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* * * * * * * * * * * * * 文件管理 文件登记 文件归档 档案管理 档案录入 档案查询 原文管理 批量修改 报表打印 档案录入注意事项 一、文件题名：是表达文件的中心内容、形式特征的名称。 1、没有题名或者不能揭示内容时，应该依据其内容拟写题名，不应死板的照搬文章标题。要能做到看到题名能大概了解其主要内容。自拟题名放在在原题名后面并加[ ]，比如某份文件的题名是：紧急通知，我们应该根据文件的内容自拟一个题名：紧急通知[关于加强公共场所消毒预防非典的紧急通知] 档案录入注意事项 2、 涉及人事、干部任免，工资、级别变动人员的。要在原题名后面录入涉及本单位的相关人员，加“（）”。目的是为了提高档案 检索的准确率。 3、题名中的简称一律写成全称或者规范性简称。如：玉溪地区行政公署商业局，简称玉溪行署商业局，不能再用玉溪地区商业局等简称。 档案录入注意事项 4、题名中涉及到的方块数字一般换成阿拉伯数字。比如二00一，一律录成2001。便于查询时候的统一。专用名词就不必，比如：“十一五”规划。 档案录入注意事项 二、责任者。责任者有多个时，责任者之间以“;”相隔。三个以上责任者的，著录前面的两个，加“等”。各人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录职务、职称，并加“（）”。机关团体责任者必须著录全称或不发生误解的通用简称。简称一旦确定，就必须前后统一，如：玉溪地区行政公署商业局，简称玉溪行署商业局，不能再用玉溪地区商业局等简称。 档案录入注意事项 三、文件形成时间：一般公私文书、信札为发文时间。决议、决定、命令、法令、规程、规范、标准、条例等法规性文件为通过或发布时间。条约、合同、协议为签署时间。时间项一律用8位阿拉伯数字表示，第1-4位表示年，第5-6位表示月，第7-8位表示日。如：表示1981年8月24日。由于文件时间不完整或部分时间字迹不清，月日缺少，不清楚的部分以“0”补齐8位。 档案录入注意事项 四、文件编号：文件编号为文件制发过程中由制发机关机关、团体或个人赋予文件的顺序号。文件编号一般照原文著录。有多个文件编号的，著录主办机关的文件编号。文件编号的括号原文可能采用各种符号，如：玉政办发（1993）9号，著录为玉政办发[1993]19号，玉发（50）10号，著录为玉发[1950]10号，50玉农字第二十号，著录为玉农字[1950]20号。 档案录入注意事项 五、附件：附件指文件正文后的附加材料，文件题名已反映附件内容时，可以用“附件”代替附件题名。有多个附件时，应逐一著录各附件题名。附件过多，自拟压缩附件题名。（可以放在备注里面）。 档案录入注意事项 六、密级：密级是文件保密程度的等级，按GB/T7156-1987《文献保密等级代码》将文献保密等级划分为六个等级：绝密、机密、秘密、内部、国内、公开。密集一般按文件形成时所定密级著录，对已升、降、解密的文件，应著录新的密级，公开级、国内级可不著录。 档案录入注意事项 七、主题词：主题词可不用著录。 八、保管期限：著录案卷上的保管期限。 文件编号、文件题名、责任者、文件形称时间、全宗号、目录号、案卷号、页号、密级、保管期限为必录项目 档案录入注意事项 九、其他注意事项。 1、简化方法整理中的页数为所有的有效页面。归档了的文件，所有又字的页面必须记页。 2、本单位的目录号如果带有字母的，统一用大写字母。比如目录号为：b1的统一为B1 3、录入中涉及的各种符号，如“；”、“* ”、“#”在录入时，一律用“半角”录入。 系统维护与数据备份 一、系统维护 1、软件安装：尽可能不安装在系统盘下。 2、全宗管理设置：全宗名称使用全称或规范化简称；原文存放于非系统盘。 3、辅助字典：在相应的字典类目下分层设置对应的内容。 系统维护与数据备份 4、档号格式：依据单位档案分类方案设置。档号规范： 传统方法的档号： 全宗号（3位）-目录号（2位）-案卷号（3位）-页号（4位） 简化方法的档号： 全宗号（3位）-归档年度（4位）-机构问题（一般10位）-保管期限（2位）-件号（3位） 系统维护与数据备份 5、用户界面设置 信息门类结构定义：需录入的字段须先在对应的档案门类中进行结构和属性的定义 录入界面设置：通过插入文字标题和文本框（下拉框、复选框）添加新增的录入字段； 选择需调整的字段拖放到合适的位置改善录入截面。 系统维护与数据备份 二、数据管理 1、数据导入与导出：选择对象进行对应操作即可。 （对数据进行导入前，做好数据的备份，便于数据重复导入或者导入出问题后的恢复） 《Word、WPS、Excel文档目录导入档案管理系统的方法》参阅/newsshow.asp?NewsId=37 下载地址：/works.asp，点击