商务秘书应学会怎样制定.doc

第五章 商务秘书应学会怎样制定 会议的预算与成本控制 ?学习的重点： 怎样制定会议费用预算 怎样理解预算既是计划工具也是控制工具 应当对哪些会议的费用和收入做出预算 ?学习的难点： 如何根据会议委托方的要求制定会议的预算 如何区别预算成本和预算收入 如何填写损益预算结算表 对预算成本的控制程序是什么 对会议的成本控制有哪些方法 某旅行社从2001年初拓展了业务范围，从原本只经营旅行接待服务，扩展到也承办各种规模的商务会议。在起初开拓市场之时，接了几个小型会议的承办工作，得益于旅行社得天独厚的条件，以相对低廉的价格让与会者玩得乐不思蜀，着实热闹了一阵。2002年6月，旅行社接到一个大型跨国商务会议的订单，根据主办方的意见，开始制作预算方案。按以往的经验和主办方的会议目标、原则，旅行社要求财务部门将可能的收入项目和支出项目列入预算。 会议期间，不同的与会者提出了不同的要求，有的喜欢卧房里每天都摆放一束鲜花，有的希望能趁此机会将城市周边的旅游名胜也都转转，还有的希望旅行社多提供一些资料册，不一而足。“要创牌子，要打开大型商务会议的市场!”旅行社领导人在之前的策划会议上．就提出了这样激动人心的口号。在实际过程中，与会者的各种要求都尽可能地得到了满足。鲜花等价格不高的物品还能承受，然而有些要求却明显使得部门预算超支了，但由于旅行社没有建立系统的成本控制体系和监督体系，起初这些问题都只是具体负责的服务人员相互唠叨一下，上级并没有过多的关注。会议的第四天，一名外籍老年与会者突然病倒了。由于旅行社全权负责了会务，所以只有送他到医院医治，花掉了将近4OOO元。之后，会议策划委员会才开始重视起预算的问题，要求财务部门将厚来的预算报告再拿来审核一下，责成各部门将四天来的会议成本仔细计算呈报。二者一对照，超支的问题便出来了。这时会议策划委员会才开始为预算的科学性、合理性和经济性问题担心，再次要求财务部门利用各种财务指标和工具进行重新预算，同时要求逐级负责控制监督，及时报告情况。剩余的会期情况有所好转，似乎一切都尽在控制之中了。会后，委员会召集各部门负责人开评估会议，对这次准备不足的商务会议做了检讨。 在大型的商务会议中，很多日常不在意的小支出都可能会积累起来导致利润的减少，更何况涉及的部门和人员繁杂庞大，因此会议之前进行科学的预算，会议期间进行严格的控制，会议结束进行评估为下次会议积累经验都是很重要的。 第一节 商务秘书对会议预算要有所了解 一、预算的意义和种类 (一)预算的概念 预算是一种将资源分配给特定活动的数字性计划工具，在筹备商务会议的过程中，用货币形式表示会议的各项活动是必不可少的一个环节，掌握了会议预算的人就掌握了整个会议。 预算通常由举办会议方的财务部门负责，为收入、支出和像机器设备这样的资本支出编制预算，用预算来改进时间、空间和对人力、物力的利用也很常见。 预算一般在会议举办之前就必须制定出来，因为在会议策划的时候需要考虑到预算因素。由于在选择不同的会议地点、进行协商和会议策划中的其他因素发展变化的时候，预算也会随着发生变化，因此举办会议方应该经常对预算进行重新检视和调整。除非进入会议筹备的后期，否则预算始终不能固定下来，即使到了那个时候，预算中也仍然要保持一定的灵活性。最初的预算是以前面的项目清单为基础的。 (二)预算的类型 商务会议的预算大体分为两种：收入预算和费用预算。其中费用预算又可以分为固定费用预算和可变费用预算。 1．收入预算 收入预算是指收入预测的一种特定类型，是规划未来会议收入额的预算。 商务会议的收入主要来自于与会人员(团体)的交费、广告和赞助等，同时还要考虑到会议完毕后形成的录像带、出版物等在市场公开发售所获得的后续收入。 2．费用预算 费用预算是指列出商务会议组织单位实现目标的主要活动(项目)，并且将费用额度分配给各种活动(项目)的行为。 在收入既定的情况下，较低的费用意味着较高的收益率。当竞争激烈或收入来源紧张时，首先削减费用预算的做法比较典型。 固定费用预算是指不随与会人数而变动，即使实际收入少于预期收入时，固定费用通常也不变。固定费用一般都是召开商务会议时，必须支付的项目和内容，如给予承办者的报酬、宣传营销等费用。 可变费用预算是指根据预算期可预见的不同业务量水平，分别确定相应的预算额，以反映不同业务量水平下所应开支的费用水平或收入水平。 在筹划会议的过程中，问问自己留了多大余地应付因天气或其他因素而产生的出席人数的变化情况，确保任何谈妥的定金或违约费在你方需要支付时你的预算都能提供这笔钱。人工成本、餐饮费用等都是随着业务量的变化而变化的，而且原定的会议计划也可能发生变化，因此须设置