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（档案管理）档案管理功 能操作说明： 同济大学档案管理系统 操作手册 同济大学档案馆 二○○八年五月 目 第一章系统简介…………………………………………………………………1 第二章档案管理…………………………………………………………………3 1 ．档案信息录入…………………………………………………………………3 2 ．档案查询与打印…………………………………………………………………9 3 ．文件调整…………………………………………………………………11 4 ．档案实体销毁…………………………………………………………………12 5 ．辅助立卷与批量修改…………………………………………………………………12 6 ．文件识别…………………………………………………………………13 7 ．邮件系统管理…………………………………………………………………15 第三章名词解释…………………………………………………………………16 第一章系统简介 本系统采用浏览器/服务器结构，具有维护方便，不需要安装客户端软件，客户端只需要一 台联网（局域网、校园网、互联网）的计算机就可以应用，具有操作简单、维护方便、安全 可靠、功能齐全等特点。 该系统包括档案管理(科技档案、文书档案、会计档案、声像档案、实物档案管理等) 、收发 文管理、全文自动著录与标引等子系统，其主要功能特点如下: 一、系统构架及运行平台 浏览器/服务器(B/S)结构作为客户机/服务器(C/S)的替代技术已经成为目前各类网络管理系 统的主流技术。本系统正是基于浏览器/服务器(B/S)结构，具有易安装、易维护、易操作， 与操作系统，后台数据库无关等特点。 二、系统主要功能 1.全文自动著录与标引 系统设计了面向21 世纪的办公自动化过程中形成电子文件全文自动采集，自动著 (即 自动从电子文件全文提取各个著录项) ，自动标引分类号、档号、主题词、保管期限与全文 任意关键词自动检索。实现了档案文件的采集、著录与标引自动化和人工智能化，对办公自 动化过程中形成的电子文件的利用十分方便，大大提高了档案工作效率和自动化程度。 2.全文管理与全文检索 本系统的全文管理通过高效的全文检索算法，实现了全文的高速检索。系统还支持用户 远程上载各种格式的电子文件全文、纸质文件扫描图像，从而实现了对档全文检索、打印、 下载、上传、备份等的全方位管理。 3.图像、录像、录音等多媒体档案管理 系统对扫描图像、录像、录音等多媒体档案进行统一管理，用户可以远程上载图像、多 媒体文件到系统中，对于录音录像档案还可以进行在线点播。 4.档案信息统计 系统可以对各类档案资料进行灵活的统计，并且可以绘出个直方图、统计表等各种统计图 表。 5.档案借阅利用 系统实现了档案管理借阅利用的网络化，用户只需要通过身边的计算机远程登录到系统 中就可以查阅馆藏档案信息，确定所要借阅的档案实体，系统即可纪录完整的借阅利用信息， 并可以进行借出档案实体的催还，借阅利用信息的统计等操作。 6.公文图像的 OCR 识别 本系统可以自动识别扫描的文件图像，客户端通过系统的上传模块将文件扫描图像上传 到服务器上，服务器端自动利用系统自带的 OCR 识别模块将该图像识别成文本，存入系统数 据库，这样用户就可以实现对文件扫描图像的内容的查询，经过我们的大量测试，该 OCR 模 块具有识别率高，识别速度快等特点。 三、系统主要特点 1.档案信息远程录入、各种格式的电子文件全文、纸质文件扫描图像文件的上传。 由于该系统是基于TCP/IP （网络互联协议）协议的，所以系统用户不受地域限制，只要 有一台接入互联网的计算机就可以登录到该系统中，使用系统的各种功能。 2.系统功能齐全 不仅可以管理文件级、案卷级、全宗级的档案，还可以进行收发文管理及多媒体档案管 理。 3.信息录入与信息输出格式标准规范 档案著录项目、著录项目标识符、著录格式、著录用文字、载体类型标识等方面完全依 照国家档案著录规则。同时也遵循新的档案管理细则，可以进行文件级管理也可以进行案卷 级管理。 4.信息安全可靠 该系统的安全机制主要包括三个方面：一利用 MD5