（行政文秘）业务助理工作内容以及应具备的能力.pdf

（行政文秘）业务助理工 作内容以及应具备的能 力 外贸助理工作内容以及应具备的能力 外贸助理(业务人员)应具备的基本能力和工作内容 第一步：作为业务人员的心态：记住该记住的，忘记该忘记的。改变能改变的，接受不能改 变的。谈业务人员的心态，就必然会涉及两个方面：招聘和应聘。如果以业务人员/销售代 表的身份进入公司.工作职责就是：维护好客户，多接订单。如果以业务助理的身份进入公 司，工作职责就是：做好业务经理分配的工作。两者工作内容相同，但待遇却有相差。一般 来说，业务人员/销售代表是有业务提成的;而业务助理是没有提成的。在招聘和应聘时，公 司与业务人员双方需就待遇问题谈好细节条件。这就对双方提出要求。对公司来说，一整套 完善的业务薪资体制需要出台；对业务人员来说，不要让不确定因素模糊下去。一个连自己 利益都不会去争取的业务人员会为公司争取利益吗？从发展来说，业务人员应与公司的发展 同步。即，业务人员的工作为公司带来稳定的发展，得到应得的报酬。业务人员在进入公司 时，就必须做好在公司工作 3-5 年以上的准备。因为一个业务人员从熟悉产品到积累固定的 客户最好也需要 1 年以上。也就是说到第 2 年，业务人员才能真正从自己的工作成果中获利。 公司的相应待遇制度也应该建立在 3-5 年以上而且用好业务人员的这 3-5 年时间，为公司谋 取更大的利益。任何事都没有对与错，它是一种经历；人生也只是一种经历。所以要怎么样 去做，尽管大胆地去做吧！ 第二步：做到正规，注重细节为什么要正规和注重细节？对外贸易与其他的贸易不同，因为 地理、文化背景等方面的不同，它需要操作人员使用一套已经被广泛接受并沿用的系统。它 就是我们在书本上学习到的那些知识和规范。从沟通的细节中客户会看到你的工作态度，工 作是否严谨及是否可以信任。如何正规和注重细节？从业务人员来说，所有与客户有接触的 文件都必须符合国际惯例。它们都有其固定的格式和规范。所以尽量使用正规的商务信函， 正规的合同格式，正规的样品发票等文件。在实际操作中从以下几方面做到： 1.对客户的回复使用正规商务信函格式。 2.在每一封信函中正确使用签名格式 3.努力提高英语写作水平。使用正确、简洁的语言。 4.使用常用的字体及字号。公司如有规定，使用公司规定的字体，字号及颜色。 5.不使用非正规缩写。如：asap. 6.规范使用英文大小写。不使用全部大写，以方便客户阅读 7.尊重客户，使用礼貌用语。勿出现商务忌讳用语或太粗俗语言。 第三步：熟悉产品一个连产品都不熟悉的业务人员，能将产品推销给客户吗？会赢得客户的 信任吗？ 从以下方面来熟悉产品： 1.如果是生产型企业，业务人员多到生产车间和样品制作部去；如果是贸易企业，多与工厂 负责人沟通并将得来的资料进行比较。一方面可以了解生产工艺，另一方面可以全面了解产 品相关知识。 2.如果你是接手以前业务人员手上的工作，整理以前与客户沟通过的信函，会让你了解许多 有关产品方面的知识。 3.不懂一定要问。因为客户既然敢下订单，说明他对产品还是有一定了解的，甚至说非常了 解。而你要做的就是比他更专业，因为你要卖你的产品给他。把客户当傻瓜是最不明智之举。 4.如果还有其他业务人员，创造机会让你们成为朋友。如果他愿意帮你，你可以省很多时间 和精力。 5.做个有心人。将在日常订单跟进过程中的产品相关知识整理成文档并默记在心中。 第四步：做到“分析—反馈—沟通” ，“建议”和“守诺”沟通心态及目标：将客户每个询 价变成订单。即使这次沟通没有接到订单，也要让客户在下次有类似的产品询价时，第一时 间想到你或你的公司。分析—反馈—沟通在收到客户信函和询价时，第一件事就是认真阅读， 然后进行分析；主要分析客户的意向是什么，客户需求什么及客户希望得到哪些方面的信息。 根据多年对客户来函的统计及汇总，可以将其分为如下几类： 1.建立业务关系函件这样的信函主要内容是介绍公司的情况，表达建立业务关系的意向及客 户经营范围。回复方式：感谢客户对公司的关注，简单介绍公司的服务，体现公司实力，引 导客户尝试公司提供的服务。 2.产品大类的询价函件此类信函客户意向比较明显—他需要什么类别的产品，作途是什么等。 这时，有针对性的推荐一些产品给客户并配合客户了解更全面的产品。主要以体现企业在这 些产品上及服务上的专业为中心。因为要推荐产品，所以必不可少的会涉及到产品图片。什 么样的产品图片是最合适的呢？ 1)产品图片规格（单个产品）：大小（以最长的一边算）不要超过 24CM,分辨率 72-100DPI 为合适。这时图片大小在