「回收基金」良好记录管理手册简介.PDF

「回收基金」良好記錄管理手冊 簡介 1. 為協助業界達到回收基金的相關要求，本手冊旨在就獲資助企業對處理回收物的文檔管理及 記錄保存等方面提供良好作業指引、參考表格及例子，以協助獲資助企業妥善及有效地記錄 日常運作，從而對應回收基金資助項目數量審核的相關要求 。本文件應與「回收物數量目標 要求」及「獲資助企業指引 - 回收物數量目標要求」兩份文件一併閱讀。 2. 回收基金秘書處（下稱 「秘書處」）及環境保護署(或授權機構) 會在適當時候修改本文件。 最新修訂的版本會上載於回收基金網站 (www.recyclingfund.hk) 。 良好記錄管理 3. 回收商須在資助協議生效期間，以及至少在項目完成或資助協議失效或終止後七年內，妥善 保留、存放所有與項目相關的記錄及報告，包括(但不限於)回收物接收及交付記錄、物料出入 總表、加工/生產記錄、採購及銷售文件以及工資發放記錄。 4. 回收基金項目中受委任的項目統籌員及/或副統籌員須負責監控及確保項目的運作。因此，獲 資助企業應委任項目統籌員及/或副統籌員監管與項目相關的記錄管理，以確保項目符合所有 回收物處理數量目標的要求。 5. 在回收基金項目進行期間，負責記錄管理的員工須擁有相關的意識及能力。因此項目統籌員 及/或副統籌員應給予相關負責員工簡介/培訓並確保負責員工了解他們對此項目的相關工作 及責任，包括填寫各項表格及保存記錄。如負責員工未能在場執行相關工作或離職，項目統 籌員及/或副統籌員亦須確保有其他員工能代替而且能勝任其工作。 6. 如回收商並未建立一套系統管理記錄，他們可考慮採用本手冊提供的記錄範本（附件1至5 ）， 獲資助企業可選擇用電子檔案儲存，並確保記錄上的資料正確無誤，以供秘書處查閱。回收 商亦可於各附件或文件上用電腦加入其公司名稱或相關資料，以節省整套文檔處理的時間。 7. 項目統籌員及/或副統籌員應定期進行內部檢查 ，以確保負責員工已充份地根據要求記錄相關 運作及回收物數量，並妥善保存相關文件。 回收物的收集, 處理及交付 有關接收回收物的記錄 8. 為準確記錄回收基金的資助下增加回收物的數量和/或質量，回收商須記錄其回收運作包括回 收物的收集、處理 、流向 、交付及相關數量等 。一般而言, 回收物的接收通常來自商戶企業 或個人客戶。回收商可因應個別運作的需要，採用公司現有的單據作為交收記錄，以記錄每 次接收回收物的資料，但有關單據上必須載有以下要求填寫的所有資料，包括但不限於:  單據編號  交收商戶企業的名稱及聯絡電話  回收物的種類、數量、來源(如非本地來源的回收物，請註明來源地; 如回收物混合本地 及非本地來源，請註明混合百分比) 、交收地點及交易/買貨金額  交收日期 (二零一七年九月) 1 9. 如回收商現時沒有使用交收記錄文件，可參考附件1A及1B 。附件1A為記錄與商戶企業的回收 物交收而設計的樣本，而附件1B主要為記錄與個人客戶的回收物交收而設計的樣本。 10. 在每次接收商戶企業回收物時，回收商的員工須即場與提供回收物的商戶填寫「回收物收集 記錄」（附件1A ）。回收商的員工須填寫附件1A的A及B欄，並由提供回收物的商戶企業填寫 附件一的A欄。 11. 提供回收物的商戶企業須於附件1A的A欄填寫商戶名稱、交收地點、聯絡電話(如適用) 、交貨 商戶職員姓名稱(如適用)及簽名(如適用) 。回收商的員工可於附件1A的A欄填上其姓名及簽署 (如適用) ，並於B欄填寫收集回收物的種類、數量、來源及交易/買貨金額，並於表格頂部填寫 交收日期。 應為獨特 及可追溯 的記錄編