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动态的办公室管理 办公室作为企业一个重要部门，办公室所承担的管理工作是 企业必须夯实的一项基础性工作，也是企业整体运作过程中 的重要环节。 传统的办公室管理工作主要承担着上传下达、办公物品 管理、档案管理、制度实施过程中的监督以及其它事务办理 等工作，虽然不是企业的核心工作，但工作内容千头万绪， 工作效果如何至关紧要。该文档为文档投稿赚钱网作品，版权所有，违责必纠 从维护企业运作的稳定性和规章制度的严肃性的角度 来看，“按章办事”是办公室工作的主要立足点，原则性极 强，必须不偏不倚地执行企业高层管理意图。基于办公室工 作的这一特点，办公室工作人员的工作方式一般表现为变通 性不强、灵活性不足，有时甚至会表现出静态化乃至是机械 化的特性。该文档为文档投稿赚钱网作品，版权所有，违责必纠 然而，随着企业管理水平的全面提高，办公室管理工作 的静态化特征已经越来越不能适应现代化企业发展的需要。 尤其是随着企业规模的不断扩大、各类事务的增多，企业在 发展初级阶段可以暂时将其忽略的很多问题，在这时都必须 顺次地被提上企业的工作日程上来，而在企业暂时还没有或 根本不准备增设新的部门的情况下，企业办公室就成了一个 缓冲地带，无形中会被注入很多新的职能，比如执行企业文 化、人力资源管理、成本核算等任务。为了适应企业发展阶 段性转变的需要，企业办公室必须慎重审视自己的新增职 能，并在具体的管理活动中逐步走出静态化管理的惯例，逐 步向动态化管理的方向转化。该文档为文档投稿赚钱网作品，版权所有，违责必纠 企业医院所实行的动态化管理模式，是一个涉及到医 疗、护理、行政、后勤、管理等多个部门的繁杂工程，相比 之下办公室工作的动态化管理要单纯一些，可简单地分为 “事后动态管理”和“事中动态管理”两类。该文档为文档投稿赚钱网作品，版权所有，违责必纠 所谓事后动态管理，可以理解为采用一定的方法或模 型，经常性地对以往的留存下来的资料记录进行梳理，找出 隐含在这些资料中的规律性的东西，并为以后更好的管理提 供一定的依据。例如在医院的会议管理上，现在采取的管理 方法是每周由各科室提出会议申请，然后做下记录，以此合 理的进行会议安排。这种管理手法如果仅仅是为了防止会议 安排上的冲突，显然达不到进行深度管理的目的一一各科室 所提出的会议申请十分必要，但所请外院专家时间上发生冲 突一一很显然，这种监管手法的本身就存在问题，因为计划 缺少相对合理性，致使我们不知道究竟要安排哪个会议比较 合适，无法进行精确控制，只能实行“半放任”式的模糊管 理。不仅仅是会议管理，包括用车管理、用餐管理等，都或 多或少地存在这样的问题。该文档为文档投稿赚钱网作品，版权所有，违责必纠 从动态管理的立场出发，对于任何一项经常性工作，办 公室必须进行这样的一项安排，即把近几个月来的工作排序 出来，根据医院的实际情况，对临床科室是否有益及国家、 企业的临时性重要会议等情况结合起来看，合理的安排参会 人员及会议地点。这样一来，有效地避免以往办公室管理工 作中过多专注于“合法性”而忽视其“合理性”的弊端。该文档为文档投稿赚钱网作品，版权所有，违责必纠 事后动态管理也对办公室工作人员的传统工作方法提 出了质疑。在日常工作中，办公室工作人员能够对各种物品 的发放进行详细的登记，只能说明他是一位合格的办公室工 作人员。要成为优秀的办公室工作人员，就要把日常的这些 零碎的片断式的资料和纪录，以一种系统的形式而不是流水 账的形式，呈报给企业高层管理者，从而为他们进行成本控 制和人力资源管理提供更有价值的信息资料。该文档为文档投稿赚钱网作品，版权所有，违责必纠 所谓事中动态管理，是指办公室在日常管理工作中，不 仅仅是机械地履行严格监督的职能，还应在事态发展的过程 当中，适时主动地介入到事件中去。该文档为文档投稿赚钱网作品，版权所有，违责必纠 比如在考勤制度的执行上，现在实行的是划卡机划卡的 做法，办公室只能适时修改单项数据，对每天、每星期的考 勤情况无法总览。只有等到满月之后，办公室才能从划卡机 中调出所有员工的考勤记录呈报给公司的财务部门，然后由 财务部门从工资单上对员工该扣的扣、该罚的罚。该文档为文档投稿赚钱网作品，版权所有，违责必纠 这种方法虽然能很好地促使员工严格遵守考勤纪律，但 同时也应看到，严格的考勤制度是为了保证井然有序的工作 秩序，只是手段，不是最终目的，但传统的静态式的考勤管 理方法，显然带有很强的“秋后算总账”的味道。该文档为文档投稿赚钱网作品，版权所有，违责必纠 从动态管理的角度来看，一旦员工考勤情况出现异常， 办公室就应该立即介入进来，主动告知该员工，提醒他在接 下来的考勤日内重视该问题。同时办公室还应适时分析情 况，可采用与之谈心等方式， 了解该员工近来是否过于疲惫， 或是心境不佳，甚至是有