企业高效会议管理制度.pptx

成功会议的五种策略　　 如何做开场白 分配发言时间 如何掌握议事进度 如何达成决议—决策方式及类型 如何圆满结束会议 会议的领导艺术 主持人的倾听技巧 主持人的问话技巧 主持人的跟进技巧 对待会议中的难缠者;茫;管理者的10个角色; 我们公司的主管都不知道何时是开会的最好时机。 许多重要的会都安排在周五下午开，或硬要安排在事务特多的周一开。 许多主管对何时开会几乎都不征询员工的意见。这使得我们疲于奔命，甚至得延后或放弃参加其他会议。 有些“必须到会”的员工，因为已经跟重要客户或政府官员约好见面，根本不能出席，这使得讨论很难进行。 而到场的人往往有不是跟议题最有直接关系的人，所以准备也不充分或者根本来不及准备。 因此会议就常在毫无章法的状况下进行，甚至毫无意义地延长时间，即使有决议，质量也很低。 现在这家公司是我任职过的第四家公司，我的工资一家一家增加，职位一点一点上升，可是开会的情况却是家家相同，没有因换公司而有所改善。所以我敢说， 大多数的公司会议都是有问题的，甚至是错误的。 ;解决方案—建立会议规范 ;需要开会吗?;Why:会议的目的 What:讨论的话题 Who: 参加者 确认与否/事先准备 When: 日期及开始/结束时间 Where: 地点及设备 ; 1． 决定开会是否是一个最理想的办法2． 决定你希望从会议中得到的成果3． 制定数量化的目标4． 选择参加会议的人 5． 制定议程及选择日期时间和地点6． 要求参加者准备的资料7． 自己要准备什么资料8． 决定策略9． 预计由谁去跟进10．委任秘书;如何做开场白;100分钟的会议 谁往往是发言最多的人 100分钟应该怎样分配？ ;语言 你讲得非常好，那你对XX问题怎么看？ 你讲得非常好，旁边这位怎么看？ 请用5分钟时间说一下（一般会用多少分钟？ ） 非语言 手势 姿势 眼神 面部表情;极好争辩 跑题 顽固份子 过分健谈 询问你的观点 沉默不语;冲突的二维模型;处理冲突的大忌;如何避免团体会议讨论中的误区;用“足够多”的时间检视困难所在，并使与会者达成共??? 列举或图示各提案并开始讨论之 客观比较各提案的优劣，避免意气之争 估计各提案之获益率 评估有无采集更多参考资料的需要 征求反对意见 以中立角度检视正反意见 寻求与会者对各提案之认同 对提案做适当的修整与妥协 确认议事结果 组成或指定议案执行的监督单位 ;感覺與事實;感覺與事實演練;判 斷 問 題;头脑风暴法 德尔菲法 易地思考法 思路转换法;头脑风暴法;分类;无拘无束提意见，追求数量 将点子记在大家看得见的地方供大家参考/受启发 鼓励结合他人的想法提出新构想 与会者不分职位高低，平等议事 不允许在点子汇集阶段评价或反驳别人的意见。 在无拘无束、相互激荡的情况下 汇集的点子比一般方法多70%;特点：让专家以匿名群众的身份参与问题的解决，靠专门的工作小组进行协调，通过信函进行交流，避免面对面的讨论带来的消极影响 1，由工作小组明确问题内容，并设计一系列征询解决问题的调查表 2，将调查表寄给事先选定的专家，请他们提供解决问题的意见和思路，专家之间不沟通，相互保密 3，处理这一轮征询的意见，找出共同点和各种意见的统计分析情况 4，将统计结果反馈给专家，专家结合其他人的意见对自己的意见进行修改，说明理由 5，将修改过的意见进行综合处理后，再寄给专家， 如此反复几次，直到获得较为满意的答案 ;特点：让团队离开原来的工作环境，摆脱日常事物的干扰，到另一个地方去专门研究一些问题 参与决策的人员离开办公室，到一个新的环境中去讨论，容易摆脱工作环境中上下级界限及各类琐事的干扰，利于畅所欲言，活跃思想，提出高水平的构想，作出高水平的决策;就是有意识的变换常规的思维方法，从不同的角度、观点甚至完全相反的方向来探索新的方案，通常人们总是觉得例行做法就是唯一的合理方式，一旦换一个新的角度进行审视，就会有意想不到的发明或发现 这是突破旧的思维模式进行变革的决策方法; 权威决策 少数服从多数决策 共识决策 无异议决策 ;预留5-7分钟做总结 确定工作分配妥当 准时结束会议 ;会议记录;对会议记录的十大建议;6，会议记录内容包含： 讨论过程中所达成的各种共识（要不厌其烦地向与会者确认每个结论都无误） 有哪些证据支持次议案的通过，及反对意见如何 分派工作的详细情形及完成日期 7，会议结束后重新整理所记录的内容，尽可能维持在一页的长度。 8，会议记录应有组织地整理如下： 标题，会议目标，主席名字，缺席及出席人名单应列在会议记录起头处 使用列点或简短的一段文字，名数与会者重点 工作分派情形及完成日期记录无误 通过此决议的评估标准（如有必要） 9，会议记录者应与主席共同修正会议记录者错误部分 10，将此份会议