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  • 2020-08-05 发布
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    XX 单位档案管理制度 为进一步加强我院档案管理工作,提高学院档案管理水平,充分发挥档案 作用,根据《中华人民共和国档案法》、《湖北省档案管理条例》和《高等学 校档案管理办法》,制订本制度。 一、档案管理人员岗位职责 (一)档案管理人员应认真学习贯彻执行《档案法》,忠于职守,爱岗敬 业,遵守纪律,具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。 (二)严格执行公文处理和档案工作各项规章制度,及时做好档案的收集、 整理工作,把好质量关,不断提高管理水平。 (三)积极做好档案的提供利用工作,编制好档案检索工具,主动配合各 部门工作,为学院各项工作服务,并做好对外服务工作。 (四)做好档案的日常管理和保护工作,定期检查档案并做好检查记录, 发现问题及时向分管领导汇报,采取切实有效措施,以确保档案安全。 (五)负责起草本单位的档案管理制度,督促贯彻执行。 (六)档案管理人员调离工作岗位时,应积极主动地搞好移交准备工作; 在办公室负责人的监督下完成交接工作后,方可离岗。 二、档案归档制度 (一)归档范围 凡当年工作活动中形成的、具有保存价值的各种门类、载体的文件材料, 均属归档范围,由各办公室立卷,院行政办统一保管。 (二)归档时间 凡属归档范围的文件材料,各办公室应及时移交至档案室或归口部门,做 好移交手续。 (三)归档要求 1、 各部门必须按照立卷归档的范围,对纸质档案材料和电子档案材料同 步归档。将应归档的文件材料收集齐全、完整,及时移交档案室,任何部门和 个人不得私自占有和擅自处理。 文件材料的归档范围是:党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、仪 器设备类、出版物类、财会类等。 2、 凡归档的文件材料,必须做到齐全完整、纸质优良、字体工整、图表 清晰、数据准确、责任者明确,使用标准的书写工具。电子文件的归档要求按 照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管 理规范》( GB/T 18894-2002 )执行。 3、 归档的文件材料,应保持其历史联系,正确区分保存价值,科学地分 类立卷和编目,排列有序。 4、 案卷标题应简明确切,注明保管期限,便于保管利用。 5、 装订卷宗要拆除卷内金属物,注意不同种类档案的装订要求。装订要 结实、整齐、美观。 6、 移交案卷时必须编制移交目录,交接双方根据移交目录清点核对并履 行签字手续。 (三)文件材料归档范围 第一条 为便于学院各办公室正确界定文件材料归档范围,准确划分档 案保管期限,使所保存的档案既能反映学院主要职能活动情况,维护其历史面 貌,又便于保管和利用,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国 档案法实施办法》,《普通高等学院档案管理办法》制定本规定。 第二条 本规定中的文件材料是指学院在其工作活动过程中形成的各种门 类和载体的历史记录。 第三条 文件材料归档范围是: 反映本学院主要职能活动和基本历史面貌的,对本学院工作、建设和历史 研究具有利用价值的文件材料; 本学院需要贯彻执行的上级部门的文件材料 其他对本学院工作具有查考价值的文件材料。 第四条 文件材料不归档范围是: 上级学院的文件材料中,普发性不需本学院办理的文件材料,任免、奖惩 非本学院工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等; 本学院文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件, 一般性文件的历次修改稿、各次院对稿,无特殊保存价值的信封,不需办理的 一般性人民来信、电话记录,学院内部互相抄送的文件材料,本学院负责人兼 任外单位职务形成的与本学院无关的文件材料,有关工作参考的文件材料; 同级学院的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件 材料; 下属单位的文件材料中,供参阅的简报、情况反映,抄报或越级抄报的文 件材料。 第五条 凡属学院归档范围的文件材料,必须按规定向学院对口办公室移 交,实行集中统一管理,任何个人不得据为己有或拒绝归档。 第六条 学院文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为 10 年、5 年、3年。 第七条 永久保管的文书档案主要包括: 本学院制定的政策性文件材料; 本学院召开的重要会议、举办重大活动中形成的主要文件材料; 本学院职能活动中形成的重要业务文件材料; 本学院关于重要问题的请示与上级部门的批复、批示,重要的报告、总结、 综合统计报表等; 本学院机构演变、人事任免等文件材料; 上级部门制发的属于本学院主管业务的重要文件材料; 同级学院、下级部门关于重要业务问题的来函、请示与本学院的复函、批 复等文件材料。 第八条 定期保管的文书档案主要包括: 学院职能活动中形成的一般性业务文件材料; 学院召开会议、举办活动中形成的一般性文件材料; 本学院人事管理工作形成的一般性文件材料; 本学院一般性事务管理文件材料; 本学院关于一般

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