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教育訓練講義 系統名稱：公文管理系統 課程名稱：系統管理作業－研考相關 課程對象：系統管理人員 課程內容： TOC \h \z \t "建議標題2,1,建議標題3,2" 一、 基本觀念 2 (一) 代碼觀念 2 (二) 天數計算影響的作業 2 二、 系統維護作業 3 (一) EDM010公文機密等級代碼維護作業 3 (二) EDM020公文速別代碼維護作業 6 (三) EDM030公文性質代碼維護作業 9 (四) ODM310業務類別代碼維護作業 12 (五) EDM050公文文別代碼維護作業 15 (六) EDM070片語明細維護作業 18 (七) ODM020行事曆資料維護作業 20 (八) ODM060非預期假日維護作業 22 (九) ODT070公文限辦日期調整作業 24 (十) ODT110公文提號作業 25 基本觀念 代碼觀念 本系統下拉選項多數使用代碼觀念設置。 一方面使用代碼便於維護；一方面也易於參照規定的標準代碼。未來即使標準代碼有所更動或增減，也能輕易轉換成現行標準。 容易轉檔。 天數計算影響的作業 系統程式中有牽涉辦理天數，包含限辦日期、工作天數、使用日數等，會使用本系統行事曆進行天數計算。 天數計算區分工作天及日曆天算法。 系統維護作業 EDM010公文機密等級代碼維護作業 使用時機：行政院調整或新增公文機密等級時，以此界面進行調整或新增機密代碼。 畫面說明： 機密代碼：為系統設定目前行政院版標準之機密文件代碼。 機密名稱：對應上述機密代碼之機密名稱。 內部代碼：內部轉換用舊代碼。(目前與(1)相同) 內部名稱：內轉換用舊代碼對應之舊名稱。(目前與(2)相同) 預設代碼：公文建立時，若未特別指定，則機密代碼預設為本代碼。 預設的應用限制：公文建立時，若設為本機密代碼時，預設之應用限制條件。 新增代碼： 直接於畫面上輸入新代碼及其內容值。 按下畫面上「儲存」鍵即可完成。 開啟代碼內容進行設定： 輸入機密代碼，如01，再按下「開啟」鍵。 如不知機密代碼，則請按下「查詢」鍵，進入查詢子視窗(如下圖) 點一下畫面上的欲修改之機密代碼(含底線)，將該代碼帶回主畫面開啟。 修改完成，按下「儲存」即可。 刪除代碼： 比照4.的方法開啟欲刪除的機密代碼。 於畫面上按下「刪除」鍵即可完成。 EDM020公文速別代碼維護作業 使用時機：行政院調整或新增公文速別等級時，以此界面進行調整或新增速別代碼。 畫面說明： 速別代碼：為系統設定目前行政院版標準之速別文件代碼。 速別名稱：對應上述速別代碼之速別名稱。 內部代碼：內部轉換用舊代碼。(目前與(1)相同) 內部名稱：內轉換用舊代碼對應之舊名稱。(目前與(2)相同) 新增代碼： 直接於畫面上輸入新代碼及其內容值。 按下畫面上「儲存」鍵即可完成。 開啟代碼內容進行設定： 輸入速別代碼，如01，再按下「開啟」鍵。 如不知速別代碼，則請按下「查詢」鍵，進入查詢子視窗(如下圖) 點一下畫面上的欲修改之速別代碼(含底線)，將該代碼帶回主畫面開啟。 修改完成，按下「儲存」即可。 刪除代碼： 比照4.的方法開啟欲刪除的速別代碼。 於畫面上按下「刪除」鍵即可完成。 EDM030公文性質代碼維護作業 使用時機：行政院或機關欲調整或新增公文性質代碼時，以此界面進行調整或新增性質代碼。 畫面說明： 公文性質代碼代碼：為系統設定目前行政院版標準之公文性質代碼。 公文性質名稱：對應上述公文性質代碼之公文性質名稱。 管制方式：選擇列於本性質下之公文以文為單位或以案為單位來進行管制。 限辦日期：依辦理天數計算後，限辦日期可否再以人工調整。 備註：提供新設定公文性質之註解說明。 新增代碼： 直接於畫面上輸入新公文性質代碼及其內容值。 按下畫面上「儲存」鍵即可完成。 開啟代碼內容進行設定： 輸入公文性質代碼，如01，再按下「開啟」鍵。 如不知公文性質代碼，則請按下「查詢」鍵，進入查詢子視窗(如下圖) 點一下畫面上的欲修改之公文性質代碼(含底線)，將該代碼帶回主畫面開啟。 修改完成，按下「儲存」即可。 刪除代碼： 比照4.的方法開啟欲刪除的公文性質代碼。 於畫面上按下「刪除」鍵即可完成。 ODM310業務類別代碼維護作業 使用時機：機關內針對同一公文性質之公文於處理方式或時效上若分為幾個不同的類別，則可以此界面進行調整或新增業務類別代碼。 畫面說明： 業務類別代碼：為系統自訂內部用之業務類別代碼。(通常以公文性質代碼加上一碼流水號，以便易於區分屬於那種公文性質) 業務類別名稱：對應上述業務類別代碼之業務類別名稱。 使用單位：本性質僅供那個單位登錄使用(單位收文)。 案件系統代號：本類公文隸屬那個系統管轄。一般為OD(