编制目的为健全档案管理.docVIP

一、 編製目的：為健全檔案管理，促進檔案開放與應用，依「檔案法」、「機關檔案保存 年限及銷毀辦法」「檔案分類編案規範」及「機關共通性檔案保存年限基準」之規定，編訂 本表。 二、編製方式：本表係採檔案分類表及檔案保存年限區分表結合編製。 三、編製過程：本校依規定編訂各單位檔案分類及保存年限區分表，俟各單位提出研擬意見 後，由文書組彙整完成初稿，復請各業務單位表達意見後修正，經校長核准並陳報教育部層 轉檔案管理局核定後實施。 四、 適用範圍：本表適用經本校處理公務或因公務而產生之各類文件紀錄及其附件歸檔時 之分類及保存年限區分。 五、 分類層級：本表分類層級為類、綱、目3級，各層級分類標記以數字表示。 六、 使用方法： （一）檔案應分入專屬類目；如無專屬類目，應視性質歸入較適當之類目。 （二）涉及二類目以上之檔案，應分入最重要且適切之類目或主要事由所屬類目。 （三）同一案卷之檔案應分入同依類目。 （四）各組室承辦人員簽辦文稿時，應就案件內容依本表註記分類號及保存年限。 七、實施日期：本表自檔案管理局核定後擇日實施。 八、修正方式：本表依規定至少每十年應檢討一次，必要時，得視組織、業務或檔案保存年 限之更動情形，隨時修正之。 分類號 類目名稱 保存年限 備註 類 綱 目 01 校長暨秘書類 秘書室 00 綜合業務 01 內部規章 永久 02 他機關法令及釋疑 10 03 　　校務發展計畫 永久 04 　　校史 永久 05 校際締結 永久 06 　　校長交接 30 07 　　政策宣導 5 重大校訊 08 校務基金管理 永久 99 其他 3 01 議事業務 01 　　行政會議 永久 02 　　校務會議 永久 03 　　經費稽核會議 20 04 其他會議 10 99 　　其他 3 02 研考業務 01 監察案件 20 業務稽核 分類號 類目名稱 保存年限 備註 類 綱 目 02 視導與評鑑 15 03 重要專案計畫追蹤管制 10 04 例行性計畫追蹤管制 5 05 　　計畫預算執行考核 20 06 政風案件 15 99 其他 3 03 公共關係 公共關係組 01 新聞聯繫 5 新聞發佈、記者會 02 對外宣傳 5 對外聯繫、廣告宣傳 99 其他 3 04 校友服務 校友服務組 01 校友季刊 15 02 傑出校友 10 99 其他 3 02 教務類 教務處 00 綜合業務 01 內部規章 永久 02 他機關法令及釋疑 10 03 　　增設系所及招生名額 永久 04 專案補助計畫 20 05 　　教學評鑑 20 06 教務會議 20 07 研究所招生會議 20 08 大學部招生會議 20 09 最佳專題獎 10 各系評選意見核備及頒 10 　　校務基本資料庫系統 5 99 其他 3 01 註冊 註冊組 01 　　學籍管理 永久 含新生名冊、學生學 籍、畢業名冊及異動名 冊等 02 　　退學 20 03 　　轉系 20 04 　　外國學生申請 20 05 　　校際選課 10 分類號 類目名稱 保存年限 備註 類 綱 目 06 招生業務 20 07 　　學雜費收費標準 20 08 　　統計報表 10 09 　　身心障礙入學 20 10 　　行事曆 10 99 其他 3 02 課務 課務組 01 　　課程管理 20 02 　　課程委員會 20 03 　　一般會議 5 04 　　課務處理 10 05 　　調查資料填報 5 99 其他 3 03 出版 出版組 01 　　出版品管理 5 本校重要出版品應永久 保存1份 99 　　其他 3 04 推廣 推廣組 01 在職班業務 10 99 其他 3 05 視聽教學 視聽教學組 01 　　博覽會展演 5 02 　　一般視聽教務宣導 3 03 　　資料表報 5 99 其他 3 06 研教 研教組 01 學籍管理 永久 含新生名冊、學生學籍 及異動名冊等 02 研究所招生業務 20 含外籍生申請 03 　　研究所招生訴願 10 04 　　一般會議 5 05 　　跨系所學程 20 06 　　學位名稱 永久 碩、博士學位名冊 分類號 類目名稱 保存年限 備註 類 綱 目 07 　　校際選課 5 08 　　雙聯學制 30 09 　　退學 20 10 　　保留學籍 20 11 論文典藏 10 99 其他 3 03 學務類 學務處 00 綜合業務 01 內部規章 永久 02 他機關法令及釋疑 10 03 　　學生事務會議 20 99 其他 3 01 生活輔導 生活輔導組 01 　　學生申訴評議會議 20 02 　　學生座談 5 03 　　學雜費減免 10 04 　　僑生及外籍生管理 10 輔導及相關證件辦理 05 　　操行成績及獎懲 20 06 　　新生入學指導 10 07 　　賃居生輔訪 5 08 　　學生宿舍管理