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公司
工程档案管理实施细则
第一章 总则
第一条 为规范股份公司工程档案的归档及管理工作,根据国家档案局《国家重大建设项目文件归档与档案整理规范》(DA/T28-2002)、北京市建设委员会、北京市规划委员会联合发布《建筑工程资料管理规程》(DBJ01-51-2003)、《市政基础设施工程资料管理规程》(DBJ01-71-2003)及《 公司档案管理办法》,结合股份公司实际,制定本细则。
第二条 本细则适用于股份公司各单位。托管企业执行本办法,参股企业按投资管理关系实行管理。
第二章 管理职责
第三条 股份公司总经理办公室统一管理股份公司的工程档案,并对下属各单位工程档案归档情况进行指导与检查。
第四条 二层级单位综合办公室负责所属各项目工程竣工档案的收集、整理、立卷与移交工作,并与工程管理部门、三层级单位有关部门配合,随时对工程资料制作情况进行指导、监督与检查。
第五条 竣工档案预验收作为竣工备案的重要环节之一,各单位必须高度重视。竣工备案前,二层级单位要组织施工单位、监理单位对竣工档案完成情况进行检查,保证预验收工作的顺利进行。
第三章 归档要求
第六条 股份公司各单位所有开发建设项目(包括改扩建工程),均由二层级单位负责项目工程档案的收集、整理、立卷、归档工作,并按要求向股份公司档案室移交一套齐全、完整的工程竣工档案。
第七条 各单位与监理单位、施工单位在签订监理合同、施工合同时,应对监理文件、施工文件的编制和移交期限做出明确规定。
第八条 二层级单位在工程施工期间应定期抽查工程资料的情况。工程竣工前,二层级单位应组织、督促监理单位、施工单位检查工程技术资料的质量,不符合要求的,应限期整改,直至达到要求。
第九条 所有工程竣工档案均应在预验收前完成分部验收与资料汇总工作,其中规程中D 表5、D 表6要全部完成,所有工程档案要按规定整理、组卷;在取得预验收合格证和竣工备案表六个月内,所有竣工档案要按规定完成移交工作。
第十条 工程竣工档案须移交股份公司档案室一套,移交物业管理单位一套。对城建档案馆要求归档的项目需加做一套,并向其移交。
第十一条 工程竣工档案必须真实地反映工程建设过程及竣工后的实际情况,文件材料必须完整、准确、齐全,签字盖章手续齐全,文件字迹清楚。
第十二条 工程竣工档案要使用原件,因各种原因不能使用原件的,应在复印件上加盖原件存放单位的公章,注明原件存放处,并有经办人签字及时间。
第十三条 施工图的变更、洽商返图应符合技术要求。使用施工蓝
图改绘竣工图的,必须使用反差明显的蓝图,竣工图图面整洁。
第十四条 工程资料的照片(含底片)及声像档案,应图像清晰,声音清楚,文字说明或内容准确。
第四章 归档范围
第十五条 工程档案归档范围见《北京市建筑工程资料管理规程》(DBJ01-51-2003P17-33页工程资料分类表(见附件)。
第五章 组卷要求
第十六条 组卷的基本原则
(一)建设项目应按单位工程组卷。
(二) 工程资料应按照不同的收集、整理单位及资料类别,按基建文件、监理文件、施工文件和竣工图分别进行组卷。
(三 卷内资料排列顺序应依据卷内资料构成而定,一般顺序为封面、目录、资料部分、备考表和封底。
(四)案卷不宜过厚,一般不超过40mm 。
第十七条 组卷的具体要求
(一)基建文件可根据类别和数量的多少组成一卷或多卷,如工程证照(立项文件)卷、建设用地征地拆迁文件卷、勘察测绘设计文件卷、工程招投标及承包合同文件卷、工程开工文件卷、商务文件卷、工程验
收及备案文件卷等。同一类基建文件还可根据数量多少组成一卷或多卷。
基建文件组卷的具体内容和顺序见《北京市建筑工程资料管理规程》中的资料分类表(规程P17----20页A 类)。
(二)监理文件可根据资料类别和数量的多少组成一卷或多卷(规程20----21页B 类)。
(三)施工文件组卷应按照专业、系统划分,每一专业、系统再按照资料类别顺序排列,并根据资料数量多少组成一卷或多卷。对于专业化程度高、施工工艺复杂,通常由专业分包施工的子分部(分项)工程应分别单独组卷,并根据资料数量的多少组成一卷或多卷。
施工文件具体组卷内容与顺序见规程附录C (规程P152-173页)
(四)竣工图应按专业进行组卷,每一专业可根据图纸数量多少组成一卷或多卷。
(五)文字材料和图纸材料原则上不能混装在一个装具内,如文字材料较少,需放在一个装具内,文字材料和图纸材料必须混合装订时,其中文字材料排前,图纸材料排后。
第十八条 案卷页号的编写:编写页号应以独立卷为单位。在案卷内资料排列顺序确定后,均以有书写内容的页面编写页号。每卷从阿拉伯数字1开始,用打号机或钢笔依次逐张连续标注页号,采用黑色、兰色油墨或墨水。案卷封面、卷内目录和卷内备考表不编写页号。单面书写文字材料页号编写在右下角,
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