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四.新的采购流程
在湘南烟草集团、岳阳市公司、株洲县公司及各相应批发部调研的基础上,整理出湖南烟草行业基于计算机营销系统的基本采购流程。为了便于描述,我们以X公司的采购流程为例进行阐述,含盖了省公司、分公司和县公司的采购业务。
下面描述一下X公司的基本采购流程,这里的供应商分为省外沿厂、省内烟厂、烟草公司,X公司从省外烟厂、省内烟厂采购卷烟,同时,它也可以向省外烟草公司采购;若X 公司是县公司,有向上级分公司购进的情况, 若X 公司是分公司,有向上级省公司购进的情况;另外,若X 公司是县公司,可能存在其上一级分公司代它签合同的情况,这种情况下,供应商先把货运到此分公司,然后在运到X公司,就相当于X公司从其上一级分公司购进。
省外卷烟的采购:
某X公司业务部门每年5、10月份走访全国主要卷烟厂调拨站,进行业务洽谈,然后根据下半年、上半年的销售情况和洽谈结果上报上级公司,由上级公司综合平衡后下达计划指标,X公司到全国定货会上签定合同。由于运输中存在专卖检查问题,根据运输的要求,一般把合同分解到品牌、数量等几张合同,但总量不会超过购进计划。在总量不变的情况下,X公司经过与省外烟厂协商可以变更合同。另外,X公司可以到国家烟草总公司批发市场进行交易,但增补计划要经过省公司批准。
签定完合同后,由业务部门录入营销系统生成采购订单。在执行的过程中,业务部门与供应商确定合同是否执行,若执行,业务部门通过营销系统按采购订单生成入库通知单和营销系统发票。其中,入库通知单和营销系统发票 存储在中央数据库中,以便仓库调用入库通知单 和财务部门调用营销系统发票。
在确定执行合同的同时,省外烟厂调拨站根据合同向X公司送货,同时该烟厂调拨站向X公司的业务部门开发票。其中,随货同行联由承运人带走,财务联寄往X公司的业务部门。业务员把供应商的实物发票与营销系统发票关联,确定其对应的订单号,以便财务部门把实物发票和入库验收单对应起来。货到达仓库以后,仓库保管员根据随货同行联验收入库,录入卷烟入库验收单和差异处理单。卷烟入库验收单和差异处理单存储在中央数据库中,以便通过业务部门和财务部门处理。 卷烟入库验收单为一式四联,其中第一联存根、第二联业务部门、第三联财务、第四联统计。第三联送交财务部门,第二联送交业务部门,以便业务员根据到货情况开展销售业务和统计工作。仓库保管员在送货回单上签字交给送货人。 财务部门可以调用相应的入库通知单、营销系统发票、差异处理单和供应商的实物发票 进行财务处理。然后经过主管审批后向供应商付款。
采购方式:1.供应商自己送货,2.供应商交给承运商送货
付款方式:1.一般是在财务部门得到业务部门的确认后办理托收承付。
运费有三种付款方式:1.单独托收,2.货款和运费同时托收,3.有承运人持运输发票给x公司的财务部门,财务部门付款。
对省外卷烟的采购流程图见图2-1。
上级公司
业务部门供应商
仓库财务
采购流程图2-2的文档描述
实体描述
1. 上级公司:指X公司的上一级公司,
处理描述 对县公司来说,分公司就是它的上级公司,对分公司来说,省公司就是它的上级公司。 2. 业务部门:一般各公司的采购工作都由业务部门来完成, 在省公司,业务部门是指销售处,其采购工作由业务员负责。 在分公司,业务部门是指销售经理部,采购工作由销售经理部的业务员负责 在县公司,业务部门是指县公司的业务股,采购工作由业务股的业务员负责 3. 供应商:这里的供应商是指某公司采购卷烟的对象,这里是指省外烟厂调拨站。 4. 仓库:是指X公司的仓库。 5. 财务:是指X公司的财务部门。
1. 供应商管理:是营销系统的一个模块,管理着供应商的各种信息。
2. 寻价:业务部门根据供应商管理模块提供的供应商信息进行
寻价。业务部门每年5、10月份走访省外烟厂调拨站,进行业务洽谈,形成采购意向。
3. 上报计划:业务部门根据下半年、上半年的销售情况和采购
意向上报购进计划给上级公司。上级公司综合平衡后下达计划指标,X公司到全国定货会上签定合同,
4. 平衡:上级公司综合平衡后下达计划指标给X公司。
5. 签定合同:X公司与省外烟厂调拨站签定合同。
6. 生成采购订单:X公司业务部门根据合同在营销系统内生成
采购订单。因为在与省外烟厂调拨站签合同时,已经细化到一车货一张合同,所以可以凭合同直接生成采购订单。
7. 按采购定单生成单据:当执行合同时,业务部门按合同对应的采购订单在营销系统内生成入库通知单和营销系统发票。
8. 关联处理联,把事物发票与采购订单对应起来。同时,修改营销系统发票,使之与事物发票相符。
9. 发货:确定执行合同后,供应商向X公司发货。
10. 开发票:供应商向X公司发货的同时开出发票。
11. 验收入库:X联和实际到货情况进行验收入库。同时录入验收入库
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