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使用说明
一、目的
规范对外文件的编写、排版、打印、审批发布工作。
二、范围
1、适用于所有向业主发布的通知、温馨提示等文件。
2、内外联系用的报告、请示、公函等文件可参照使用。
三、职责
1、事务管理人员负责文件的草拟。
2、资料员负责编写文号、排版、润色、打印、存档。
3、部门负责人负责文件的审批签字并确定有效期限。
4、保安队长负责按指定的位置组织张贴。
5、清洁班长负责组织文件在有效期限后的回收。
四、规范内容
1、对外发文必须统一使用公司信笺纸打印并编号存档一份。
2、通知的文本结构一般由文号、标题、正文、附件、单位落款、发文日期、印章、主题词、悬挂时间、拟稿人、审批人组成。
3、标题应能准确概括文件的主要内容,采用2号加粗黑体,居中放置。
4、文号按临时文件规定编号,即部门代码-顺序号/年份;年份标全称(2007不能写成07);小4号宋体字,放在标题右上方。
5、正文用四号宋体,合理划分段落、正确使用标点符号,每段开头空两个字,层次序号采用“一、二、三……”,行距以1.5~2倍为宜。
6、有附件的,应在正文之下空一行,置于落款的左上侧,空两格注明“附件:XXXX”字样;要写附件的全称;字体与正文相同。
7、单位落款放在正文的右下角,字体与正文相同。
8、发文日期须大写(如“二○○七年九月十日”),字体与正文相同,零写为“○”(调出“符号栏”,输入落款中日期“○”)。
9、落款处必须加盖红色公章,不得用复印章。公章上不压正文,下压日期,“骑年盖月”。
10、文尾顶格标明主题词,使用四号加粗宋体字,下加分隔线。
11、分隔线下方为审批栏,用小四号宋体,内容包括悬挂时间、拟稿人、审批人三项。部门负责人须仔细审阅发文的内容和排版格式,确认无误后签字发布。
12、行文应使用书面语言,条理清楚,层次分明,文件整体清晰美观。
13、称呼行一律使用“尊敬的业主/住户:”,后面不使用“您们好”或“您好”字样;对于提示性的语言建议采用“在此服务处特别提醒您”,结尾空一行标明“感谢您对服务处工作的支持与配合!”,节日可增加祝贺性的语言。
14、需特别突出显示的关键字眼,采用小三加粗宋体。
五、格式图示(见下页)
温馨提示
主题词:文明公德
此通知悬挂时间: 拟稿: 审批:
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标题:二号加粗黑体,居中正文:四号宋体序号使用阿拉伯数字
标题:二号加粗黑体,居中
正文:四号宋体
序号使用阿拉伯数字
小四号宋体,偏右
尊敬的业主/住户:
为营造优美、舒适、安全的生活环境,在此服务处特别提醒您:
请勿高空抛物。
请及时把生活垃圾放进垃圾桶内。
请照顾好小孩、宠物,不要在电梯及楼道内随地大小便。
请随手关好电子对讲门。
外出时,请关好门窗、煤气、水龙头及电源。
感谢您对服务处工作的支持与配合!
附件:《×××》
若有附件,应在正文之下、单位落款的左上侧,字体与正文相同
若有附件,应在正文之下、单位落款的左上侧,字体与正文相同
服务处
二○一一年××月××日
小四号宋体四号加粗宋体注意:日期中用标准零(○)
小四号宋体
四号加粗宋体
注意:日期中用标准零(○)
印章上不压正文,下压日期,“骑年盖月”
温馨提示
主题词:高空抛物
此通知悬挂时间: 拟稿: 审批:
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尊敬的业主/住户:
近期,服务处在日常巡视中发现个别住户有向楼下丢垃圾、杂物等高空抛物现象。为了共同维护小区的环境卫生和保护人身安全,请大家遵守社会公德,教育家中的孩子和保姆养成良好的生活习惯,切勿高空抛物,并互相监督,共同建设美好家园。
感谢您对服务处工作的支持与配合!
XXX服务处
二○一一年××月××日
温馨提示
主题词:垃圾放置
此通知悬挂时间: 拟稿: 审批:
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