公司来访接待管理办法(1).pdf

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精品文档 001 中京复电(上海)电子科技有限公司文件 中字【 2017】08 号 关于公司 来访接待管理办法的通知 各部门: 为进一步规范公司来访接待管理,加强接待工作的计划性和 规范性,现将有关办法公布如下,请认真遵照执行。 附件一:简明流程图 附件二:来访接待通知单 中京复电(上海)电子科技有限公司 二〇一七年四月十七日 公司办公室 2017 年 4 月 17 日印发 共印( 5 )份 。 1欢迎下载 精品文档 公司来访接待管理办法 一、目的与原则 为树立公司良好形象,扩大公司对外联络和交流,来访接待工作应遵 从 “热情周到、首问负责、善始善终 ”的原则。 二、适用范围 本办法适用于公司业务工作发生的各种接待工作。 三、职责分工 (一)办公室为公司接待工作的归口管理部门,统一协调相关部门接 待工作的安排和管理。 (二)各部门配合落实相应业务接待,及时反馈沟通。 (三)作为来访单位或个人首个联系人,在接待过程要自始至终在位, 与办工作做好协调配合。 四、流程 (一)报批 各部门在接到来访预约后,首先填写《来访接待通知单》(附件二) 报总经理审批后,送办公室备案,并协助办公室拟定接待计划。需公司领 导出面、办公室协调的重要接待,应提前 2 天告知公司领导和办公室。 (二)拟制计划 办公室拟定重要来宾的接待计划,协调相关部门落实接待任务,提供 全程后勤保障,落实具体接待陪同人员。 (三)相应准备工作 1、办公室在接到公司领导通知或相关部门来访预约时,应提前了解来 宾基本情况:来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要 。 2欢迎下载 精品文档 求等。 2、办公室根据来宾情况按计划通知公司相关部门,通知参加会晤的领 导、陪同人员,落实会晤时间及场所。 3、办公室根据来宾情况,提前做好相关接待准备工作。主要包括 : 预 定住宿酒店, 接送站车辆, 宴请来宾酒店和用餐标准, 会议室相关设备 (桌 签、投影仪、照相、录音、笔、本、茶水等)准备,会议材料准备等。 五、相应要求 (一)会议室 1、办公室负责准备安排会场、事项。 2、对口接待的业务部门负责准备安排会议材料以及会议所需的电脑、 音响设备、投影设备等。 (二)宴请 1、办公室负责预订餐厅、预点菜品、烟酒准备、车辆安排等事项。 2、对口接待部门负责引导来宾等事项。 (三)住宿 1、办公室负责预订酒店、车辆安排等事项。 2、对口接待部门负责联络来宾等事项。 (四)其他 1、如有需要办公室根据情况配合安排来宾游览、购物等其他项目,请 提前告知办公室,便于安排和协调。 2、根据接待要求,办公室安排接待所需车辆,保证车辆清洁,安全性 能良好,司机车辆听从办公室和接待人员协调安排,统一调度。 3、办公室根据情况和要求提前购买车票及机票

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