公文知识与公文写作.docx

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第PAGE 页码页码页 / 共NUMPAGES 总页数总页数页 公文知识与公文写作 一、什么是公文 公文是公务文件的简称,所指的是机关办公时使用的各种 收发文件、电报、报表、会议文件、调查材料以及各种记录、登记表册等。 公文的定义: 定义一:公文是法定机关与组织按照特定的体式,经过一定处理程序制成的书面文字材料,作为传达意图、办理公务与记载工作活动的一种工具。 定义二:《中国共产党机关公文处理条例》中指出:党的机关公文是党的机关实施领导、处理业务的具有特定效力和规范各式的文书。 对这段定义的四点说明: (一)公文是各类机关与组织在其工作活动中普遍使用的一种工具。 “各类机关与组织”不仅包括各级政府机关及其各个部门,也包括党的机关以及各种团体、企业、事业单位在内。 (二)公文是一种记录和传递信息的书面文字。 各类载体和传递形式的文书,都是一种记录信息的书面文字,这是文书与其它信息记录的区别。除了书面文字外,还有用声音、图象等记录的材料,如照片、录音带、光盘等等,这些又叫声相记录。无论声相记录反映的内容是否属于公务活动,它们都不属于公务文书的范围,因为它们不具有公文的性质和特点。有时可能作为公文的附件。 (三)公文是按照特定的体式和一定的处理程序制成的书面材料。 公文同一般文章、作品、新闻报道等有所不同,它有规定的体式,并且要经过一定的处理程序。 (四)公文是党和国家机关具体领导与管理政务,机关与组织处理工作的一种工具。 通过公文制定发布政策、法令,传达贯彻方针政策,部署指导工作,交流工作情况与经验,记载工作活动情况等。二、公文的特点 (一)鲜明的政治性。内容必须具有明确的政治意图,这是公文最本质的特征。 (二)法定的权威性和效用。来源和出处上与其它文章、作品不同,不是谁都可以写的。必须是“法定的作者”,指的是依据法律的有关条例、章则、决定成立的,并且能以自己的名义行使法定的职能、权力和担负一定任务、义务的组织。(党的机关、企业、事业单位等都可依据自己的职能权限发文,都是法定的组织)用领导人名义作为文件的作者,也是代表所在机关的身份来发文的,是行使自己法定职权的一种表现。对每一份具体文件来说,都有它的特定效用,代表它的制发机关赋予它的作用。这种效用具有一定的时间性,但时间长短不等。 (三)严格的程式性。是指公文的撰写和办理具有一系列的原则、方法、程度和格式。公文一般具有标题、正文、签发机关等基本组成部分,每个部分又有各自的行文格式、写法和要求,任何机关部门不能自行其是,更不允许随意“创造”,自搞一套。 (四)语言的简明性。一是内容集中,力戒空话套话,避免不必要的旁征博引;二是造词用句精炼,概括力强,行文力求用较少的词语表达较多的思想内容。明快就是开门见山,直叙其事,一目了然;避免使用意义含蓄、模棱两可的词语,也不宜用文学作品中的比喻、夸张和双关等修辞方法。三、公文的作用 (一)制订政策与发布法规的作用 (二)管理与指导的作用 (三)联系公务的作用 (四)宣传教育的作用 (五)凭证与史料的作用四、公文的分类 (一)按性质和作用划分 1、指令性公文。内容要明确,格式要规范,行政约束力极强,下级必须严格贯彻执行。主要文种有:命令、指令、指令性的通知、通告等。 2、指示性公文。指导下级机关工作,阐明工作原则、方法和措施,是下级机关开展工作的依据。主要文种有:指示、批复、通知、函等。 3、呈请性公文。下级向上级机关汇报工作,反映情况,请求批准答复时使用的文件。主要有报告、请示等。 4、决策性公文。对于重大问题,重要事项作出决断性的结论和安排,下级机关受文后必须严格遵守和执行。主要有决定和决议。 5、公布性公文。向群众公布应当遵守的事项。布告、公告、通告。 6、记录性公文。会议纪要。 (二)按引文关系划分 1、下行公文。是指上级机关向下级所属机关发送的各种公文。如命令、指令、指示和批复等。 2、上行公文。下级机关向上级领导机关呈送的各类公文。如请示、工作报告和上行函等。 3、平行公文。同级机关或者不相隶属的机关之间来往的文件。如公函、通知等。 (三)从文件的来源划分 两大类:一类是由外机关发送到本机关的文件,叫收文。另一类是由本机关制成的文件,叫发文。(包括内部使用的文件,如工作计划、总结、规章制度等) (四)从文件的制发机关及其性质划分 三类:法规文件、行政文件、党的文件 (五)从文件的阅读范围和机密程度划分 三类:公布文件、机密文件、内部文件五、公文的格式 公文的格式,是指公文的各组成部分在文面上所占的位置,相互的关系及排列的规定。包括用纸规格、印刷格式、书面格式等。 书面格式,主要包括:文件头部分、正文部分和文件尾部分。 (一)文件头部分。位于公文首页上端,一般约占16开公文

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