如何用Word窗体实现文档套打教程.pdf

如何用Word窗体实现文档套打教程 如何用Word窗体实现文档套打教程 如如何何用用WWoorrdd窗窗体体实实现现文文档档套套打打教教程程 • 在实际工作中，经常会遇到这种情况：需要处理的文件主要内容基本 相同，只是具体数据有变化。比如学生的录取通知书、成绩报告单、 获奖证书等等。如果是一份一份编辑打印，虽然每份文件只需修改个 别数据，那也够麻烦的。当然也可以留出空儿来，打印完成后用手工 填写，那就更显得水平太低了。 • 　　有没有什么办法来减少重复工作，提高效率呢？答案是肯定的， 你可以使用Word提供的邮件合并功能。别着急，邮件合并功能并不 是一定要你发邮件，它的意思是先建立两个文档：一个包括所有文件 共有内容的主文档和一个包括变化信息的数据源。然后使用邮件合并 功能在主文档中插入变化的信息。合成后的文件你可以保存为 Word 文档，可以打印出来，当然也可以以邮件形式发出去。真有这么神奇 吗？接下来我就以打印齐鲁大学2003年录取通知书为例，看一下 Word XP中邮件合并功能是如何使用的。 sodu小说网 www.sodu.cc srq 　　 在“选择收件人”窗口中选中“键入新列表”前的复选框，然 • 3. 后点击“创建”按钮编辑数据源。在弹出的“新建地址列表”窗口 中，点击“自定义”按钮，为数据源创建合适的项目。因为一份录取 通知书中需要变化的内容一般包括姓名、系或专业的名称、报到日期 等，所以在“自定义地址列表”窗口中可以通过使用“添加”和“删 除”按钮将数据源的项目改成 “姓名”、“系”、“专业”、“日期” 这四个适合要求的域名，如图 所示。确定后返回前一窗口，输入被 2 录取的学生的信息，如图 所示。输入完毕后，保存并关闭数据源， 3 然后单击“下一步”，进入主文档的编辑。 • 　　其实，避免发生引号变形并不困难，如果习惯在 Word中写作的 话，可以在文档写好保存之后，“另存为”一个文本文件，然后用 “记事本”或“写字板”打开这个文本文件，再进行“复制”，最后 “粘贴”到FoxMail之类的软件中，中文引号就不会再成 “变形金刚” 了。 　　 在第四步“撰写信函”中，在 的编辑区输入各份通知书 • 4. Word 共有的内容，在需要输入姓名、系名称、专业名称和报到日期处，就 通过点击“其他项目”按钮，激活“插入合并域”窗口，并选择其中 合适的项目，点击“插入”按钮，将其插入文档，如图 所示。和其 4 他的文字编辑一样，你可以随意设置修改段落格式、字体、字号等等。 • 　　其实，我们完全可以把在外面的那一行请到表格里面来，这样它 就可以显示在每页了。有人可能马上要提反对意见：我并不想让它也 带表格线呀！莫急，我们有办法让它既在表格里，又不穿表格衣。具 体做法如下： 文件编辑完后，单击“下一步”进入第五步“预览信 5. 函”。这时我们发现录取通知书中的变化部分已经被数据源中输入的 数据取代，如图 所示。你可以使用“预览信函”窗口中的前进、后 5 退按钮查看不同同学的通知书，如果发现问题的话，还可以重新修改 数据源。 NLP zao • 　先在表格上方加一个空行，并把整行合并为一个单元格，然后把 “××单位年终奖金分配表”这一行内容移入该单元格，并把该单元格 设为标题行。 • 　　如果Word界面上没有表格工具栏，可通过“视图→工具栏”，点选 “表格和边框”使之出现。接着在表格工具栏中点一下那个橡皮，然后 用它把表格第一行的三条边（顶边、左边和右边）描一遍。好了，大功 告成！ • 　　虽然此时在屏幕上还能看到表格线，但打印时绝对不会再出现了。 试想，如果连屏幕上起提示作用的表格线都没有了，那