反馈。以下著录项必不可少，且与纸质档案要一一对照： 以“卷”为管理单位的年度、期限、卷号、题名、卷内文件序号、卷内文件 题名、卷内文件页号等 以“件”为管理单位的年度、期限、件号、页数、题名等。 如果目录内容有错（如主题内容，文号等），以纸质档案信息为准，并及 时反应给组长，由组长与客户协商解决。 如遇到较少见的繁体字或不清晰的字体，需向组长反应，不允许擅自解决， 所有的繁体字在录入时应录入为简体字。 如遇到无题名的档案，及时记录下来，反应给客户协商解决。 6，关于顺页；整理著录的同时，检查案卷的完整性，是否有缺页、漏页、错 编现象，正、副卷标注是否正确，有问题及时反馈。没有问题时，用 2B铅笔对纸 质档案内容进行标注页码，正面标注在右上方，背面标注在左上方，页码字体工 整、大小适中。 关于分卷问题；档号保持不变，卷号采用“卷号-卷次”格式，如0025-1、 0025-2、0025-3……0025-12、0025-13;如果纸质档案分多卷，但是客户没有分 卷次的，我们要重新编卷次，增加一条案卷目录，每个分卷都要对应一条案卷目 录（不能两个分卷对应一个目录）。 关于补卷问题；漏归档的档案作为补卷插入时，卷号要以实际的纸质档案 的卷号为准。如0025-1、0025-A、0025-补、0025A等，我们做目录时当保持不变。 档号、卷号、件号、页号中不能出现正反斜杠（\，/ ），如果发现要改成 中划线（-）（注意：中划线录入时，要使用英文输入法下的半脚录入），日期格式 统一采用8位数字，不足8位时补0。 以上问题出现时