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打電話禮儀風範
電話禮儀之一
建立基本觀念
電話禮儀的特色是:只是完全靠聲音和言語與對方進行的溝通。同時﹐接、打
電話常常是人與人往來的第一關﹐印象優劣對個人及公司影響深遠。因此﹐我們必
須充分了解電話禮儀﹐運用說話技巧﹐并且發自內心、徹底實行﹐如此自然不難成
為接、打電話的應對高手。
在了解電話禮儀之前﹐應先建立三個基本觀念:
(1) 以客為尊
不管對方是什么身份的人﹐我們應一律平等對待。當然,面對刁鑽蠻橫、粗
鄙低俗或盛氣凌人的客戶﹐能夠心平氣和地去應對,絕不是件容易的事,但是,
只是謹守`以客為尊'的信念,就能以平和的心去應對。
(2) 將心比心
如果能站在對方的立場、了解對方的處境﹐就不容易受對方情緒的干擾。同時,
把自己設想成對方﹐想一想若是對方聽到自己回答的話﹐會有什么感受?有什么言
語及反應?對自己和公司有什么印象?如此﹐反復演練﹐不但可以應用到電話禮儀
上﹐更能應用在生活中。
(3) 判斷與應變
廣泛收集資訊、深入了解公司業務﹐可以增加自己的判斷力﹐也才能在電話溝
通中﹐適當地應變。就不至在臨時狀況發生時﹐無法應答﹐也無法做進一步的處理。
以上三種觀念絕非一朝一夕可以建立﹐必須長期培養﹐配合每一次狀況不斷琢
磨演練﹐日久就能`心口合一' ﹐應對得自然且確當。
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電話禮儀之二
三大禁忌、三大要領
接聽電話可以說是一種挑戰性很高的工作﹐第一次電話溝通對事情的成敗﹐可
能就具有關鍵性的影響﹐因此﹐我們在第一次就應該表現得體﹐總比日后補救來得
省力省心。
三大禁忌
(1) 久候
如果﹐碰到自己不能馬上回答的問題﹐應征求對方同意﹐先把電話挂斷﹐等
查清楚后﹐再與對方聯絡。如果﹐對方打的是限時、長途或行動電話﹐更不能讓對
方久候。
(2) 問話重復
當我們接到找旁人的電話時﹐應先問明對方身份;轉接時﹐應把來電者的身
份向下一位接聽者傳達﹐以免每位接聽人一再重復對方身份﹐造成對方不悅。當然﹐
最好是第一次就能轉接到最適當的部門或個人。
(3) 言談不得要領
無法問明對方來電目的﹐或自己無法傳達正確內容﹐都是失敗的接聽。
三大要領
(1) 兩響后再接
鈴響立刻拿起﹐會使對方感覺唐突;鈴聲響超過兩響﹐容易使對方感覺不耐。
(2) 說話要切合內容
運用5W(人、事、時、地、人、物) ﹐2H (為什么、如何) 掌握通話內容。
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(3) 記錄
通話內容立刻摘記;收線后﹐馬上整理、過濾﹐按5W 2H 記錄下來。或是
傳達、或進一步處理、或是列入檔案﹐都應簡潔明確﹐避免失誤。
電話禮儀之三
抱怨、急件的處理
假如我們對`抱怨'有正確的認識﹐同時有積極樂觀的想法﹐就不會在接到
抱怨電話時﹐與對方起爭執。
◇抱怨是必然會發生的。
◇有的抱怨反而更能發現問題。
◇抱怨并不是針對接聽電話的人而發﹐雖然對方情緒激動﹐卻是對事不對人﹐
一定有`抱怨'的充分理由。
◇抱怨的人最需要`吐怨氣',我們應該給對方傾吐的機會。
有了以上的心理準備,再配合下列處理要點,就能化戾氣為祥和。
◇平撫對方情緒。用體諒的心、和善平穩的言語﹐讓對方把事情原委說清楚﹐
對方就冷靜一半了。
◇請對方說出要求。把要點記下,再配合公司立場,針對每一項抱怨事項,一
一為他解答或處理。
◇不要輕易下承諾。如果不是自己能控管處理的事,應電話轉接有關部門,并
在轉接時,把抱怨者不滿的重點傳達清楚,不要自作主張、擅自處理,以免造成客
戶和公司的困擾。
急件的處理也是一樣,在自己職權範圍內當然可以立刻解決。如果是別的單位
的權責,就不該隨便承諾。同時,應盡量減短讓對方等候的時間,必要時可以說:
“對不起!請您留下電話,待會兒我再回您電話。"或說:“對不起!請您留下電
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話,我會請XX部門與您聯絡。"
電話禮儀之四
打電話的步驟
(1) 打電
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