Office2007企业商务技能之Word 教程.pdf

Office 2007 应用 Word ** /msoffice2011 ** 制作文档自动目录 Word 提供了根据文档内容自动生成目录的方法，当改变文档结构时，可更新目录，确保目录无误， 完成此项操作关键在于设置文档结构，即将各章节标题分别设置为标题 1 （1 级）；标题2 （2 级）； 标题3 （2 级）……，Word 大纲视图提供了文档结构调整所需的工具。如下图： 文档结构设置完成，可在文档最前插入一页（Ctrl+Enter ），通过功能区- 引用 / 目录/ 自动目录 插 入目录 插入的自动目录可以随文档结构变化，功能键F9 可快速更新目录 制作类似书籍的奇偶页眉 1、设置文档奇偶页眉 概念：奇偶页不同就是说，奇数页的页眉（页脚）和偶数页的页眉（页脚）是不同的。例如：奇数 页的页眉左对齐，偶数页的页眉右对齐。 操作方法：设计选项 “奇偶页不同”打勾 2、设置类似书籍的奇偶页眉 概念：书籍内容一般由若干章节组成，页眉也应该反映第一章、第二章、第三章……，如果我们直 接修改页眉内容，其他页眉也会发生相同的变化，这是因为Word “节”控制着页面属性的缘故。 Word “节”大于Word “页”，默认情况下一个Word 文档只有一个“节”，所有页面在一个“节” 的控制下，保持相同的页面特性。所以插入新的“节”可以使我们得到更多的页面特性。制作出如 下图效果： 操作方法： 1、编辑文档时在各章内容结尾处插入“分节符” 页面布局页面设置 “分节符” “下一节” 2、分别取消第2 节奇数页和偶数页的“链接到前一条页眉”属性后，修改页眉内容 关于“节”的更多概念，请通过功能键F1 参与OFFICE 帮助 添加页面页码 可以点击“功能区-插入/ 页面和页脚/ 页码”下的（页面顶端、页面底端、页边距、当前位置）按钮 为指定位置插入页码； 可以点击“功能区-插入/页面和页脚/页码”下的（设置页码格式）按钮设置页码格式。 如上图，文档第二节与第一节断开连接，文档第一节为封面和目录，第二节第一页开始设置页码， 编号格式为1,2,3，……，起始页码为1 在Word 文档中添加图片题注 如果 Word 文档中需要插入大量图片，为了能更好的管理这些图片，可以为图片添加题注。添加了 题注的图片会获得一个编号，并且在删除或添加图片时，所有的图片编号会自动改变，以保持编号 的连续性。 为图片添加题注的方法：功能区- 引用/ 题注/ 插入题注 题注标签A 为图片添加题注 题注格式：题注标签+题注编号+题注描述 （题注右边输入图片的描述内容） 邮件合并 邮件合并与邮件并无直接关系，它是将数据库（EXCEL,ACCESS,SQL 等）的数据导入到WORD 文档的 指定位置并批量生成文档的功能。即文档的外观由WORD 排版确定，文档的合并数据来自于数据库 文件。 例一：批量制作邀请函，邀请函的客户名称来自EXCEL 文档（D:\客户表.xlsx） 如下：文档（邀请函）的外观 邀请函 尊敬的 ［ＸＸＸ］： 我公司定于 2010-10-21 在无锡木棉花大酒店举办 Office 2010 培训会议，欢迎贵单位派人 参加。会议的详细内容及安排如下…… 如下：文档（邀请函）的合并数据来自数据库 D:\客户表.xlsx客户工作表 如下：邀请函制作结果 尊敬的 陈玉美 ： 我公司定于 2010-10-21 在无锡木棉花大酒店………… 尊敬的 胡继尧 ： 我公司定于 2010-10-21 在无锡木棉花大酒店………… 操作步骤： 1、运行 Word2007 制作 “邀请函”文档 2、确定合并文档的类型；功能区-邮件/ 开始邮件合并 / 选中-普通 Word 文档 3、将外部数据连接到 Word 文档；功能区-邮件 / 选择收件人 / 使用现有列表 / 选择 D:\客户 表.xlsx -打开 / 选中“客户$”-打开 4、插入合并域到 Word 文档指定位置；功能区-邮件/ 编写和插入域 / 插入合并域 / 联系人姓名 5、合并新文档；功能区-邮件/ 完成 / 完成并合并 / 编辑单个文档 / 合并全部记录 例二：批量制作信封，信封数据来自EXCEL 文档（D:\客户表.xlsx 客户工作表） 如下：文档（信封 ）的外观 操作步骤： 1、运行 Word2007