黄委声像档案管理办法- 黄委声像档案管理规定.doc

黄委声像档案管理办法 （试 行） 第一章 总 则 第一条 为了加强声像档案管理工作，更好地发挥声像档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》、国家有关技术规范及水利部相关规定，结合黄委实际，制定本办法。 第二条 本办法所指的声像档案是指各单位或者个人在治黄活动中产生的，具有保存价值的，以照片、录音带、录像带、光盘等不同材料为载体，以声音或影像为记录方式，并辅以文字说明的历史记录。 第三条 声像档案是立档单位全部档案的重要组成部分，必须实行集中统一管理，任何部门和个人不得私自占有。 第四条 声像材料的形成部门或个人应做好声像材料的收集整理工作，并及时向档案部门移交归档。 第五条 档案部门工作人员应对本单位声像材料的收集整理工作进行监督和指导。对本单位声像档案须妥善保管，保证声像档案的安全和有效利用。 第二章 声像材料的收集 第六条 声像材料的收集范围（归档范围）： （一）党和国家领导人、中央各部委、沿黄地方党、政、军领导（省、部级以上）在视察、考察本单位或本系统活动中形成的声像材料。 （二）本单位重要会议和重大活动形成的声像材料。 （三）本单位在重大险情、水事案件、安全事故处理及其他异常情况和现象等方面形成的声像材料。 （四）本单位在外事活动中形成的声像材料。 （五）本单位在工程建设、科学研究与新技术开发应用等过程中形成的重要声像材料。 （六）国内外有关专家、学者、知名人士在从事治黄重大活动中形成的声像材料。 （七）本单位在参加国家、省部级单位表彰、奖励或举办的专题展览等活动中形成的声像材料。 （八）反映治黄成就、黄河变迁、历史文物、名胜古迹的声像材料。 （九）反映本单位主要职能活动的其他具有保存价值的声像材料。 第七条 声像材料的收集要求： （一）归档的声像材料必须保持原貌，不能进行技术修改，照片与底片应同时归档，底片与照片影像应当一致。 （二）归档的声像材料应在相应设备上演示或检测，做到图像清晰、声音清楚，载体材料不磨损、划伤，内容完整准确。 （三）数码声像材料的采集格式应符合《黄委电子文件归档与电子档案管理办法》的要求。数码声像材料的保存选用只读光盘作为载体。 （四）对反映同一内容的若干张照片，应选择具有代表性的照片归档。 第三章 声像材料的整理 第八条 声像材料应当按照其载体的不同，分别进行整理、编号。保管期限的划分参照与其相关的文书、科技等类型档案的保管期限表确定；按照涉密程度标注密级，遵照国家相关保密规定执行。 第九条 胶片照片的整理： （一）胶片照片要按照年度进行整理，同一年度内的照片按问题结合时间、重要程度进行排列。跨年度且不可分的一组照片，可集中排列。 （二）胶片照片的编号（即照片号）由胶片照片代码－年度—张号—保管期限代码组成，如：ZP－2008－0001Y。整理胶片照片时应在每张照片的背面标注其照片号。 胶片照片代码为ZP； 年度是指照片的形成年度（跨年度且不可分的一组胶片照片，可填写本组照片形成的最后年度）； 张号是指每张照片的排列顺序号，照片较多的单位可以每年小流水编号，照片较少的单位可以历年大流水编号； 保管期限代码由Y、C、D表示，分别代表永久、长期（30年）、短期（10年）。 （三）胶片照片应按照照片号顺序将照片固定在芯页上，组成照片册。 （四）大张胶片照片不能装入普通照片册的，应单独保存。但在整理时，每一张大照片仍在照片册中占一张照片位置，与其他照片一同编号、填写说明，并注明存放地点。在填写册内目录时，要在“备注”栏内注明“大张”，便于查找。 （五）胶片照片档案的说明包括：题名、照片号、底片号、参见号、时间、摄影者、文字说明七项内容。题名应当简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由等要素应当齐全。参见号是指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。文字说明仅对题名未及内容做出补充，其他需要说明的事项亦可在此栏表述。照片归属权不属于本单位的，应当注明照片版权、来源等。 （六）编制胶片照片档案目录，填写册内备考表。参见附表一、附表二。 （七）底片的编号（即底片号）由年度—张号－保管期限代码组成。底片较多的单位可以每年小流水编号，底片较少的单位可以历年大流水编号。 宜使用铁笔将底片号横排刻写在胶片乳剂面片边处(刻写不下时，前段可不写)，不得影响画面；也可采用其他方式将底片号附着在胶片乳剂面片边处，不得污染胶片。 底片放入底片袋内保管，一张一袋，并在底片袋的右上方注明底片号。对翻拍底片，应在底片袋的左上方标明“F”字样。对拷贝底片，应在底片袋的左上方标明“K”字样。 按底片号顺序将底片袋依次插入底片册。 第十条 数码照片的整理： （一）数码照片要按照年度进行整理。同一年度内的照片按问题结合时间、重要程度进行排列。跨年度且不可分的一组照片，可集中排列。 （二