干部的职责角色认知及作法培训课件.ppt

(一) 如何接受命令 攜帶隨身手冊 專注聆聽、目光集中 不要打斷上司的話 留意工作目的、方法及完成期限 詢問疑點後簡述重點 確定以了解命令的內容 (二) 如何執行命令 確定命令的目的 擬定最有效的執行方式 應付命令執行時所產生的不良影響 遭遇困難時應即時回報 追蹤執行進度與完成期限 檢討執行成果 (三) 如何表示意見 恭敬、率直而不謙卑 以立場，公正客觀的提出 簡潔扼要的敘述 分析利弊得失 旁徵博引、統計數據更具說服力 選擇適宜的時、地，再進行溝通 (四) 無法接受命令時 婉約、中肯而不失和氣 必須具備強有力的理由 後果無法承擔 屬於他人權屬範圍 要事在身時，說明實情，在等待指示 不隱含有情緒與利益因素 八研有效會議的準則 1.會議目的要清楚明確，議題三個最適宜。 2.與會人員要精選，四至十人最理想。 只要召集關鍵人物或有關人員開會即可，千萬不要邀請不相干的人與會，更不要以為讓不相干人旁聽是一種教育訓練方法。 3.會前有資料，以免空口講白話。 議題的先後排列順序 ◎需創意與動腦的議題排在前面◎重要性高的議題排在前面◎爭議性少的議題排在前面，需費時討論的排在後面◎可以保留幾個高興趣度的議題於後面，做為壓軸 標準會議流程1.主席做開場白2.會議議程3.專案執行的現況報告4.其他的議題或討論5.分配新的工作項目以做跟催6.討論行動項目7.訂定下次會議的議程8.週期性的會議評估 與討論 4.避免馬拉松會議，一小時為宜，二小時為極限，準時開始，準時結束。 5.每人發言時間控制在五分鐘之內，言簡意賅，掌握重點，不偏離主題。 你要怎麼說？◎針對問題：「我們真正的問題究竟是什麼？」◎澄清問題：「你是說，在下個月初可以供應這些物料？」◎控制進度：「現在已經是下午五點，我們目前進行到哪裡了？」◎重申重要：「讓我們再確認一下…」表示支持：「我認為這項建議很不錯…」◎換人發言：「好，謝謝您，王副理。那麼陳襄理，您認為呢？」 6.主席應帶動討論，激發創意，立場中立，化解衝突。 你不能不知道 ◎主席的工作 ◎協調會議前後的爭議點◎做出適合議程的決議 ◎提供相關的資訊給與會人員◎協助記錄員正確記錄討論內容◎參與討論◎確定會議記錄的分發 ◎必要時主宰一切 開會中，為避免扼殺創意詞句，請不要使用以下詞語：「這個行不通！」「以後你就曉得！」「以前曾經做過了！」「別開玩笑了！」 7.開放心胸傾聽，尊重別人不同的意見，分享自己的想法與感受。 開會的時候，要把會前準備的意見充分表達，不要在開會時，才思考問題。 8.會議務必達成決議，決議之事指派專人負責 提出行動計劃。　 當一場會議的結果是安排更多的會議時，這通常都顯示該場會議遭遇了難題。 9.會議紀錄要忠實和完整，三天內分發給每位與會者及相關人士。 10.追蹤會後各項決議的行動及結果。會議若花掉一個人25％的時間，則足以象徵管理者不富條理。 彼得?杜拉克 美國管理顧問與作家 九道如何讓生手變熟手？ 1.讓新進同仁適應新環境，是主管的重責大任。 基層主管告知訊息的最有力人士，他有責任確保員工在工作、個人與團隊之間得到平衡。告知過程能讓基層主管與部屬彼此了解並開始發展工作關係。新進人員不是機器的新零件，他是個獨特個體，他的存在可改變全體的重心。 2.新人報到，第一天的印象是永遠的印象。 第一天上班當然也是人生的一大轉折點。新人是企業的新血，企業未來的發展仰賴這些新人的全神投入，將來成為公司的中流砥柱。像迎接未來的企業經理一樣，第一天是關鍵所在。 造就人才先於製造產品；所謂事業，人是最重要的。  3.了解公司的遠景及價值觀，才能成為志同道合的夥伴。 新進同仁的個人抱負與遠景，倘若能夠與企業的目的與遠景相呼應，才能融合成為一個命運共同體，才能引爆出工作的熱忱，激發智慧的火花，為個人與企業締造輝煌前景。 完善而且持續的教育員工，員工會對你湧泉以報。 4.企業家庭新成員的角色與地位。 企業不分新舊，規模不論大小，新進同仁該扮演什麼角色、擔任什麼工作，都要詳細說明。訓練的代價，並不是指訓練員工時要花費多少，而是指不訓練員工時要虧多少。  5.職務職責詳述任務及責任。 利用工作說明書做為基本教材，當做新進員工的第一個訓練。工作說明書內容包括主要工作項目、績效評估方式、授權範圍等，可以看出該工作需要具備的知識和技能是什麼。 如果你將訓練視為一種過程，而非一種事件，