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1 -
档案资料整理的标准及要求
为促进学校各部门档案资料整理的规范性,提升学校档案管理水平,根据学校实际情况,特制定郑州市第五十八中学档案资料整理的标准及要求。
一、档案资料完整性要求:
1.档案资料的封面(对资料内容的概括)。
2.档案资料的目录(格式见附件)。
3.档案资料的内容:
(1)相关文件或通知;(2)实施方案或工作计划;(3)相关制度;(4)简报或新闻报道;(5)图片;(6)其他佐证资料;(7)活动总结。
4.档案资料的文本格式要符合公文格式要求:
(1)标题:大标题不能头重脚轻,用2号方正大标宋体居中,下面空一行写正文。
(2)正文:字体颜色黑色;一级标题3号黑体,二级标题3号楷体,三级标题及正文3号仿宋,数字、年月均使用阿拉伯数字。
(3)落款:正文结束空两行后落款(署名)3号仿宋;标题如果有单位名称,落款只写日期。
(4)页边距:上边距4厘米,下边距3.2厘米,左边距2.5厘米,右边距2.6厘米。
(5)行距:28磅;每页22行,每行28个字。
(6)整篇内容的段落设置:段前段后0行,固定值28磅。
(7)页码:小四阿拉伯数字,左右各放一条宋体小四一字线,页面下方居中。
二、档案资料用纸要求:
所有材料使用A4纸(除原件外)。
三、档案资料印制要求:
1.正式文件必须是红头格式并加盖公章(红头格式见附件)。
2.提交的图片资料每页打印两张(每张大小:约410*260),图片下方用四号仿宋字居中注明时间、地点、人物、事件。
3.所有资料均双面打印。
四、档案资料装订要求:
1.档案资料整理完成,用拉杆夹夹整齐,装入档案盒中。(如果一个档案盒中有多个拉杆夹文件,还需要另附总目录)
2.如果一项档案资料有多个档案盒,要在档案盒上有标注。
五、档案资料归档要求:
1.统一使用学校金色塑料档案盒。
2.档案资料的封面及档案盒的标签统一使用棕色牛皮纸。
六、附件:
1.档案盒标签示例。
2.档案资料的封面示例。
3.档案资料的目录示例。
4.正式文件的红头示例。
5.简报格式示例。
6.图片资料示例。
2018年12月12日
郑州市
中学
文明办
布置
各项
工作
资料
(3-1)
文
明
办
布
置
各
项
工
作
资
料
(3-1)
文明办布置各项工作资料
二0一八年十二月
卷 内 文 件 目 录
序号
文 件 材 料 题 名
日期
页码
备注
1
相关文件或通知(仿宋小四)
2018.1.12
1
2
实施方案或工作计划
2018.1.13
3
3
相关制度
2018.1.13
7
4
简报或新闻报道
2018.3.15
8
5
图片
2018.3.15
11
6
其他佐证资料
2018.9.15
13
7
活动总结
2018.12.27
25
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
郑58中【2018】19号
(注:红头文件的落款格式示例如下,注意此落款
要在偶数页的下方。)
2018年12月12日印发 简 报
郑州市第 第19期 2018年12月12日
(注:简报不需要落款)
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