第五讲发文办理.pdf

第五讲　发文办理 发文办理是各级行政机关办公厅（室）工作的重要组成部分，是 贯彻执行党和国家的方针政策，具体实现领导和开展工作的重要方式 之一。发文办理工作做得如何，直接影响机关的工作作风、工作效率 和工作水平。 　　国务院新发布的《国家行政机关公文处理办理》（以下简称《公 文处理办法》），将原国务院办公厅发布的《公文处理办法》第五章“公 文办理”分为发文办理和收文办理两章表述。修改和增加的主要内容 有：第二条明确了“发文办理是指以 　　本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、用 印、登记、分发等程序”；第二十五条规定了草拟公文的要求，并增 加了（三）、（四）两款内容；第二十八条明确了签发要求；第二十九 条增加了公文正式印制前应当进行复核的要求。 　　国务院办公厅在修订《公文处理办法》过程中，曾先后两次征求 了各省市区政府办公厅的意见。从上述新增加的条款内容看，有利于 解决过去在发文办理中存在的一些普遍性问题，比原《公文处理办法》 更具体、更规范、更具操作性。为了贯彻实施好《公文处理办法》 提高发文办理工作的水平和质量，下面就发文办理各个环节中需要特 别注意的问题及有关程序性工作，作些介绍，供参考。 　　一、草拟公文 公文处理办法》第二十五条关于草拟公文应当做到的方面归纳了 九款内容，不再—一赘述。在省政府办公厅办理上行文和平行文的过 程中，我们发现草拟公文方面主要存在这样几个问题。一是使用文种 不当；二是行文目的不够明确，原因不够充足，依据的政策不够全面 或不准确。比如，一些已经停止执行的文件或政策有时还作为行文依 据；三是引文、结构层次序数、计量单位和数字应用等不够规范等。 　　针对上述几个方面的问题。在草拟公文过程中，应该注意以下几 点： 　　（一）要认真学习与研究有关的政策法规，准确把握政策界限。 　　机关文秘人员在接受一项具体的写作任务后，首先应该翻阅上级 的有关文件，学习党和国家有关的方针、政策，深入理解其精神实质 和政策界限。并根据本地区、本系统、本部门的实际情况有效地贯彻 上级精神，正确地提出执行的具体措 　　施和办法，确保草拟的公文“符合国家法律、法规及其他有关规 定”。《公文处理办法》还特别强调“如提出新的政策、规定等，要切 实可行并加以说明”。这就要求我们在草拟公文时，要充分阐述提出“新 政策、规定”的目的、原因以及所依据的政策、法规，做到有理有据 又符合实际。 　　（二）要认真领会机关领导的意图。 　　公文是为解决具体问题而制发的。机关领导决定撰写某一文稿或 是制定某一制度，目的就是为了根据本单位的实际情况贯彻执行党和 国家的方针政策，执行上级的要求，提出解决具体问题的措施和办法。 因此，公文草拟者要结合本机关、本单位的实际，将上级某项政策、 精神加以具体化，十分重要的途径就是要认真领会领导的意图。领会 领导意图，具体说来，就是要搞清楚以下几个问题： 　　1 ．机关领导布置这个写作任务的目的、背景是什么？ 　　2 ．机关领导要求在文稿中提出什么问题，解决什么问题？ 　　3 ．机关领导对文稿的内容提出了什么要求？ 　　4 ．机关领导对文稿的文种有什么要求？ 　　5 ．受文对象是谁？ 　　6 ．受文对象曾提出过什么问题？发文者的态度和意见是什么？ 　　如果在动笔之前，能够把这些问题准确地理解和掌握，那么，我 们所撰写的文稿就有可能较好地体现机关领导的写作意图。 　　对领导意图，凡属正确的要坚决执行，不完善的要补或诚恳地提 出自己的不同看法，努力做到既是秘书，又是参谋。但是，要注意把 握好角色，从属性、服务性是机关文秘工作者的本份，若有异议，只 能提出建议，不能擅作决定，也不能以自己的看法代替领导意图。 　　（三）要正确使用文种。 　　《公文处理办法》第二十五条三款规定：“公文的文种应当根据 行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定”，各级政 府办公部门，特别是草拟公文的同志都应当认真贯彻执行。关于公文 文种的适用范围、特点、要求已在第二讲“公文种类’中作了介绍，不 再重述。 　　（四）引文、结构层次序数、计量单位、数字、紧急程度等一定 要规范。 　　《公文处理办法》对这些方面均有明确的规范要求，但实际执行 中也还存在不少问题。比如：公文中只引文号，不引标题，或标题文 号倒引；层次序数混乱，不知是哪一条哪一款；计量单位习惯于用“斤” 而不用“公斤”；数字应用前后不一，或该用阿拉伯数码的却用汉字； 公文的紧急程度随意等等。这些都是草拟公文中的最基本、最常识性 的问题，只要认