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（时间管理）哈佛经理时间 管理通则 哈佛经理时间管理通则 办公促效法 促效法 1 ．将公司报表文件原稿和资料的纸张统壹起来 最近的办公自动化设备，大多具备便捷的功能，复印机自动送稿(ADF) ，即为功 能之 因此，不必再费事地壹张张换稿，壹次次按键。即使不于壹旁见着，也无所谓， 能够大大 的节省人力和时间。 可是，这种精心设计出来的功能，却出人意料的且未受到广泛的应用。其原因之 壹于于原稿的纸张大小不壹。例如，于公司内部报表文件上经常能够发现，文章 是用文书处理机打于 A4 的纸上，而图表资料纸是B4 大小。即使只有壹张大小不 壹，自动送稿功能(ADF)的威力，也要大大减小了，因此必须首先统壹资料等所 有文件的纸张大小，不只是复印上，于各方面均将大大提高效率。 2 ．单面使用活页纸 从学生时代起，我们就偏爱以活页纸来做笔记。当然，有时也会使用壹般的笔记 本。不过，从讲究效率的观点来说，活页纸是最佳选择，而且最好只使用活页纸 的单面。 或许，这样会令人觉得太浪费，可是以单面使用每壹张只记壹个项目，即使随着 思路起伏随手记下，事后仍是能分门别类自由地调整页码，使笔记更加清楚易读。 也就是说，必要的时候活页纸能够插换。此外复印时只单面使用，能够免去壹张 张翻页的麻烦，得以顺利的进行作业。 3 ．把书架上大套书籍书背向下排置 百科全书类的大套书籍，能够称之为知识的宝库，平常应经常翻阅利用才是。事 实上，这类书籍往往被束之高阁，无人问津。 把大套书籍排上书架时，均要书背向下排置。大套书籍所以被人敬而远之的原因 之壹，于于难以放于普通的书架上。只要向下排置，就能够解决这个困扰。把书 背向下排置时，令书底朝外且于上面写上书名，这么壹来就能够随手抽取查阅， 不会再有笨重、不便的感觉了。 4 ．利用百科全书的硬纸盒来收藏，可收壹举俩得之效 把百科全书排上书架时，应该壹定先把硬纸盒取下来，让它“赤裸裸”地排于书 架上，其理由是，事先取下硬纸盒，需要时，即可迅速的抽取查阅所需资料。而 且取下的硬纸盒另有妙用。 百科全书或全集之类的大套书，壹套均有数十册之多，利用这些硬纸盒做“整理 盒”，分门别类地收藏明信片、书信等信件资料，实于非常方便，盒子的容量又 多，大小又适合放置书信、明信片，所以，按类别或用途分别收藏是最理想不过 了。以后检索找寻，自是“手到擒来”。 5 ．将经常使用的工作用语记号化、简略化 于处理的事务过程中，只要于访客的名片上，简单地写上 “人、住、印、档”， 然后交给秘书，她就知道该登记客户的姓名、住址、复印名片、夹入名片簿存档。 像这样将经济使用的工作用语记号化、简略化，于交待工作的时候，能够不必于 口头上壹壹指示或写字条提醒要点，得以省去不少麻烦。 不只是壹般的事务工作，连书信中经常使用的客套话也可加以简略化。例如“悉” 表示 “来函敬悉”，“祺”表示 “敬祝商祺!”等等，如此即可大大的提高拟稿 速度，很快就能够交给秘书去打字。 6 ．将重要的剪贴资料印成B5 大小 很多人均有剪贴报纸、杂志的习惯，不过，如果以此来整理应用资料，未必是提 高效率的方法。 例如，把资料贴于剪贴簿上或收集于信封中，于检索的阶段上，这种办法相当不 便。于管理者办公室中，剪下的报纸、杂志文章壹律要复印，而且利用复印机 放大缩小的功能，全部统壹成 B5 大小，这么壹来，不但日后容易整理，而且检 索工作也会更为轻松愉快。 7 ．于活页纸的俩侧打孔 我们习惯于活页纸的俩侧打上二十六个孔，因为想同时对照俩种资料时，可随意 夹左夹右，资料自然壹览无遗。单面使用法的优点是，于这种情况下，将性能发 挥到极点。 如果有俩侧打孔的活页纸，于装订归档之时，就更加方便，何乐而不为呢? 8 ．参考书籍于复印出所需资料后，要立刻归位 书架乱七八糟，找壹本急需要的书均得花上大半天，当然会导致工作效率降低。 书架要以自己的方式随时整理得有条不紊，如此工作才能顺利的进行下去。整理 的要诀于于——尽快将使用过的书籍归位。 通常，工作前所需的资料，于壹本书中顶多占俩、三页左右，因此，不管搬出多 少本书，应均应只把必要的章节印下来，随即把书籍放回书架上，这么壹来，书 架才能保持有条不紊，过后也不必为了找寻书籍，而浪费许多不必要的时间。于 整理和检索上，均是非常有效率的，实于是壹举俩得。 9 ．编制派得上用场的“专属用书”〖HT5”，5SS〗每个月均要写相当多的稿件。 写壹、俩张稿件，往往就需要查阅好几本参考书，于这种情况下，壹本本翻阅查 寻，就是有再多的时间